Bạn là một người quản lý đưa ra những quyết định quan trọng trong một tổ chức chăm sóc sức khỏe như bệnh viện, trung tâm y tế, phòng khám tư nhân,…?

Bạn đang phải giám sát và quản lý rất nhiều tài sản đắt tiền để cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe chất lượng hàng ngày?

Từ thiết bị chụp cộng hưởng (chụp MRI) đến máy X-quang, máy siêu âm, máy đo oxy xung, kính hiển vi trong phòng thí nghiệm đến các máy móc, thiết bị sử dụng lâu dài như giường bệnh, xe lăn, máy thở oxy,… Tất cả những tài sản y tế này đều có ảnh hưởng đến cách điều trị, chăm sóc sức khỏe bệnh nhân của các bác sĩ, y tá.

Ảnh sưu tầm

Nhưng làm để nào để bạn quản lý tài sản với số lượng rất lớn, chưa kể đến hàng tồn kho cùng một danh sách dài các ngày hết hạn và ngày bảo hành?

Mặc dù việc sử dụng bảng tính (excel) để theo dõi tài sản chăm sóc sức khỏe có sức hấp dẫn cao do chi phí thiết lập và bảo trì rất thấp, nhưng về lâu dài sẽ gây ra những tác động tiêu cực. Với hàng nghìn thiết bị và dụng cụ y tế cần đăng ký, quá trình theo dõi và nhập dữ liệu theo cách thủ công sẽ gây nhiều khó khăn. Điều này có thể đe dọa nghiêm trọng đến cách bạn giám sát tài sản y tế.

Triển khai một hệ thống quản lý tài sản chuyên dụng là hành động đúng đắn khi số lượng tài sản y tế của bạn ngày càng lớn. Đây là giải pháp hoàn hảo giúp duy trì và quản lý tài sản chăm sóc sức khỏe, hệ thống này giúp bạn tiết kiệm chi phí và khai thác tối đa máy móc và thiết bị y tế của mình.

Quản lý tài sản chăm sóc sức khỏe là gì?

Hiểu đơn giản, quản lý tài sản chăm sóc sức khỏe là một quy trình khép kín bao gồm lập kế hoạch, mua sắm, lưu kho, sử dụng, sửa chữa và thanh lý máy móc, thiết bị, tài sản vật chất của bất kỳ tổ chức chăm sóc sức khỏe nào.

Quản lý tài sản y tế hiệu quả bao gồm việc sử dụng tốt nhất các nguồn lực vật chất nhằm nâng cao chất lượng chăm sóc sức khỏe bệnh nhân. Có rất nhiều cơ sở chăm sóc sức khỏe trên khắp thế giới đã và đang áp dụng các công nghệ và giải pháp quản lý tài sản hiệu quả với mục tiêu theo dõi tài sản và nguồn nhân lực hiện tại tốt hơn.

5 bước lưu đồ quản lý tài sản y tế cần biết

Tất cả các tài sản, thiết bị chăm sóc sức khỏe, dù là kỹ thuật cao hay không đều được quản lý theo lưu đồ gồm 5 bước. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ngay dưới đây!

• Bước 1: Lên kế hoạch và lập danh mục tài sản y tế

Trưởng phòng hoặc trưởng khoa tại bệnh viện cần xây dựng danh mục tài sản, trang thiết bị y tế, lập bảng dự trù kinh phí mua sắm tài sản dựa trên nhu cầu và tình trạng sử dụng, sau đó đề xuất lên giám đốc hoặc cấp trên có thẩm quyền ký duyệt.

• Bước 2: Mua sắm và tiếp nhận tài sản y tế

Bước này cần có sự phối hợp chặt chẽ của nhiều phòng ban tại cơ sở y tế bao gồm phòng hành chính, phòng tổ chức, phòng kế toán và các phòng chuyên môn để tiến hành mua thêm tài sản, thiết bị chăm sóc sức khỏe và cũng cần phải có sự ký duyệt của cấp trên.

• Bước 3: Nhập hoặc xuất tài sản y tế

Người chịu trách nhiệm tiếp nhận tài sản vật tư y tế chính là các trưởng phòng, trưởng khoa liên quan. Những người này cần thực hiện đúng theo luật quản lý tài sản, vật tư y tế.
Đồng thời, cần lưu ý việc đối chiếu và kiểm kê giữa hóa đơn với số lượng tài sản thực tế nhận được và cần phải đảm bảo tài sản, thiết bị đến tay còn nguyên đai nguyên kiện.

• Bước 4: Sử dụng tài sản y tế

Trang thiết bị chăm sóc sức khỏe khi nhận về sẽ được sử dụng đúng mục đích và sử dụng hết công suất bởi bác sĩ và y tá tại cơ sở y tế.
Khi sử dụng cần phải chú ý theo dõi, giám sát, bảo quản đúng cách tài sản y tế mà mình được giao, báo cao ngay khi có mất mát, hư hỏng để kịp thời sửa chữa, bổ sung.

Ảnh sưu tầm

• Bước 5: Lập báo cáo quản lý tài sản y tế

Người quản lý trang thiết bị, vật tư y tế cần phối hợp với những phòng ban khác có liên quan để thống kê, kiểm kê tài sản về tình trạng sử dụng và bảo quản tài sản chăm sóc sức khỏe theo từng quý, từng năm.
Các báo cáo này phải được lưu trữ theo đúng quy định về bảo quản tài sản vật tư y tế.

Tại sao hệ thống quản lý tài sản chăm sóc sức khỏe lại quan trọng?

Trang bị sẵn tài sản hoạt động hiệu quả 24/7 là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu đối với ngành chăm sóc sức khỏe.
Với tính năng quản lý tài sản tại chỗ, bạn có thể dễ dàng theo dõi và xác định vị trí tài sản ở bất kỳ nơi nào, cho dù tài sản có thể đang bị mất. Cho phép nhân viên y tế của bạn đỡ tốn thời gian hơn trong việc tìm kiếm các thiết bị y tế bị thất lạc. Ngoài ra, hệ thống quản lý tài sản đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo các thiết bị quan trọng trong bệnh viện của bạn luôn được kiểm tra, bảo trì và luôn ở tình trạng hoạt động tốt.

Hơn nữa, việc triển khai một hệ thống quản lý tài sản y tế trong cơ sở chăm sóc sức khỏe của bạn sẽ:

• Cho phép nhân viên của bạn xác định vị trí thiết bị y tế nhanh chóng và dễ dàng.
• Giảm chi phí mua sắm để thay thế thiết bị bị mất hoặc bị thất lạc
• Theo dõi lợi tức đầu tư và ghi lại giá trị thực tế.
• Cải thiện độ chính xác và quản lý hàng tồn kho hiệu quả.
• Tối ưu không gian để lưu trữ thiết bị một cách có tổ chức.

Ảnh sưu tầm

Ngoài những lợi ích rõ ràng của việc theo dõi và giám sát tài sản y tế, báo cáo sử dụng tài sản cũng là một tính năng quan trọng, cung cấp thông tin chi tiết về cách tài sản được sử dụng hàng ngày trong bệnh viện.

5 lợi ích của việc triển khai hệ thống quản lý tài sản chăm sóc sức khỏe

1. Tăng cường chăm sóc sức khỏe bệnh nhân

Mục tiêu của hoạt động chăm sóc sức khỏe là cung cấp dịch vụ chăm sóc chất lượng và tuyệt vời cho tất cả bệnh nhân.

Tuy nhiên, bệnh viện có thể gặp một số vấn đề khiến bạn không thể đạt được mục tiêu. Khó khăn mà các cơ sở y tế gặp phải đó là các bác sĩ, y tá không thành thạo trong việc quản lý, giám sát tài sản chăm sóc sức khỏe. Thường là theo dõi tài sản bị mất, bị thiếu hoặc bảo trì, sửa chữa thiết bị y tế không có kế hoạch.
Những cản trở này ảnh hưởng trực tiếp đến việc chăm sóc bệnh nhân. Trong đó có việc kéo dài thời gian chờ đợi, thiếu giường để tiếp đón bệnh nhân, thiếu phòng bệnh,…

Để tránh những vấn đề này, một hệ thống quản lý tài sản chính là chìa khóa cho bạn.

Được cải tiến với các tính năng theo dõi tài sản, bạn có thể đảm bảo tài sản được sử dụng bởi từng nhân viên y tế khi cần thiết. Bạn cũng có thể theo dõi hàng tồn kho y tế của bạn bằng hệ thống mã vạch thông minh, nhanh chóng và tiện lợi.

2. Cải thiện năng suất của nhân viên

Một hệ thống quản lý tài sản có thể giúp nhân viên y tế xác định vị trí thiết bị nhanh chóng, vừa giảm thiểu thời gian vừa có thể lên kế hoạch bảo trì tài sản hợp lý.

3. Giảm tối đa chi phí

Chi phí vận hành, chi phí sửa chữa hay chi phí liên quan khác, tất cả sẽ được giảm thiểu tối đa nếu bạn triển khai một hệ thống quản lý tài sản. Bạn có thể phân tích dữ liệu và dự trù ngân sách một cách hợp lý nhất và tiết kiệm chi phí đúng cách.

Với việc lập kế hoạch bảo trì, sửa chữa chi tiết, bạn sẽ dễ dàng điều phối các đơn đặt hàng và hàng tồn kho trong bệnh viện.

Ảnh sưu tầm

4. Báo cáo chi tiết về tài sản

Hệ thống phần mềm quản lý tài sản giúp bạn theo dõi dữ liệu và đánh giá tài sản nhanh chóng và chính xác hơn, bạn có thể nâng cao hiệu suất kinh doanh, tối ưu hóa vòng đời tài sản cũng như đưa ra kế hoạch bảo trì đúng cách các tài sản trong bệnh viện.
Như đã đề cập ở trên, một đường cơ sở cung cấp một tiêu chuẩn để đo lường kế hoạch của một dự án. Nếu không có đường cơ sở, rất khó để đánh giá một dự án đang hoạt động như thế nào.

5. Cải thiện việc xử lý chất thải y tế

Đối với các cơ sở y tế, đặc biệt là bệnh viện, xử lý chất thải thân thiện với môi trường nhất có thể là nhiệm vụ quan trọng. Chất thải phải được xử lý một cách đảm bảo sạch sẽ và an toàn, dù đó là dược phẩm, sinh học, tài sản y tế dùng một lần, hóa chất hay chất phóng xạ.

Với hệ thống quản lý tài sản phù hợp, bạn có thể chuẩn hóa các quy trình quản lý chất thải của mình. Đảm bảo việc xử lý chất thải của bạn tuân thủ các tiêu chuẩn quy định.

Bất cứ khi nào bạn hoặc nhân viên của bạn xử lý chất thải cũng sẽ được ghi nhận, báo cáo. Giúp bạn dễ dàng hơn trong việc theo dõi những gì đã được xử lý, loại bỏ khi nào và ở đâu.

Kết luận

Đáng ngạc nhiên, ngày nãy vẫn còn quá nhiều cơ sở y tế phụ thuộc vào “bút và giấy” hoặc lập bảng tính để quản lý tài sản, điều này gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng như sai dữ liệu, bị mất hoặc thất lạc tài sản. Ngày càng có nhiều cơ sở cung cấp dịch vụ chăm sóc y tế đang tìm kiếm một hệ thống quản lý tài sản như SINNOVA-EAM, với những tính năng thông minh, hiện đại, SINNOVA-EAM sẽ giúp bạn theo dõi tài sản y tế một cách nhanh chóng và thuận lợi, tiết kiệm chi phí và mang lại hiệu quả cao.