Khi nghe đến rủi ro, phần lớn cấp quản lý nghĩ ngay đến những việc có thể làm dự án chậm tiến độ hoặc vượt ngân sách. Nhưng một nhà cung cấp giao hàng sớm, một công nghệ mới giúp rút ngắn thời gian thi công hay giá vật tư giảm giữa kỳ cũng là rủi ro, chỉ khác là theo chiều có lợi. Một chiến lược ứng phó rủi ro dự án đầy đủ cần xử lý cả hai chiều này. Bài viết phân tích cách dùng ma trận xác suất tác động rủi ro để chọn việc cần ưu tiên, các chiến lược cho rủi ro tích cực và cơ hội trong dự án, và cách duy trì sổ đăng ký rủi ro để cảnh báo sớm.

Ma trận rủi ro: Phương pháp sàng lọc mối đe dọa và nắm bắt cơ hội

Sự khác biệt giữa quản trị mối đe dọa và chủ động đón nhận cơ hội

Theo định nghĩa trong PMBOK Guide của Viện Quản lý Dự án (PMI), rủi ro là một sự kiện hoặc điều kiện chưa chắc chắn, nếu xảy ra sẽ tác động tích cực hoặc tiêu cực đến ít nhất một mục tiêu của dự án. Rủi ro tiêu cực được gọi là mối đe dọa (threat), rủi ro tích cực được gọi là cơ hội (opportunity). Cả hai đều xuất phát từ cùng một điều chưa chắc chắn. Ví dụ, giá thép biến động có thể làm nhà thầu lỗ nếu giá tăng, nhưng cũng giúp tiết kiệm chi phí nếu giá giảm đúng thời điểm mua.

Trên thực tế, danh sách rủi ro của nhiều doanh nghiệp chỉ có mối đe dọa. Theo chuyên gia quản trị rủi ro David Hillson trong tài liệu công bố tại hội nghị của PMI, quy trình rủi ro ở phần lớn tổ chức vẫn tập trung vào mối đe dọa, còn việc quản lý cơ hội diễn ra rời rạc và bị động. Hệ quả là dự án có thể hoàn thành đúng cam kết nhưng bỏ lỡ những khoản tiết kiệm hoặc lợi ích lẽ ra nắm được nếu có người chủ động theo dõi.

Thiết lập ma trận xác suất tác động cho nhà quản trị

Ma trận xác suất - tác động (probability and impact matrix) giúp trả lời một câu hỏi: trong hàng chục rủi ro của dự án, rủi ro nào cần xử lý trước. Mỗi rủi ro được trả lời bằng hai câu hỏi đơn giản, rồi gộp lại thành một điểm số.

Bước 1 - Rủi ro này có dễ xảy ra không?

Chấm điểm từ 1 đến 5, tương ứng với mức độ từ hiếm khi xảy ra đến gần như chắc chắn.

Bước 2 - Nếu xảy ra thì ảnh hưởng lớn đến đâu?

Chấm điểm từ 1 đến 5 dựa trên tác động dự kiến đến tiến độ, chi phí hoặc chất lượng dự án.

Để bảo đảm tính nhất quán giữa các dự án, doanh nghiệp cần xây dựng thang đo chung. Dưới đây là ví dụ đánh giá rủi ro theo mức độ ảnh hưởng đến tiến độ:

Bước 3 - Nhân hai điểm để ra điểm ưu tiên

Nhân điểm khả năng xảy ra với điểm ảnh hưởng để xác định mức độ ưu tiên trên thang từ 1 đến 25. Tùy đặc thù dự án, doanh nghiệp có thể thiết lập ngưỡng phân loại riêng. Một cách phân chia tham khảo như sau:

- Vùng đỏ (15-25 điểm): Rủi ro ưu tiên cao, cần có phương án ứng phó và người chịu trách nhiệm cụ thể.

- Vùng vàng (6-14 điểm): Rủi ro cần theo dõi định kỳ và điều chỉnh biện pháp khi có thay đổi.

- Vùng xanh (1-5 điểm): Rủi ro ở mức thấp, tiếp tục ghi nhận và giám sát, chưa cần ưu tiên nguồn lực xử lý.

Đối với rủi ro tích cực, cách tính điểm vẫn tương tự nhưng mức độ ảnh hưởng được đánh giá theo lợi ích tiềm năng. Việc xem xét song song cả cơ hội và mối đe dọa giúp lãnh đạo không chỉ nhận diện những vấn đề cần kiểm soát mà còn xác định cơ hội đáng đầu tư nguồn lực để khai thác.

Tuy nhiên, ma trận sẽ mất dần giá trị nếu chỉ được thiết lập ở đầu dự án mà không cập nhật khi tình hình thay đổi. Việc chấm điểm thiếu tiêu chí thống nhất cũng khiến kết quả mang tính chủ quan, khó so sánh giữa các dự án. Để ma trận thực sự hỗ trợ ra quyết định, doanh nghiệp cần chuẩn hóa thang đo, đánh giá đầy đủ cả cơ hội lẫn mối đe dọa và thường xuyên cập nhật điểm số theo tiến độ thực tế.

Chiến lược ứng phó rủi ro dự án: Khai thác cơ hội và kiểm soát mối đe dọa

Nguồn: SINNOVA

Sau khi xác định mức độ ưu tiên qua ma trận rủi ro, doanh nghiệp cần lựa chọn chiến lược ứng phó phù hợp. Theo PMBOK, các chiến lược được chia thành hai nhóm: khai thác cơ hội và kiểm soát mối đe dọa. Tuy nhiên, lựa chọn đúng phương án mới là bước đầu. Hiệu quả còn phụ thuộc vào việc phân công trách nhiệm, triển khai và theo dõi kết quả.

Trên thực tế, việc quản lý sổ đăng ký rủi ro bằng Excel riêng lẻ khiến thông tin khó liên kết với tiến độ và công việc, dẫn đến chậm trễ hoặc bỏ sót biện pháp ứng phó. Vì vậy, doanh nghiệp cần một hệ thống quản lý tập trung, có khả năng kết nối rủi ro với kế hoạch thực hiện, người phụ trách và cơ chế cảnh báo. Phần mềm quản lý dự án SINNOVA-PM đáp ứng nhu cầu này thông qua các tính năng quản lý rủi ro, công việc, nguồn lực và giám sát tiến độ, hỗ trợ doanh nghiệp triển khai từng chiến lược ứng phó một cách có hệ thống.

Tối đa hóa giá trị dự án thông qua 3 chiến lược cơ hội

- Khai thác: Loại bỏ yếu tố không chắc chắn để bảo đảm cơ hội xảy ra. Chẳng hạn, doanh nghiệp chủ động bổ sung nhân lực nhằm đẩy nhanh tiến độ lắp đặt dây chuyền sản xuất. Những quyết định này thường kéo theo thay đổi về nguồn lực và kế hoạch. Với SINNOVA-PM, doanh nghiệp có thể quản lý các điều chỉnh thông qua yêu cầu thay đổi (CR), thực hiện phê duyệt và tự động cập nhật vào dự án sau khi được duyệt. Hệ thống đồng thời điều chỉnh tỷ lệ nguồn lực kế hoạch, giúp nhà quản lý nắm được tác động đến việc phân bổ nhân sự.

- Chia sẻ: Hợp tác với bên có năng lực khai thác cơ hội tốt hơn và phân chia lợi ích theo thỏa thuận, chẳng hạn như liên danh hoặc hợp đồng có thưởng khi tiết kiệm chi phí. Để bảo đảm tính minh bạch, hai bên cần thống nhất cách đánh giá tiến độ. SINNOVA-PM hỗ trợ theo dõi các mốc mục tiêu và theo phần trăm thực hiện được tổng hợp từ tiến độ từng công việc, tạo cơ sở đối chiếu kết quả thực tế với cam kết thay vì chỉ dựa vào báo cáo của mỗi bên.

- Tăng cường: Gia tăng khả năng xảy ra hoặc lợi ích từ cơ hội. Khác với khai thác, doanh nghiệp không thể bảo đảm chắc chắn nắm được cơ hội, chỉ có thể nâng khả năng thành công bằng cách chuẩn bị trước nguồn lực, hồ sơ và các điều kiện cần thiết. Nhiều cơ hội bị lỡ chỉ vì hồ sơ chưa sẵn sàng khi cần. Trên SINNOVA-PM, doanh nghiệp có thể lập sẵn danh mục hồ sơ cần hoàn thành cho từng giai đoạn, hệ thống tự động cảnh báo nếu dự án chuyển giai đoạn khi hồ sơ chưa hoàn thành.

4 kịch bản ứng phó phòng ngừa đứt gãy tiến độ và vượt ngân sách

- Tránh: Thay đổi kế hoạch để loại bỏ mối đe dọa, chẳng hạn thay nhà cung cấp, điều chỉnh phương án kỹ thuật hoặc loại bỏ hạng mục có rủi ro cao. Để chủ động phòng tránh, doanh nghiệp cần tận dụng kinh nghiệm từ các dự án trước và đánh giá tác động giữa các dự án đang triển khai. SINNOVA-PM hỗ trợ lưu trữ rủi ro thành thư viện tham khảo, đồng thời xác định mức độ phụ thuộc giữa các dự án. Khi dự án liên quan thay đổi tiến độ, chi phí hoặc nguồn lực, hệ thống tự động gửi cảnh báo qua email, giúp nhà quản lý kịp thời xem xét phương án điều chỉnh.

- Giảm thiểu: Giảm khả năng xảy ra hoặc mức độ ảnh hưởng của rủi ro, chẳng hạn đào tạo nhân sự trước khi vận hành hệ thống mới hoặc triển khai thí điểm trước khi áp dụng trên diện rộng. Để biện pháp phòng ngừa phát huy hiệu quả, doanh nghiệp cần phân công và theo dõi tiến độ xử lý cụ thể. Với SINNOVA-PM, rủi ro có thể được ghi nhận thành vấn đề, sau đó chuyển thành công việc xử lý kèm cơ chế nhắc hạn và cảnh báo sắp tới hạn, quá hạn. Ngoài ra, chức năng Health Check tự động phát hiện dự án có báo cáo trạng thái đỏ hai tuần liên tiếp, tự động gửi cảnh báo qua email, SMS và hỗ trợ tạo công việc khắc phục để người phụ trách kịp thời can thiệp.

- Chuyển giao: Chuyển hậu quả tài chính của rủi ro sang bên khác thông qua bảo hiểm, bảo lãnh hoặc điều khoản hợp đồng. Điển hình là đợt tăng giá thép năm 2021, từ khoảng 12.200-12.500 đồng/kg vào tháng 12/2020 lên 15.500-16.000 đồng/kg đầu tháng 4/2021, khiến nhiều nhà thầu chịu thiệt hại đáng kể (Nguồn: Báo Đấu thầu). Trong trường hợp này, điều khoản điều chỉnh giá vật tư có thể giúp phân bổ rủi ro ngay từ khi ký kết. Tuy nhiên, để áp dụng hiệu quả, doanh nghiệp cần quản lý chặt chẽ các thỏa thuận và tài liệu liên quan. SINNOVA-PM hỗ trợ lưu trữ tập trung hợp đồng, bảo lãnh và phụ lục theo từng dự án, kết hợp phân quyền truy cập và lưu lịch sử thay đổi, giúp nhà quản lý thuận tiện tra cứu khi rủi ro phát sinh.

- Chấp nhận: Duy trì giám sát và nguồn lực dự phòng dù không chủ động loại bỏ rủi ro khi mức ảnh hưởng thấp, khó kiểm soát hoặc chi phí ứng phó không tương xứng. Khác với bỏ qua, rủi ro được chấp nhận vẫn cần ghi nhận và phân công người chịu trách nhiệm. Trên SINNOVA-PM, doanh nghiệp có thể theo dõi mức độ, khả năng xảy ra, nguyên nhân và tình trạng xử lý rủi ro, đồng thời gửi thông báo đến người phụ trách. Hệ thống còn quản lý ngân sách theo từng giai đoạn, ngân sách thay đổi (CR) và chi phí đã thực hiện, giúp lãnh đạo đánh giá khả năng tài chính trước khi quyết định sử dụng thêm nguồn lực.

Không có chiến lược ứng phó rủi ro dự án nào phù hợp với mọi tình huống. Rủi ro ở vùng ưu tiên cao thường đòi hỏi biện pháp quyết liệt như tránh hoặc chuyển giao, trong khi rủi ro thấp hơn có thể được giảm thiểu hoặc chấp nhận. Việc lựa chọn cần dựa trên mức độ ảnh hưởng, chi phí ứng phó và khả năng kiểm soát thực tế. Dù áp dụng chiến lược nào, doanh nghiệp cũng cần xác định rõ người phụ trách, thời hạn và cơ chế theo dõi. Việc quản lý tập trung thông tin rủi ro, công việc xử lý và cảnh báo trên hệ thống như SINNOVA-PM giúp hoạt động kiểm soát và giám sát dự án được thực hiện liên tục, thay vì chỉ phát hiện vấn đề qua các cuộc họp định kỳ.

Kết luận

Quản lý rủi ro dự án không chỉ nhằm hạn chế thiệt hại mà còn giúp doanh nghiệp tận dụng cơ hội. Ma trận xác suất - tác động hỗ trợ xác định mức độ ưu tiên, trong khi các chiến lược ứng phó giúp lựa chọn phương án xử lý phù hợp. Để triển khai hiệu quả, doanh nghiệp cần theo dõi rủi ro, phân công trách nhiệm và kiểm soát tiến độ xử lý trên một hệ thống tập trung. SINNOVA-PM hỗ trợ quá trình này thông qua quản lý sổ đăng ký rủi ro, công việc xử lý và cảnh báo tự động, giúp nhà quản lý chủ động hơn trong việc ra quyết định.

Nếu doanh nghiệp của bạn muốn chủ động kiểm soát rủi ro và nắm bắt cơ hội trong dự án, hãy liên hệ SINNOVA để được tư vấn giải pháp phù hợp.