Một công trình có thể đúng thiết kế, đạt chất lượng mà vẫn thua lỗ chỉ vì chậm vài tuần ở đúng thời điểm: hết vật liệu, mưa kéo dài, nhà thầu phụ thiếu người. Quản lý dự án xây dựng vì thế là việc điều phối nhiều biến số nằm ngoài tầm kiểm soát trực tiếp, và quản lý tiến độ thi công chỉ hiệu quả khi số liệu từ hiện trường đến tay người quyết định đủ sớm. Bài viết phân tích đặc thù, các điểm nghẽn tiến độ, cách kiểm soát phát sinh khối lượng, nghiệm thu, nhật ký công trường và vai trò của phần mềm quản lý dự án xây dựng.

4 biến số hiện trường khiến kế hoạch thi công chậm tiến độ

Nguồn: SINNOVA

Theo Bộ Xây dựng, trong 61 dự án và dự án thành phần giao thông đang thi công, có 19 dự án do địa phương làm chủ đầu tư chậm tiến độ; 14 dự án trong số đó dự kiến hoàn thành năm 2026 nhưng còn khối lượng lớn (Nguồn: Vietnam+). Thực trạng này cho thấy bốn đặc thù hiện trường có thể tác động lẫn nhau, khiến việc quản lý tiến độ xây dựng phức tạp hơn các dự án thông thường.

Đặc thù thứ nhất: Điều kiện thi công thay đổi theo từng công trình. Mỗi công trình là một sản phẩm riêng biệt, thi công ngoài trời tại địa điểm cố định. Sự khác biệt về địa chất, mặt bằng và thời tiết khiến kế hoạch của dự án trước không thể áp dụng nguyên vẹn cho dự án sau, buộc ban chỉ huy phải điều phối nhân lực, máy móc và vật tư thường xuyên.

Trong đó, thời tiết cần được tính đến bằng ngày dự phòng theo mùa; vật tư cần được kiểm soát cả về giá lẫn nguồn cung. Theo Cổng thông tin Chính phủ, sau Tết Bính Ngọ, giá cát và vật liệu san lấp tăng 40-50%; một số dự án tại Cà Mau từng phải dừng thi công 1-2 tuần vì thiếu đá, trong khi chi phí nhân công, máy móc và quản lý công trường vẫn phát sinh. Do đó, cần tính thời gian giao hàng, duyệt mẫu, dự phòng thời tiết và lưu ý các hạng mục không thể rút ngắn thời gian kỹ thuật, như đắp gia tải chờ lún tại cao tốc Ninh Bình - Hải Phòng, đoạn qua Ninh Bình.

Đặc thù thứ hai: Nhiều chủ thể tham gia nhưng có trách nhiệm pháp lý riêng. Theo Nghị định 207/2026/NĐ-CP, nhà thầu chịu trách nhiệm về chất lượng, an toàn phần việc của mình; nhà thầu chính còn chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư về phần việc của nhà thầu phụ. Tình trạng thiếu nhân lực tại các tổ đội, có thể làm chậm công việc trên đường găng. Vì vậy, cần phân định rõ trách nhiệm nghiệm thu và đối chiếu nhân lực thực tế hằng ngày với kế hoạch.

Đặc thù thứ ba: Biến động hiện trường phải được xử lý theo hợp đồng. Nghị định 210/2026/NĐ-CP quy định các trường hợp điều chỉnh hợp đồng tùy loại hợp đồng và điều kiện áp dụng; đồng thời giới hạn tạm ứng tối đa 30% giá trị hợp đồng và cho phép nhà thầu tạm dừng khi chậm thanh toán quá 28 ngày. Khi phát sinh gián đoạn, nhà thầu cần cập nhật nhật ký, hình ảnh và hồ sơ chứng minh nguyên nhân, thời điểm, mức độ ảnh hưởng để làm căn cứ xử lý.

Đặc thù thứ tư: Tiến độ phải gắn với khối lượng được nghiệm thu. Khối lượng báo cáo hoàn thành chưa đồng nghĩa với khối lượng đủ căn cứ thanh toán nếu chưa nghiệm thu. Người quản lý cần đối chiếu giá trị nghiệm thu lũy kế với đường cong chữ S, sử dụng phương pháp đường găng để nhận diện công việc có thể ảnh hưởng toàn dự án và lập kế hoạch cuốn chiếu 2-3 tuần dựa trên điều kiện thực tế về mặt bằng, bản vẽ, vật tư và nhân lực.

Bốn đặc thù này liên kết chặt chẽ với nhau qua dòng tiền: nghiệm thu chậm dẫn đến thanh toán chậm, khiến nhà thầu thiếu vốn mua vật tư và làm gia tăng nguy cơ chậm tiến độ. Vì vậy, quản lý dự án xây dựng cần liên tục cập nhật biến động hiện trường và lưu giữ đầy đủ hồ sơ làm căn cứ xử lý.

Giải pháp xử lý phát sinh khối lượng và tối ưu thời gian nghiệm thu công việc

Nghị định 207/2026/NĐ-CP quy định chỉ khối lượng phát sinh được chủ đầu tư hoặc người quyết định đầu tư chấp thuận mới là cơ sở thanh toán. Với hợp đồng đơn giá cố định, nhà thầu được thanh toán theo khối lượng nghiệm thu thực tế và đơn giá hợp đồng; phần vượt khối lượng vẫn phải được chấp thuận theo trình tự điều chỉnh. Với hợp đồng trọn gói, giá hợp đồng không đổi đối với phần việc thuộc phạm vi đã ký; phần ngoài phạm vi hoặc thuộc trường hợp được điều chỉnh theo Nghị định 210/2026/NĐ-CP (thay đổi phạm vi công việc, bất khả kháng, hoàn cảnh thay đổi cơ bản) mới có thể được thanh toán thêm. Khi giá vật liệu biến động, hồ sơ phát sinh cần ghi nhận rõ khối lượng, đơn giá, ảnh hiện trường và xác nhận của giám sát trước khi thi công, tạo căn cứ xử lý và thanh toán về sau.

Nghiệm thu là bước chuyển khối lượng hoàn thành thành căn cứ thanh toán. Theo Nghị định 207/2026/NĐ-CP, giám sát phải nghiệm thu công việc trong không quá 24 giờ kể từ khi nhận đề nghị; nếu không chấp thuận, phải nêu rõ lý do bằng văn bản. Nhà thầu cần tự kiểm tra và gửi đủ kết quả thí nghiệm, ảnh hiện trường cùng phiếu yêu cầu. Việc nghiệm thu theo từng công việc, giai đoạn hoặc hạng mục giúp xác nhận khối lượng theo từng đợt, tránh dồn hồ sơ đến cuối công trình.

Nhật ký công trường là dữ liệu nền để chứng minh cả phát sinh lẫn tiến độ thi công. Theo Phụ lục II Nghị định 207/2026/NĐ-CP, nhật ký cần ghi nhận điều kiện thời tiết, nhiệt độ, nhân lực và thiết bị huy động, công việc thi công và nghiệm thu hằng ngày, sự cố cùng biện pháp xử lý và ý kiến của các bên. Những thông tin này là căn cứ đối chiếu khi đề nghị gia hạn hoặc giải trình chậm tiến độ. Vì vậy, ghi nhận ngay trong ngày có ý nghĩa hơn việc bổ sung nhật ký sau nhiều ngày, khi thông tin và bằng chứng có thể không còn đầy đủ. Các bên cũng có thể thỏa thuận lập hồ sơ điện tử và in ra giấy khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Tuy nhiên, tại nhiều công trình, hồ sơ phát sinh nằm trong nhóm trò chuyện, biên bản nghiệm thu lưu bằng giấy, còn nhật ký được ghi trong sổ hoặc các tệp Excel riêng lẻ. Cách quản lý phân tán này khiến thông tin cập nhật chậm, khó truy vết người đề xuất và người phê duyệt, đồng thời mất thời gian đối chiếu giữa nhật ký, tiến độ và hồ sơ thanh toán. Khi cần gia hạn hợp đồng hoặc quyết toán, các bên phải tổng hợp lại dữ liệu từ nhiều nguồn, làm tăng nguy cơ thiếu bằng chứng và chậm xử lý hồ sơ.

Vì vậy, doanh nghiệp cần một nền tảng quản lý tập trung, trong đó mỗi phát sinh, yêu cầu nghiệm thu và báo cáo hiện trường đều gắn với công việc cụ thể, có người phụ trách, thời điểm xử lý, hồ sơ đính kèm và luồng phê duyệt rõ ràng. Khi dữ liệu được cập nhật xuyên suốt từ công trường đến hồ sơ thanh toán, người quản lý có thể phát hiện vướng mắc sớm, kiểm soát khối lượng chặt chẽ hơn và giảm thời gian tổng hợp hồ sơ khi quyết toán.

Làm chủ tiến độ đường găng và tối ưu chi phí cùng giải pháp SINNOVA-PM

Nguồn: SINNOVA

Một phần mềm quản lý dự án xây dựng chỉ hữu ích khi nối được tiến độ, phê duyệt, chi phí và hồ sơ trên cùng một nền tảng, cập nhật được ngay tại công trường. Nếu tiến độ nằm ở một file, phiếu phát sinh nằm trong nhóm chat và biên bản nằm trong tủ hồ sơ, người quản lý dự án xây dựng chỉ biết công trình trễ khi đã quá muộn.

Giải pháp quản lý dự án SINNOVA-PM hỗ trợ các nhu cầu này trên một nền tảng duy nhất

- Quản lý công việc theo hạng mục: chia công trình thành công việc cha - con theo hạng mục, gói thầu; tự động tính tỷ lệ hoàn thành công việc cha từ các công việc con, mỗi công việc có checklist, ghi nhật ký báo cáo, tài liệu đính kèm và lịch sử thay đổi. Nhờ đó người quản lý nắm được tiến độ từng hạng mục mà không phải tổng hợp thủ công; lịch sử thay đổi của từng công việc giúp truy vết khi cần giải trình hoặc đề nghị gia hạn.

- Theo dõi tiến độ: người quản lý nhập công việc từ file Microsoft Project (.mpp) hoặc Excel; trực quan hóa tiến độ trên biểu đồ Gantt, hiển thị các mốc quan trọng (milestone) và đường găng; trạng thái tiến độ hiển thị màu theo chỉ số SPI, hệ thống tự động cảnh báo khi công việc phụ thuộc có nguy cơ chậm. Giúp ban chỉ huy thấy sớm công việc nào có nguy cơ kéo lùi dự án, thay vì phát hiện khi đã lỡ mốc.

- Quản lý quy trình phê duyệt: thiết lập luồng phê duyệt nhiều bước cho các hồ sơ như phiếu phát sinh, yêu cầu nghiệm thu; mỗi bước xử lý được chuyển thành công việc và gửi thông báo email, SMS cho người phụ trách và đối tác. Lịch sử xử lý, thời điểm phê duyệt và ý kiến của từng người được lưu lại, hỗ trợ truy vết trách nhiệm, kiểm soát tình trạng hồ sơ và hạn chế chậm trễ trong quá trình phê duyệt.

- Dự toán và chi phí: quản lý dự toán ngân sách dự án theo từng phiên bản, theo dõi chi phí phát sinh và đối chiếu với kế hoạch. Các phiên bản dự toán được kiểm duyệt và lưu lại, giúp phát hiện sớm khoản chi lệch kế hoạch để xử lý trước khi ảnh hưởng đến dòng tiền dự án.

- Dashboard và báo cáo: cung cấp dashboard, báo cáo, pivot và cảnh báo tự động giúp người quản lý nắm tiến độ, ngân sách của từng dự án. Lãnh đạo có thể theo dõi đồng thời nhiều công trình chạy song song trên cùng một hệ thống; nhanh chóng nhận diện tình hình dự án có dấu hiệu chậm tiến độ hoặc vượt ngân sách mà không phải chờ báo cáo tổng hợp thủ công.

- Làm việc tại công trường: phần mềm hỗ trợ truy cập qua nền tảng web và ứng dụng di động, đồng thời xuất dữ liệu ra Excel, PDF để phục vụ tổng hợp và in hồ sơ. Ban chỉ huy và giám sát có thể xem và cập nhật thông tin dự án ngay tại công trường thay vì ghi sổ rồi nhập lại, nên dữ liệu đến tay người quyết định sớm hơn và nhật ký được ghi nhận ngay trong ngày.

Kết luận

Các dẫn chứng năm 2026 cho thấy chậm tiến độ công trình không chỉ đến từ kỹ thuật thi công mà còn từ vật liệu khan hiếm, thầu phụ thiếu người, hồ sơ nghiệm thu và phát sinh không theo kịp hiện trường. Quản lý dự án xây dựng hiệu quả vì thế phụ thuộc vào tốc độ dữ liệu đi từ hiện trường về người ra quyết định, và một phần mềm quản lý dự án xây dựng như SINNOVA-PM giúp rút ngắn khoảng cách đó.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần kiểm soát tiến độ, nhà thầu phụ và phát sinh trên nhiều công trình, hãy liên hệ đội ngũ chuyên gia SINNOVA để được tư vấn giải pháp phù hợp.