Cùng với sự phát triển của giáo dục STEM và các môn học thực hành, số lượng thiết bị và vật tư thực hành tại các trường học ngày càng tăng. Tuy nhiên, việc quản lý thiếu rành mạch hoặc phụ thuộc vào sổ sách thủ công khiến nhiều nhà trường vướng phải các rào cản vận hành, dẫn đến thất thoát linh kiện và gián đoạn buổi học.

Tìm hiểu quy trình quản lý thiết bị phòng STEM, phòng LAB kết hợp với giải pháp số hóa giúp nhà trường giải quyết dứt điểm những bài toán này cùng SINNOVA qua bài viết dưới đây.

Các nhóm thiết bị phòng STEM, phòng LAB và vấn đề quản lý thường gặp

3 nhóm thiết bị chính trong phòng STEM, phòng LAB trường học

Hệ thống phòng LAB, STEM và phòng thực hành bộ môn trong trường học thường bao gồm 3 nhóm tài sản chính:

- Thiết bị công nghệ cao & giá trị lớn: Máy in 3D, máy cắt laser, cánh tay robot, kính hiển vi điện tử, máy đo quang phổ, bảng tương tác, máy tính cấu hình cao.

- Phần cứng, kit thực hành & mô hình học tập: Bộ kit lập trình, cảm biến, vi điều khiển, mô hình giải phẫu sinh học, bộ thí nghiệm điện tử.

- Công cụ, hóa chất & vật tư tiêu hao: Mỏ hàn, kìm, cuộn nhựa in 3D, hóa chất thí nghiệm, ống nghiệm, dây kết nối, pin, board mạch.

Mỗi nhóm thiết bị có yêu cầu quản lý riêng. Theo dõi chặt chẽ giúp hạn chế thất thoát, tối ưu sử dụng và đảm bảo hoạt động giảng dạy diễn ra liên tục.

Vấn đề thường gặp và thách thức khi quản lý bằng Excel và sổ sách thủ công

Nhiều nhà trường hiện vẫn chủ yếu tìm kiếm các mẫu sổ theo dõi thiết bị dạy học bằng Excel để quản lý nhờ không phát sinh chi phí phần mềm. Tuy nhiên, khi quy mô phòng STEM, phòng LAB mở rộng với máy móc đắt tiền và linh kiện đa dạng, phương pháp này bộc lộ nhiều hạn chế:

- Rủi ro thất thoát vật tư và thiếu minh bạch trách nhiệm: Các bộ kit thực hành và linh kiện nhỏ (cảm biến, mỏ hàn, ống nghiệm) rất dễ thất lạc sau giờ học do cơ chế ký sổ tay thiếu tính cập nhật, không có căn cứ đối soát chi tiết tình trạng tài sản trước và sau buổi học, khó truy cứu trách nhiệm khi xảy ra mất mát.

- Suy giảm tuổi thọ thiết bị và phát sinh chi phí sửa chữa đột xuất: Các thiết bị giá trị cao (máy in 3D, máy cắt laser, kính hiển vi) thiếu hệ thống tự động cảnh báo bảo dưỡng định kỳ, dẫn đến tình trạng vận hành xuống cấp hoặc hư hỏng nặng mới tiến hành khắc phục, gây tốn kém ngân sách sửa chữa đột xuất.

- Xung đột lịch vận hành phòng STEM, LAB và thụ động về nguồn vật tư: Việc đăng ký thủ công dễ dẫn đến chồng chéo lịch học giữa các lớp. Bên cạnh đó, do không theo dõi được định mức tồn kho thời gian thực, nhà trường dễ rơi vào thế bị động do hết hóa chất, cuộn nhựa in... ngay sát giờ dạy, làm gián đoạn chương trình đào tạo.

- Công tác kiểm kê kéo dài, dữ liệu thiếu tính chính xác: Việc đối soát thủ công tiêu tốn nhiều thời gian của cán bộ quản lý nhưng tỷ lệ sai lệch giữa sổ sách và thực tế vẫn ở mức cao do nhập liệu thủ công. Thiếu báo cáo chuẩn hóa khiến Ban Giám hiệu mất nhiều thời gian thẩm định, thiếu căn cứ tin cậy để lập kế hoạch mua sắm và phân bổ ngân sách.

- Rào cản hệ thống khi mở rộng quy mô đa cơ sở: Mô hình quản lý bằng Excel hoàn toàn không thể đáp ứng khi nhà trường mở rộng thêm phân hiệu hay điểm trường mới do thiếu khả năng phân quyền người dùng linh hoạt và không thể đồng bộ dữ liệu tập trung trên toàn hệ thống.

Do đó, việc áp dụng công nghệ như phần mềm SINNOVA-EAM giúp nhà trường hạn chế gián đoạn giờ học, giảm thất thoát, tối ưu chi phí và kéo dài tuổi thọ thiết bị. Đồng thời, dữ liệu luôn được cập nhật chính xác, hỗ trợ Ban Giám hiệu đưa ra quyết định mua sắm và phân bổ nguồn lực hiệu quả.

Quy trình quản lý thiết bị phòng STEM, phòng LAB chuẩn trong trường học

Bước 1: Tiếp nhận, gắn mã QR Code và tạo hồ sơ thẻ tài sản

Cán bộ quản lý khởi tạo Thẻ tài sản trên hệ thống (ghi nhận tên, thông số, nguyên giá, vị trí lưu trữ). Đồng thời, in tem QR Code/Barcode dán trực tiếp lên thiết bị để dễ dàng tra cứu thông tin qua điện thoại.

Bước 2: Đặt lịch, phê duyệt và chuẩn bị trước buổi thực hành

Giáo viên gửi yêu cầu đăng ký lịch phòng STEM/LAB kèm danh mục thiết bị, dụng cụ và vật tư tiêu hao (hóa chất, nhựa in, dây nối...) cần dùng cho tiết học. Cán bộ quản lý kiểm tra khả năng đáp ứng trên hệ thống, phê duyệt lịch và chuẩn bị sẵn đồ dùng, tránh trùng lịch hoặc thiếu hụt vật tư.

Bước 3: Vận hành Check-in/Check-out và ghi nhận tình trạng sau giờ học

Đầu buổi thực hành, cán bộ thực hiện Check-in xác nhận thiết bị đã sẵn sàng bàn giao. Kết thúc buổi học, cán bộ Check-out để thu hồi tài sản và cập nhật thông tin vào hệ thống (máy móc hoạt động bình thường, hư hỏng, thiếu hụt linh kiện hay lượng vật tư đã tiêu hao) làm cơ sở cho việc xử lý và chuẩn bị các buổi thực hành tiếp theo.

Bước 4: Bảo trì định kỳ, kiểm kê di động và báo cáo tổng hợp

Dựa trên dữ liệu được cập nhật sau giờ học, cán bộ tiến hành lập kế hoạch bảo trì, sửa chữa hoặc kiểm định thiết bị. Định kỳ, nhà trường thực hiện kiểm kê bằng mã QR để đối soát kho thực tế. Toàn bộ dữ liệu được tự động tổng hợp thành báo cáo, giúp Ban Giám hiệu nắm rõ hiện trạng tài sản để chủ động mua sắm bổ sung, phân bổ lại nguồn lực, điều chuyển giữa các phòng lab/cơ sở hoặc thanh lý thiết bị đã hư hỏng.

Ứng dụng công nghệ vào quy trình quản lý thiết bị phòng STEM/LAB

Quy trình 4 bước chuẩn nêu trên chỉ thực sự phát huy hiệu quả khi được vận hành trên một nền tảng công nghệ số. Nếu tiếp tục duy trì phương pháp thủ công hay các file Excel rời rạc, cán bộ quản lý sẽ nhanh chóng bị quá tải trước khối lượng dữ liệu khổng lồ, việc đối soát tình trạng thiết bị sau mỗi buổi học trở thành áp lực lớn và nguy cơ sai lệch dữ liệu, gây lãng phí và thất thoát là điều khó tránh khỏi.

Vì vậy, việc ứng dụng công nghệ như mã QR Code, ứng dụng di động (Mobile App) và điện toán đám mây không còn là lựa chọn nâng cấp, mà đã trở thành xu hướng thiết yếu giúp nhà trường tự động hóa khâu quản lý, giảm sai sót và tối ưu hóa chi phí vận hành.

Đáp ứng nhu cầu quản lý thiết bị và tài sản phòng STEM/LAB, SINNOVA-EAM ra đời với thiết kế quản lý tài sản số hóa toàn diện, giúp nhà trường giải quyết dứt điểm rủi ro, khó khăn thông qua quản lý tập trung, giảm thất thoát và tối ưu vận hành

- Quản lý tập trung toàn bộ hồ sơ, thông tin và vòng đời tài sản trên một hệ thống duy nhất, từ mua sắm đến thanh lý.

- Theo dõi đầy đủ lịch sử bảo hành, bảo trì, kiểm định, kiểm kê, sửa chữa và cấp phát, giúp tối ưu chi phí quản lý.

- Hỗ trợ in tem QR/Barcode và kiểm kê trên Mobile App, rút ngắn tới 90% thời gian tra cứu và kiểm kê tài sản.

- Tổng hợp dữ liệu, báo cáo và phân tích tài sản theo nhiều tiêu chí, hỗ trợ Ban Giám hiệu ra quyết định nhanh chóng.

- Vận hành trên nền tảng Cloud, cho phép truy cập mọi lúc, mọi nơi và dễ dàng mở rộng theo quy mô trường học hoặc trung tâm STEM.

Việc chuyển đổi từ file Excel thủ công sang sử dụng chỉ một phần mềm số hóa duy nhất như SINNOVA-EAM là bước đi chiến lược giúp loại bỏ thất thoát, kiểm soát tốt hơn thiết bị, vật tư phòng STEM/LAB.

Hãy Liên hệ đội ngũ chuyên gia SINNOVA ngay hôm nay để nhận tư vấn giải pháp và trải nghiệm hệ thống quản lý thiết bị phòng STEM!