Một yêu cầu thay đổi thiết kế từ khách hàng có thể kéo theo hàng loạt quyết định về tiến độ, nhân sự và chi phí. Nhưng ai có quyền phê duyệt, ai chịu trách nhiệm triển khai và ai xử lý khi phát sinh vấn đề? Tại các công ty kiến trúc triển khai nhiều đồ án song song, việc phân vai thiếu rõ ràng dễ gây chồng chéo trách nhiệm và gián đoạn phối hợp. Hiểu đúng vai trò trong quản lý dự án và lựa chọn cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp xác định rõ thẩm quyền, phân bổ nguồn lực và điều hành dự án hiệu quả hơn.

Phân định đúng vai trò và quyền hạn trong quản lý dự án

Hiệu quả điều hành dự án phụ thuộc vào việc xác định rõ ai có quyền quyết định, ai chịu trách nhiệm triển khai và cách phối hợp giữa các bộ phận. Doanh nghiệp cần phân định vai trò cụ thể, đồng thời lựa chọn mô hình tổ chức phù hợp với quy mô và đặc thù dự án.

5 vai trò chính trong quản lý dự án và sự khác biệt về trách nhiệm

Nguồn: SINNOVA

Một dự án thường có năm vai trò chính, được phân chia theo quyền hạn và trách nhiệm:

- Người bảo trợ dự án: Lãnh đạo cấp cao hoặc thành viên ban chỉ đạo chịu trách nhiệm về mục tiêu và giá trị dự án, phê duyệt ngân sách và các thay đổi vượt thẩm quyền của đội dự án. Trong công ty kiến trúc, vai trò này thường do Tổng giám đốc hoặc thành viên Ban giám đốc đảm nhiệm, không trực tiếp điều hành công việc hằng ngày.

- Giám đốc dự án: Điều phối các nhóm dự án hoặc dự án lớn gồm nhiều hạng mục, bảo đảm định hướng chung và xử lý những vấn đề vượt thẩm quyền của quản lý dự án. Đồng thời, chịu trách nhiệm triển khai các quyết định đã được phê duyệt và báo cáo người bảo trợ khi phát sinh vấn đề liên quan đến mục tiêu, ngân sách hoặc phạm vi dự án.

- Quản lý dự án: Lập kế hoạch, điều phối nguồn lực và kiểm soát tiến độ, chi phí, chất lượng. Trong tư vấn thiết kế, vai trò này tương ứng với chủ nhiệm thiết kế. Theo Nghị định 15/2021/NĐ-CP, chủ nhiệm là cá nhân được giao quản lý, điều phối toàn bộ công việc tư vấn.

- Trưởng nhóm: Phụ trách từng lĩnh vực chuyên môn như kiến trúc, kết cấu, cơ điện (MEP) hoặc nội thất. Theo Nghị định 15/2021/NĐ-CP, vai trò này tương ứng với chủ trì thiết kế trong từng lĩnh vực.

- Thành viên dự án: Kiến trúc sư, kỹ sư, họa viên trực tiếp thực hiện các công việc như dựng mô hình, triển khai bản vẽ và bóc tách khối lượng.

Trong đó, người bảo trợ dự án và quản lý dự án là hai vai trò dễ bị nhầm lẫn. Người bảo trợ quyết định mục tiêu, ngân sách và định hướng đầu tư, còn quản lý dự án chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện trong phạm vi được giao. Nếu không phân định rõ, quản lý dự án có thể phải xử lý những quyết định vượt thẩm quyền, trong khi lãnh đạo lại can thiệp quá sâu vào công việc điều hành.

Cơ cấu tổ chức dự án ảnh hưởng thế nào đến quyền hạn?

Quyền hạn và cách phối hợp giữa các vai trò phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức dự án. Theo hướng dẫn PMBOK của PMI, có ba mô hình phổ biến:

- Mô hình chức năng: Nhân sự thuộc các phòng ban chuyên môn như kiến trúc, kết cấu, dự toán và chịu sự điều động của trưởng phòng. Mô hình duy trì chuyên môn sâu nhưng việc phối hợp, xử lý thay đổi có thể chậm do phải thông qua nhiều cấp quản lý.

- Mô hình ma trận: Nhân sự vừa thuộc phòng ban vừa tham gia dự án, với quyền hạn được phân chia giữa quản lý dự án và trưởng phòng. Mô hình gồm ma trận yếu, cân bằng và mạnh, phù hợp với công ty kiến trúc triển khai nhiều đồ án song song nhưng dễ chồng chéo chỉ đạo nếu phân quyền không rõ.

- Mô hình dự án chuyên trách: Nhân sự được tổ chức thành đội riêng, quản lý dự án có quyền điều phối nguồn lực trong thời gian triển khai. Mô hình phù hợp với dự án lớn, dài hạn như thiết kế khu đô thị, nhưng chi phí tổ chức cao và khó bố trí lại nhân sự khi kết thúc.

Không có mô hình nào phù hợp với mọi doanh nghiệp. Việc tổ chức quản lý dự án cần dựa trên quy mô, yêu cầu chuyên môn và áp lực tiến độ để xác định quyền hạn phù hợp cho từng vai trò.

Phân vai thiếu rõ ràng ảnh hưởng thế nào đến hiệu quả quản lý dự án?

4 sai lầm trong phân công vai trò khiến dự án khó kiểm soát

Ngay cả khi đã có cơ cấu tổ chức, dự án vẫn có thể gặp vướng mắc nếu quyền hạn và trách nhiệm của từng vị trí không được xác định rõ. Trong các công ty kiến trúc, những sai lầm thường gặp gồm:

- Thiếu người bảo trợ ở cấp lãnh đạo: Khi dự án phát sinh vấn đề về ngân sách hoặc phạm vi, quản lý dự án không có đầu mối phê duyệt. Theo nghiên cứu Pulse of the Profession của PMI, sự tham gia tích cực của người bảo trợ dự án là yếu tố quan trọng đối với thành công dự án, nhưng chưa đến hai phần ba dự án có người bảo trợ được chỉ định. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định người bảo trợ ngay trong quyết định khởi động.

- Giao trách nhiệm nhưng không trao đủ quyền hạn: Quản lý dự án phải bảo đảm tiến độ nhưng không có quyền điều động nhân sự do trưởng phòng quyết định. Để tránh xung đột, cần thống nhất bằng văn bản phạm vi quyền hạn giữa hai bên, đặc biệt trong mô hình ma trận.

- Một nhân sự đảm nhiệm quá nhiều vai trò: Chủ nhiệm thiết kế vừa phụ trách điều phối, vừa chủ trì bộ môn kiến trúc và trực tiếp triển khai bản vẽ, dễ bỏ sót công tác quản lý khi dự án bước vào giai đoạn cao điểm. Doanh nghiệp cần đánh giá khối lượng công việc trên tất cả dự án trước khi phân vai.

- Không xác định rõ thẩm quyền phê duyệt thay đổi: Khi khách hàng yêu cầu chỉnh sửa phương án, nhân sự có thể triển khai ngay mà chưa đánh giá tác động đến kết cấu, chi phí và tiến độ. Doanh nghiệp cần quy định những thay đổi quản lý dự án được tự quyết và những trường hợp phải trình người bảo trợ hoặc ban chỉ đạo.

Phân định vai trò từ khi khởi động giúp doanh nghiệp kiểm soát điều gì?

Giai đoạn khởi động là thời điểm thuận lợi nhất để thống nhất quyền hạn, trách nhiệm và cách phối hợp giữa các bên. Khi dự án đã triển khai, việc điều chỉnh vai trò thường khó khăn hơn do mỗi người đã quen với cách làm riêng, thậm chí chỉ được xem xét sau những sự cố như hồ sơ thiếu chữ ký hoặc khách hàng nhận thông tin không thống nhất.

Việc xác định rõ vai trò ngay từ đầu mang lại ba lợi ích thiết thực: quyết định được xử lý nhanh hơn nhờ có người chịu trách nhiệm; phối hợp hiệu quả hơn khi khách hàng và các bên liên quan có đầu mối thống nhất; đồng thời minh bạch trách nhiệm để lãnh đạo đánh giá kết quả từng nhân sự khi dự án kết thúc.

Doanh nghiệp có thể sử dụng ma trận RACI để xác định rõ người thực hiện, người chịu trách nhiệm, người được tham vấn và người được thông báo đối với từng hạng mục. Tuy nhiên, khi nhiều dự án triển khai song song, việc phân vai trên văn bản dễ gặp khó khăn trong theo dõi và kiểm soát. Phần mềm quản lý dự án giúp cụ thể hóa cơ cấu phân công, theo dõi nguồn lực và thiết lập quy trình phê duyệt theo thẩm quyền, bảo đảm trách nhiệm được thực hiện thống nhất trong suốt quá trình triển khai.

Chuẩn hóa vai trò và quy trình phân quyền dự án với SINNOVA-PM

Khi doanh nghiệp triển khai nhiều dự án cùng lúc, việc phân công vai trò trên giấy khó bảo đảm trách nhiệm và quyền hạn được thực hiện nhất quán. Để giải quyết vấn đề này, SINNOVA-PM hỗ trợ đưa cơ cấu phân quyền vào hoạt động quản lý dự án thông qua 5 bước:

- Bước 1 - Thiết lập cơ cấu và vai trò dự án: Khai báo đơn vị chủ quản, các tổ chức liên quan và phân công nhân sự theo vai trò như người bảo trợ, ban chỉ đạo, giám đốc dự án, trưởng dự án và thành viên. Hệ thống gửi cảnh báo công việc, vấn đề đến hạn hoặc quá hạn theo từng cấp trong cơ cấu dự án.

- Bước 2 - Kiểm soát phân bổ nguồn lực: Theo dõi hồ sơ năng lực và tỷ lệ nguồn lực kế hoạch của nhân sự trên các dự án trước khi phân công. Hệ thống tự điều chỉnh tỷ lệ phân bổ khi thời gian kế hoạch thay đổi, đồng thời tổng hợp giờ công thực tế từ timesheet để đối chiếu và phát hiện tình trạng quá tải.

- Bước 3 - Thiết lập quy trình phê duyệt: Cấu hình luồng phê duyệt cho quyết định, tài liệu, hợp đồng và các hồ sơ liên quan, xác định người xử lý, thời hạn và hướng luân chuyển. Hệ thống tự giao việc, gửi thông báo qua email, SMS và cho phép theo dõi trạng thái, ý kiến phê duyệt tại từng bước.

- Bước 4 - Kiểm soát yêu cầu thay đổi: Các thay đổi về phạm vi, chi phí, tiến độ và nguồn lực được lập thành yêu cầu thay đổi (CR), chuyển đến đúng cấp có thẩm quyền phê duyệt. Sau khi được duyệt, hệ thống cập nhật thông tin dự án, theo dõi riêng ngân sách thay đổi và lưu lịch sử xử lý.

- Bước 5 - Phân quyền và quản lý hồ sơ: Thiết lập quyền thêm, sửa, xóa tài liệu theo người dùng; kiểm soát phiên bản và quy trình phê duyệt. Hệ thống cảnh báo khi hồ sơ chưa hoàn thành theo yêu cầu của từng giai đoạn dự án.

Nhờ đó, SINNOVA-PM giúp doanh nghiệp phân định rõ trách nhiệm, kiểm soát nguồn lực và bảo đảm các quyết định được phê duyệt đúng thẩm quyền, hạn chế chồng chéo trong quá trình triển khai.

Kết luận

Xác định rõ vai trò và lựa chọn cơ cấu tổ chức phù hợp giúp doanh nghiệp hạn chế chồng chéo trách nhiệm, nâng cao hiệu quả phối hợp và ra quyết định. Với các công ty kiến trúc triển khai nhiều dự án song song, SINNOVA-PM hỗ trợ số hóa việc phân quyền, quản lý nguồn lực và quy trình phê duyệt, giúp hoạt động điều hành thống nhất và hiệu quả hơn.

Doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong phân công trách nhiệm và kiểm soát quyền phê duyệt dự án? Liên hệ đội ngũ SINNOVA để được tư vấn giải pháp phù hợp.