Quản lý trang thiết bị y tế: Vì sao chi phí sau đầu tư cần được tối ưu?

Đầu tư máy móc y tế hiện đại đòi hỏi nguồn ngân sách lớn từ bệnh viện. Tuy nhiên, điều này chỉ tạo ra giá trị khi thiết bị được vận hành đúng, bảo trì đúng và khai thác hiệu quả trong suốt vòng đời. Với những thiết bị có giá trị lớn, mỗi lần ngừng hoạt động, sửa chữa hoặc sử dụng không đúng công suất đều có thể làm gia tăng chi phí và ảnh hưởng đến hoạt động khám chữa bệnh.

Khi dữ liệu về tình trạng, tần suất sử dụng, lịch bảo trì, lịch sử sửa chữa và chi phí phát sinh còn phân tán, cơ sở y tế khó đánh giá chính xác hiệu quả của từng thiết bị cũng như kiểm soát chi phí sau đầu tư. Khám phá giải pháp quản lý trang thiết bị y tế hiệu quả qua bài viết dưới đây.

Những vấn đề khiến trang thiết bị y tế khó được khai thác hiệu quả

Trang thiết bị y tế càng có giá trị cao thì yêu cầu kiểm soát trong quá trình sử dụng càng lớn. Nếu thiếu dữ liệu tập trung và quy trình theo dõi xuyên suốt, bệnh viện khó nhận biết thiết bị nào đang hoạt động dưới công suất, thiết bị nào phát sinh chi phí sửa chữa cao hay tài sản nào cần được bảo trì, kiểm định đúng hạn.

- Thiết bị đầu tư nhưng chưa khai thác tương xứng: Không có dữ liệu về tần suất và tình trạng sử dụng khiến bệnh viện khó xác định thiết bị nào đang hoạt động hiệu quả, thiết bị nào sử dụng thấp hoặc chưa được khai thác đúng công suất.

- Bảo trì không gắn với tình trạng thực tế của thiết bị: Lịch bảo dưỡng, kiểm định và hiệu chuẩn được theo dõi thủ công dễ dẫn đến chậm lịch hoặc bỏ sót. Khi thiết bị phát sinh sự cố, thời gian ngừng máy và chi phí khắc phục cũng tăng theo.

- Khó nắm chi phí thực tế của từng thiết bị: Chi phí sửa chữa, linh kiện, bảo trì và kiểm định phát sinh theo từng thời điểm nhưng không được liên kết với hồ sơ tài sản. Vì vậy, khi cần đánh giá một thiết bị có nên tiếp tục sử dụng hay thay thế, Ban Giám đốc thiếu dữ liệu tổng hợp để ra quyết định.

- Thiếu/ mất dữ liệu trong quá trình vận hành và bàn giao: Lịch sử sửa chữa, hồ sơ kỹ thuật và tình trạng thiết bị nếu nằm ở nhiều file hoặc hồ sơ riêng lẻ sẽ khiến kỹ thuật viên mất thời gian tra cứu, đồng thời khó theo dõi các sự cố lặp lại trong suốt vòng đời thiết bị.

- Khó kiểm soát biến động tài sản giữa các khoa/phòng: Thiết bị có thể được điều chuyển giữa các khoa, phòng hoặc cơ sở nhưng dữ liệu cập nhật chậm khiến việc kiểm kê, xác định vị trí và người phụ trách gặp nhiều khó khăn, đặc biệt tại bệnh viện có quy mô lớn hoặc nhiều cơ sở.

Vì vậy, bài toán quản lý trang thiết bị y tế không chỉ dừng ở việc kiểm soát số lượng tài sản đang có, mà cần theo dõi được thiết bị đang được sử dụng như thế nào, chi phí duy trì bao nhiêu, tình trạng ra sao và còn phù hợp để tiếp tục khai thác hay không. Đây là cơ sở để bệnh viện chủ động bảo trì, hạn chế thời gian thiết bị ngừng hoạt động và có dữ liệu đáng tin cậy khi đưa ra quyết định sửa chữa, điều chuyển, đầu tư hoặc thay thế.

Giải pháp số hóa toàn diện giúp kiểm soát chi phí và quản lý vòng đời thiết bị y tế

Chuyển đổi số giúp bệnh viện quản lý tập trung toàn bộ quá trình vận hành, bảo trì và khai thác thiết bị. Thông tin về hồ sơ, vị trí, tình trạng, lịch bảo trì, sửa chữa, kiểm định và chi phí được liên kết trên cùng hệ thống, tạo dữ liệu thống nhất để đánh giá hiệu quả tài sản.

- Số hóa và tập trung hồ sơ thiết bị: Mỗi thiết bị được quản lý bằng một hồ sơ riêng gồm thông số kỹ thuật, năm sử dụng, vị trí, khoa/phòng, người phụ trách và tình trạng. QR Code/Barcode hỗ trợ cán bộ tra cứu trực tiếp tại nơi sử dụng.

- Chủ động bảo trì, sửa chữa và kiểm định: Lịch bảo trì, kiểm định, hiệu chuẩn được thiết lập theo từng thiết bị; sự cố, sửa chữa, linh kiện thay thế và lịch sử xử lý được cập nhật cùng hồ sơ, giúp kỹ thuật viên theo dõi theo kế hoạch thay vì chỉ xử lý khi có sự cố.

- Theo dõi chi phí theo từng tài sản: Chi phí bảo trì, sửa chữa, thay thế linh kiện và các khoản phát sinh được ghi nhận theo từng thiết bị, giúp Ban Giám đốc đánh giá chi phí vận hành thực tế.

- Đánh giá hiệu quả khai thác và vòng đời: Khi kết hợp dữ liệu về tình trạng, lịch sử sử dụng và chi phí, cơ sở y tế có thêm căn cứ để quyết định tiếp tục khai thác, điều chuyển, nâng cấp hay thay thế thiết bị. Đây cũng là cơ sở để lập kế hoạch đầu tư và phân bổ ngân sách sát với nhu cầu thực tế.

Việc số hóa dữ liệu cũng phù hợp với xu hướng đẩy mạnh ứng dụng công nghệ trong quản lý trang thiết bị y tế, đặc biệt khi các nền tảng và dịch vụ trực tuyến trong lĩnh vực này tiếp tục được triển khai trong năm 2026.

Tối ưu chi phí sau đầu tư trang thiết bị y tế cùng SINNOVA-EAM

Nguồn: SINNOVA

SINNOVA-EAM là phần mềm quản lý trang thiết bị y tế và tài sản doanh nghiệp chuyên sâu, giải quyết triệt để bài toán số hóa quản lý trang thiết bị y tế cho các bệnh viện công, bệnh viện tư và trung tâm y tế quy mô lớn.

Hệ thống sở hữu bộ tính năng toàn diện: Quản lý hồ sơ tài sản tập trung, tự động lập kế hoạch bảo trì phòng ngừa, theo dõi nhật ký kiểm định/hiệu chuẩn, quản lý chi phí sửa chữa chi tiết và hỗ trợ Mobile App quét mã QR kiểm kê thực địa. Mang lại giá trị quản trị thiết thực cho toàn bộ bộ máy vận hành:

- Ban Giám đốc: Nắm rõ hiện trạng khai thác tài sản, minh bạch chi phí sau đầu tư thiết bị y tế và tối ưu ngân sách CapEx/OpEx.

- Phòng Vật tư - Thiết bị Y tế: Giảm 80% thời gian tra cứu hồ sơ, chủ động lịch bảo trì, giảm thiểu tối đa sự cố hỏng hóc bất ngờ.

- Phòng Tài chính - Kế toán: Quản lý chính xác khấu hao, theo dõi sát sao chi phí sửa chữa theo từng mã thiết bị, sẵn sàng dữ liệu cho các đợt kiểm toán.

Kết luận

Với các cơ sở y tế, giá trị của một khoản đầu tư không chỉ nằm ở thời điểm mua thiết bị mà còn ở khả năng duy trì hoạt động và khai thác hiệu quả trong suốt vòng đời. Quản lý tập trung dữ liệu bảo trì, sửa chữa, chi phí và tình trạng sử dụng giúp bệnh viện giảm nguy cơ thiết bị ngừng hoạt động, chủ động ngân sách và có thêm cơ sở khi quyết định điều chuyển, nâng cấp hoặc thay thế.

Hãy Liên hệ đội ngũ chuyên gia SINNOVA ngay hôm nay để nhận tư vấn giải pháp và trải nghiệm số hóa quy trình quản lý bảo trì bảo dưỡng máy móc thiết bị!