Nhiều doanh nghiệp và bệnh viện đã có ERP, phần mềm kế toán hoặc HIS với module quản lý tài sản cố định. Tuy nhiên, việc ghi nhận tài sản trên sổ sách không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đã kiểm soát đầy đủ quá trình tài sản được sử dụng, bảo trì và vận hành. Đây là khoảng trống mà phần mềm quản lý tài sản chuyên biệt có thể bổ sung lớp quản lý vận hành bên cạnh quản lý giá trị tài sản trên hệ thống tài chính. Tìm hiểu ERP đang quản lý gì, EAM bổ sung gì và cần lưu ý gì khi đồng bộ dữ liệu qua API để doanh nghiệp vừa khai thác được hệ thống hiện có, vừa kiểm soát tốt hơn toàn bộ vòng đời tài sản.

Khoảng trống quản trị: Vì sao ERP và HIS giỏi hạch toán nhưng thiếu kiểm soát vận hành thiết bị y tế?

Đối với khung quy định về quản lý tài sản cố định, doanh nghiệp thực hiện theo Thông tư 45/2013/TT-BTC, còn đơn vị sự nghiệp công lập như bệnh viện công thực hiện theo Thông tư 141/2025/TT-BTC. Dù theo khung nào, tài sản cố định cũng được theo dõi trên cơ sở nguyên giá, hao mòn hoặc khấu hao và giá trị còn lại, phục vụ công tác kế toán và báo cáo tài chính. Đây cũng là phạm vi chính của module tài sản trong ERP và kế toán: quản lý tài sản theo lô, hóa đơn mua, nguyên giá, hao mòn và khấu hao, phục vụ công tác kế toán và báo cáo tài chính.

Đối với trang thiết bị y tế, Nghị định 98/2021/NĐ-CP yêu cầu thiết bị phải được bảo quản, bảo trì, bảo dưỡng, sử dụng đúng hướng dẫn và kiểm định theo quy định. Cơ sở y tế cũng phải duy trì, lưu trữ hồ sơ và thực hiện bảo dưỡng, kiểm định, hiệu chuẩn định kỳ. Tuy nhiên, các thông tin phục vụ vận hành như thiết bị đang ở đâu, ai phụ trách, lần bảo trì gần nhất hay khi nào đến hạn kiểm định thường không thuộc phạm vi quản lý chuyên sâu của module tài sản trong ERP và kế toán. Khi thiếu những dữ liệu này, doanh nghiệp khó theo dõi đầy đủ quá trình vận hành, bảo trì, sửa chữa, bảo dưỡng, từ đó dễ phát sinh thất thoát và lãng phí tài sản.

Quản lý tài sản không chỉ tập trung vào bản thân tài sản mà còn vào giá trị tài sản mang lại cho tổ chức trong suốt vòng đời (Theo Ủy ban kỹ thuật ISO/TC 251). Giá trị này thay đổi theo thời gian nên cần quản lý cả rủi ro và cơ hội xuyên suốt vòng đời tài sản. Vì vậy, hồ sơ mua sắm và khấu hao chỉ là một phần của quản lý tài sản. ERP và kế toán tập trung vào giá trị trên sổ sách như nguyên giá, khấu hao, hao mòn; trong khi phần mềm quản lý tài sản chuyên biệt mở rộng sang quá trình vận hành, bảo trì, sửa chữa và bảo dưỡng.

Sự khác biệt còn thể hiện ở cách theo dõi tài sản trong thực tế. ERP thường quản lý vị trí, người phụ trách và đơn vị sử dụng ở mức cơ bản, trong khi EAM theo dõi chi tiết theo vòng đời từng tài sản. Lịch sử bảo trì, sửa chữa, bảo dưỡng, thông tin bảo hiểm và đăng kiểm có thể được quản lý ngay trong hồ sơ tài sản của EAM. Với kiểm kê, EAM có thể nhận diện từng tài sản bằng QR code, hỗ trợ đối chiếu giữa thực tế và danh mục nhanh hơn. Từ đó có thể thấy ERP và kế toán quản lý giá trị của tài sản, còn EAM quản lý toàn bộ quá trình vận hành và vòng đời của tài sản.

Kiểm soát toàn bộ vòng đời thiết bị y tế nhờ EAM và cơ chế đồng bộ API

Phần mềm quản lý tài sản chuyên biệt không thay thế ERP hay phần mềm kế toán mà bổ sung phần còn thiếu: quản lý tài sản trong quá trình vận hành. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể theo dõi tài sản xuyên suốt từ hồ sơ đến quá trình sử dụng thực tế:

- Định danh bằng QR code: Mỗi tài sản được gán một mã nhận diện duy nhất. Chỉ cần quét mã, người dùng có thể truy cập hồ sơ tài sản, hỗ trợ kiểm kê và tra cứu nhanh hơn so với đối chiếu thủ công.

- Lịch sử vận hành và bảo trì theo thời gian thực: Các lần sử dụng, sửa chữa, bảo dưỡng được ghi nhận ngay khi phát sinh, giúp bộ phận quản lý nắm được tình trạng thực tế của tài sản.

- Thông tin quản lý gắn với từng tài sản: Bao gồm người phụ trách, đơn vị sử dụng, thời gian khai thác, bảo hiểm và đăng kiểm, giúp làm rõ trách nhiệm quản lý và các điều kiện liên quan đến từng tài sản.

Tuy nhiên, phần mềm chuyên biệt chỉ phát huy hiệu quả khi dữ liệu được kết nối với các hệ thống doanh nghiệp đang sử dụng. API là cơ chế cho phép các hệ thống như ERP, kế toán, HIS và EAM trao đổi, đồng bộ dữ liệu với nhau. Với doanh nghiệp đã có hệ thống tài chính hoặc ERP, việc tích hợp càng quan trọng để danh mục tài sản, khấu hao và hao mòn giữa các hệ thống nhất quán với nhau, không bị sai lệch.

Các nhóm dữ liệu thường được đồng bộ giữa EAM và ERP, kế toán hoặc HIS gồm:

- Danh mục tài sản (mã định danh, phân loại): Thống nhất cách nhận diện tài sản trên các hệ thống, hạn chế tình trạng mỗi nơi sử dụng một danh mục riêng.

- Khấu hao, hao mòn: Giúp số liệu giá trị tài sản trên EAM và ERP hoặc kế toán thống nhất, tránh chênh lệch giữa báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.

- Người phụ trách, đơn vị sử dụng: Hỗ trợ thống kê tài sản theo người dùng, phòng ban hoặc đơn vị mà không phải tổng hợp thủ công.

- Thời gian khai thác, lịch sử vận hành: Cung cấp dữ liệu phục vụ theo dõi tình hình sử dụng và mức độ khai thác tài sản.

- Bảo hiểm, đăng kiểm: Hỗ trợ theo dõi thời hạn, hiệu lực và các chi phí liên quan đến từng tài sản.

Nhờ đồng bộ dữ liệu, bộ phận tài chính và nhân sự có thông tin kịp thời cho công tác báo cáo, trong khi bộ phận quản lý tài sản vẫn sử dụng EAM cho các nghiệp vụ vận hành hằng ngày.

Mỗi doanh nghiệp có hệ thống và nhu cầu tích hợp khác nhau. Có đơn vị chỉ cần đồng bộ danh mục tài sản và khấu hao với ERP; có đơn vị cần kết nối thêm người phụ trách, đơn vị sử dụng với hệ thống nhân sự; bệnh viện có thể cần liên kết dữ liệu thiết bị với HIS. Vì vậy, khi lựa chọn phần mềm quản lý tài sản, khả năng cung cấp API cùng tài liệu kỹ thuật là tiêu chí cần được xem xét kỹ. Việc tích hợp khi đó có thể được xây dựng theo nhu cầu thực tế giữa các hệ thống, thay vì buộc doanh nghiệp phải thay đổi cách vận hành để phù hợp với một cơ chế kết nối cố định.

SINNOVA-EAM: định danh, vận hành và API để kết nối với hệ thống sẵn có

Nguồn: SINNOVA

SINNOVA-EAM được xây dựng để đảm nhận phần quản lý vận hành tài sản chuyên sâu mà ERP và kế toán thường chưa làm được, đồng thời kết nối với chính các hệ thống đó, để doanh nghiệp không phải thay đổi hạ tầng quản lý đang dùng.

Định danh và vận hành xuyên suốt: Mỗi tài sản có một thẻ tài sản ghi thông số kỹ thuật, bảo hành và có thể in tem nhãn nhiều loại mã vạch, trong đó có QR Code. Quét mã bằng app mobile là tra cứu được thông tin, kiểm kê hoặc báo hỏng. Lịch sử cấp phát, điều chuyển, sửa chữa, kiểm kê của từng tài sản được lưu cùng một hồ sơ. Hệ thống tự lập lịch bảo trì, kiểm định và mua bảo hiểm định kỳ, kèm theo dõi chi phí sửa chữa.

Khấu hao trong cùng hệ thống: Phần mềm tự động tính, phân bổ và hạch toán khấu hao theo khoản mục chi phí hoặc phòng ban, hỗ trợ phương pháp đường thẳng và số dư giảm dần.

API tích hợp linh hoạt theo từng hệ thống: phần mềm cung cấp API đi kèm tài liệu kỹ thuật để kết nối với ERP, hệ thống kế toán và các hệ thống khác như HIS của bệnh viện. Cơ chế tích hợp cụ thể được xác định theo yêu cầu của từng khách hàng và theo đặc thù của hệ thống đang vận hành. Qua đó giúp doanh nghiệp bổ sung năng lực quản lý vận hành tài sản.

Tại Terumo Việt Nam, SINNOVA-EAM được tích hợp với hệ thống SAP mà doanh nghiệp đang sử dụng theo chuẩn của công ty mẹ, đồng thời được triển khai để quản lý và theo dõi hoạt động vận hành tài sản. Nhờ đó, doanh nghiệp vẫn duy trì hệ thống SAP hiện có, trong khi SINNOVA-EAM bổ sung các năng lực quản lý tài sản chuyên sâu và đồng bộ dữ liệu về danh mục tài sản, khấu hao và hao mòn giữa hai hệ thống.

Kết luận

Phần mềm ERP và kế toán giúp doanh nghiệp kiểm soát giá trị tài sản trên sổ sách, còn EAM tập trung vào quá trình sử dụng, vận hành và vòng đời tài sản. Hai hệ thống có thể bổ sung cho nhau thông qua API, giúp doanh nghiệp duy trì hệ thống hiện có nhưng vẫn tăng cường năng lực quản lý tài sản chuyên sâu.

Nếu doanh nghiệp đang sử dụng ERP, kế toán hoặc HIS và muốn quản lý vận hành tài sản hiệu quả hơn, liên hệ đội ngũ chuyên gia SINNOVA để được tư vấn tích hợp API phù hợp!