Trong bệnh viện, nhiều thiết bị và không gian như máy siêu âm di động, bơm tiêm điện, máy sốc điện, phòng mổ… được nhiều khoa, phòng đăng ký sử dụng theo nhu cầu. Nếu việc đăng ký và điều phối tài sản dùng chung vẫn thực hiện qua sổ trực, điện thoại hoặc nhóm chat, thông tin về lịch sử dụng, người đang phụ trách, vị trí tài sản và tình trạng thiết bị dễ bị phân tán, dẫn đến trùng lịch, chậm bàn giao hoặc khó kiểm soát khi cần sử dụng khẩn cấp. Vì vậy, tài sản dùng chung trong bệnh viện cần được quản lý theo một nguồn dữ liệu thống nhất, có phân quyền và khả năng kiểm tra trạng thái trước khi đăng ký sử dụng. Bài viết dưới đây là cách xây dựng quy trình phù hợp hơn cho các cơ sở y tế.

Nhóm tài sản dùng chung phổ biến trong bệnh viện

Nguồn: SINNOVA

Trong bệnh viện có nhiều khoa, phòng cùng hoạt động, không phải thiết bị nào cũng được trang bị riêng cho từng đơn vị. Do chi phí đầu tư lớn và nhu cầu sử dụng không đồng đều, nhiều thiết bị y tế và không gian chức năng được bố trí dùng chung, luân chuyển theo nhu cầu điều trị thực tế.

Điểm chung của bốn nhóm trên là số lượng đầu tư luôn ít hơn nhu cầu sử dụng đồng thời của các khoa, nên phải luân chuyển và đăng ký sử dụng thay vì cung cấp cố định. Đây cũng là giai đoạn dễ phát hiện vấn đề nhất trong Vòng đời tài sản của một cơ sở y tế.

Vấn đề thường gặp khi quản lý thủ công thiết bị, vật tư y tế dùng chung

Tại nhiều cơ sở y tế, việc điều động thiết bị vẫn được thực hiện thông qua điện thoại, sổ trực khoa hoặc nhóm chat nội bộ. Trong khi đó, về nguyên tắc, việc giao nhận thiết bị y tế giữa các khoa, phòng cần được thực hiện theo quyết định của giám đốc bệnh viện và có biên bản giao nhận, thay vì chỉ dựa trên thỏa thuận miệng giữa hai khoa.

Khi quy mô bệnh viện và số lượng khoa, phòng ngày càng tăng, phương thức điều động thủ công, thiếu dữ liệu tập trung dễ dẫn đến ba vấn đề:

- Trùng lịch điều động: Đây là tình trạng dễ gặp ở nhóm thiết bị chẩn đoán di động và thiết bị hồi sức, cấp cứu. Khi không có nguồn dữ liệu chung để kiểm tra trước khi yêu cầu, hai khoa có thể cùng cần một máy siêu âm di động hoặc máy sốc điện trong cùng thời điểm mà không nắm được nhu cầu của nhau. Trong tình huống cấp cứu, sự chậm trễ này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến an toàn người bệnh, thay vì chỉ là vấn đề về tiến độ vận hành.

- Rủi ro sử dụng thiết bị quá hạn kiểm định: Theo quy định tại Thông tư 05/2022/TT-BYT, thiết bị thuộc danh mục kiểm định bắt buộc phải được kiểm định lại khi di dời sang vị trí lắp đặt mới. Khi một thiết bị như máy thở hoặc máy sốc điện được điều chuyển từ khoa này sang khoa khác nhưng hồ sơ kiểm định chỉ được lưu tại khoa cũ, khoa tiếp nhận có thể không nắm được thiết bị vừa nhận đã gần hết hạn kiểm định hoặc thuộc diện cần kiểm định lại. Điều này vừa tiềm ẩn rủi ro đối với an toàn người bệnh, vừa có thể dẫn đến rủi ro vi phạm quy định khi bệnh viện được thanh tra, kiểm tra.

- Không rõ vị trí và khoa đang giữ tài sản: Đặc biệt với bơm tiêm điện, máy truyền dịch và xe tiêm, việc thiếu thông tin cập nhật khiến bộ phận vật tư - thiết bị y tế khó đối chiếu giữa tài sản trên hồ sơ và vị trí sử dụng thực tế. Điều này ảnh hưởng đến công tác kiểm kê tài sản theo từng khoa, phòng, vốn phải được thực hiện định kỳ theo quy định về quản lý tài sản công tại các cơ sở y tế công lập.

Những vấn đề trên cho thấy vấn đề không chỉ nằm ở số lượng thiết bị, mà còn ở khả năng kiểm soát lịch sử sử dụng, quyền ưu tiên và tình trạng kiểm định của tài sản giữa các khoa. Khi số lượng khoa, phòng và tần suất điều chuyển tăng lên, phương thức quản lý thủ công khó đảm bảo dữ liệu được cập nhật đầy đủ và thống nhất theo thời gian thực. Đây cũng là một trong những bất cập phổ biến trong quản lý thiết bị ngành y tế hiện nay.

Giải pháp số hóa hệ thống quản lý tài sản dùng chung

Ba vấn đề trên đều xuất phát từ một nguyên nhân gốc: thiếu nguồn dữ liệu chung để các khoa tham chiếu trước khi đề nghị điều động. Vì vậy, giải pháp cần tập trung xử lý từ nguyên nhân này, thay vì chỉ giải quyết từng sự cố riêng lẻ khi phát sinh.

- Đăng ký nhu cầu sử dụng theo khung giờ hoặc ca trực: Thay vì điều động dựa trên từng đề nghị phát sinh, mỗi khoa gửi yêu cầu sử dụng thiết bị gắn với mốc thời gian cụ thể. Bộ phận điều phối, thường là phòng Vật tư - Thiết bị y tế hoặc phòng Kế hoạch tổng hợp, có thể đối chiếu các nhu cầu trên một nguồn dữ liệu chung trước khi xác nhận, thay vì tổng hợp thủ công từ nhiều cuộc gọi và tin nhắn rời rạc.

- Thiết lập quy trình phê duyệt điều động, kèm điều kiện kiểm tra tình trạng kiểm định: Với thiết bị thuộc danh mục kiểm định bắt buộc, bước phê duyệt không chỉ xem xét khoa nào cần sử dụng trước mà còn phải xác nhận thiết bị vẫn còn thời hạn kiểm định hợp lệ trước khi cho phép điều chuyển, phù hợp với nguyên tắc giao nhận thiết bị y tế phải được thực hiện theo quyết định của giám đốc bệnh viện.

- Kiểm soát bàn giao và thu hồi: Mỗi lần cấp phát cần ghi nhận tình trạng thiết bị, phụ kiện đi kèm và thời điểm bàn giao. Khi thu hồi, thông tin được cập nhật để xác định các vấn đề như hư hỏng, thiếu hụt hoặc nhu cầu hiệu chuẩn, kiểm định lại sau sử dụng. Nhờ đó, khoa tiếp nhận tiếp theo có thể nắm được chính xác tình trạng thiết bị trước khi đưa vào sử dụng cho người bệnh.

Đây cũng là ba nghiệp vụ được phần mềm quản lý tài sản SINNOVA-EAM tích hợp trên cùng một nền tảng, giúp cơ sở y tế quản lý xuyên suốt quá trình đăng ký, phê duyệt, điều động, bàn giao và thu hồi, thay vì phải kết hợp nhiều công cụ rời rạc.

SINNOVA-EAM hỗ trợ quản lý tài sản dùng chung như thế nào?

Trên thị trường hiện có nhiều công cụ hỗ trợ đặt lịch như lịch chia sẻ, ứng dụng điều phối hoặc bảng tính tự động. Tuy nhiên, các công cụ này thường chỉ tập trung vào bài toán đặt lịch, trong khi dữ liệu quản lý tài sản, hồ sơ thiết bị, lịch sử kiểm định, hiệu chuẩn hay khấu hao vẫn được quản lý trên một hệ thống khác, tách rời khỏi lịch điều động thực tế. Việc triển khai một hệ thống quản lý tài sản tập trung vì vậy không chỉ giúp kết nối dữ liệu mà còn hỗ trợ cơ sở y tế kiểm soát tài sản xuyên suốt quá trình sử dụng.

Phần mềm quản lý tài sản SINNOVA-EAM đồng thời quản lý và theo dõi toàn bộ thông tin tài sản, vòng đời của tài sản. Mỗi tài sản dùng chung như máy thở, máy siêu âm di động, bơm tiêm điện hay xe tiêm được lập hồ sơ và gắn mã QR Code/Barcode, giúp cán bộ vật tư - thiết bị y tế và điều dưỡng trưởng khoa nhanh chóng tra cứu thông tin, tình trạng và vị trí tài sản ngay trên điện thoại thay vì tìm kiếm trong sổ sách. Giúp tiết kiệm thời gian với tính chính xác cao.

Khi phát sinh nhu cầu, khoa gửi yêu cầu sử dụng kèm thời gian trên hệ thống. Cán bộ điều phối có thể kiểm tra tình trạng thiết bị, bao gồm cả thời hạn kiểm định, trước khi xác nhận cấp phát trên cùng nền tảng. Thông tin về tình trạng thiết bị khi bàn giao, thu hồi cũng được ghi nhận cùng biên bản điện tử tương ứng. Nhờ đó, các khoa có thể nắm được thiết bị đang ở đâu, khoa nào đang sử dụng và tình trạng kiểm định tại từng thời điểm.

Lịch sử cấp phát, điều chuyển và thu hồi được liên kết trực tiếp với dữ liệu tài sản, hỗ trợ điều chuyển tài sản giữa các khoa, chi nhánh minh bạch và dễ kiểm soát hơn. Hệ thống đồng thời theo dõi lịch bảo trì, kiểm định, cảnh báo khi đến hạn và hỗ trợ kiểm kê bằng mã QR tại từng khoa, phòng, giảm sự phụ thuộc vào việc đối soát thủ công giữa nhiều địa điểm.

Kết luận

Quản lý tài sản dùng chung trong bệnh viện không nhất thiết phải dùng công cụ quản lý phức tạp, nhưng cần một nguyên tắc vận hành rõ ràng: mọi khoa, phòng cùng tham chiếu một nguồn dữ liệu điều động bao gồm cả tình trạng kiểm định trước khi đề nghị sử dụng, thay vì mỗi khoa lưu một phiên bản thông tin riêng. Khi nguyên tắc này được thiết lập, cơ sở y tế có thể hạn chế chậm trễ do xung đột thiết bị, giảm rủi ro sử dụng thiết bị quá hạn kiểm định, và góp phần nâng cao hiệu suất kinh doanh thông qua việc khai thác hiệu quả tài sản dùng chung giữa các khoa.

Nếu cơ sở y tế của bạn đang cần một giải pháp quản lý và điều động tài sản dùng chung minh bạch, hãy Liên hệ đội ngũ chuyên gia SINNOVA để được tư vấn giải pháp cụ thể.