Kiến thức quản trị

Quản lý hồ sơ dự án

  • SINNOVA
  • /
  • 29.08.2018
  • /
  • 25799

Trong quá trình triển khai, đội dự án sẽ gặp tương đối những khó khăn đến từ việc quản lý tiến độ, quản lý nhân sự, quản lý chi phí, quản lý hồ sơ dự án…. Hồ sơ dự án là một tài liệu đầy đủ cung cấp chi tiết các bước theo trình tự từ việc khởi tạo, lập kế hoạch, thực hiện đến khi đóng các dự án. Một số dự án thường có lượng hồ sơ lớn và phức tạp với nhiều loại giấy tờ tuy nhiên nó lại được lưu trữ phân tán qua văn bản hay trên máy tính của các nhân viên. Vấn đề này thường là nguyên nhân phát sinh các hệ lụy như lãng phí thời gian tìm kiếm hồ sơ, sự kết nối thông tin giữa các thành viên bị gián đoạn, thất thoát thông tin, tốn không gian lưu trữ tài liệu tại văn phòng. Để khai thác hồ sơ dự án hiệu quả nhà quản lý cần đảm bảo một số tiêu chuẩn lưu trữ tài liệu trong quá trình triển khai dự án.

Quản lý hồ sơ dự án

Mặc dù đặc thù của các dự án đang chi phối tạo nên các quy trình sử dụng tài liệu khác nhau nhưng một nhà quản lý thông minh sẽ luôn tuân thủ các nguyên tắc để đội của họ có thể làm việc dựa trên một tài nguyên tối ưu nhất.

1. Lưu trữ an toàn

Nhiều tổ chức quản lý dự án không đủ khả năng hay chưa có một quy trình cụ thể để lưu trữ tất cả tài liệu phát sinh trong một kho lưu trữ duy nhất, vì thế việc thất lạc giấy tờ là điều diễn ra thường xuyên ở một số dự án đang lưu trữ hồ sơ thủ công. Thay vì chấp nhận nó như một sự cố khó tránh khỏi, hãy nhìn vào năng lực công nghệ của một phần mềm quản lý dự án có sẵn, nó cung cấp hệ sinh thái trên nền tảng đám mây giúp bạn tạo một không gian lưu trữ an toàn và khoa học. Ở đó thông tin luôn sẵn sàng được khôi phục nhanh chóng sau một vài thao tác đơn giản.

2. Lưu trữ khoa học

Mặc dù việc tiếp cận đầy đủ thông tin dự án là rất cần thiết, nhưng nhiều nhà quản lý dự án bị thách thức bởi khả năng truy cập hiệu quả các thông tin liên quan nhất trên tất cả các tài liệu dự án để nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tìm kiếm tức thời. Đôi khi sự chậm trễ trong tiếp cận thông tin cần thiết khiến bạn phải bỏ qua nhiều cơ hội nâng cao hiệu suất công việc cá nhân và hiệu suất của toàn dự án. Nếu các cách tìm kiếm thông thường tiêu tốn một khoảng thời gian không nhỏ thì một phần mềm quản lý dự án đủ tốt chỉ thực hiện nó trong vài giây. Sự sắp xếp tài liệu khoa học theo từng giai đoạn của dự án, gán với từng người phụ trách hay cụ thể hơn là với từng công việc được phát sinh, kết quả tìm kiếm sẽ đảm bảo chính xác và trả về tức thời.

Quản lý hồ sơ dự án

3. Lưu trữ phân cấp

Là nhà quản lý, bạn có cảm thấy khó chịu khi trong tủ hồ sơ của mình chứa những tài liệu không liên quan, các tài liệu đã hết giá trị sử dụng hay tài liệu bị nhân viên chỉnh sửa khi chưa được cấp phép. Tất cả các vấn đề trên sẽ được giải quyết khi toàn bộ hồ sơ được phân quyền rõ ràng cho những người tham gia sử dụng, bạn có thể phân chia và thiết lập cho nhân viên của mình các quyền được đọc, sửa hay xóa tài liệu. Chỉ như vậy tài liệu của bạn mới được khai thác hiệu quả và đúng mục tiêu. Bên cạnh đó các thành viên trong dự án cũng có thể tự xây dựng những tủ hồ sơ cá nhân ngay trên hệ thống theo sơ đồ cây khoa học, đảm bảo rằng họ có đủ tài liệu sử dụng trong quá trình làm việc và chủ động điều chỉnh theo nhu cầu cá nhân.

TỐI ƯU KHAI THÁC HỒ SƠ DỰ ÁN VỚI SINNOVA-PM

4. Cập nhật linh hoạt

Việc phát sinh tài liệu, thông tin mới trong quá trình triển khai dự án có thể được cập nhật nhanh chóng nhưng bạn mất bao nhiêu thời gian để thông tin lại đầy đủ và chính xác tới toàn bộ thành viên có liên quan? Để công việc này được thực hiện một cách tức thời bạn cần tới một tác vụ tự động thay bạn gửi các thông báo tới nhân viên của mình thông qua email hay sms. Bên cạnh đó, đối tác hay nhân viên của bạn có thể tiếp cận với tài liệu ở nhiều địa điểm và bất cứ khi nào họ cần. Các phần mềm quản lý dự án đủ tốt hiện nay sẵn sàng cung cấp cho bạn trải nghiệm thú vị về tốc độ truyền thông trong cập nhật thông tin hồ sơ và chia sẻ tài liệu.

5. Lưu tữ tiết kiệm

Bên cạnh một khoảng thời gian được tiết kiệm đáng kể, quản lý hồ sơ dự án trên phần mềm còn giúp bạn tiết kiệm không ít các chi phí đến từ chi phí in ấn, chi phí thiết bị lưu trữ hồ sơ, không gian lưu trữ và còn giảm thiếu tối đa các công việc giấy tờ cho nhân viên hành chính tạo điều kiện cho họ tập trung vào các công việc quan trọng hơn.

Đôi khi sự kém cỏi trong quản lý hồ sơ sẽ là cơ hội để một số vấn đề tiêu cực trong dự án bị che lấp bởi quá nhiều những thông tin gây nhiễu, nhà quản lý sẽ không thể dựa vào những tài liệu không rõ ràng để sẵn sàng cho các quyết định tiếp theo. Vì thế giải pháp đi đầu để tăng tính bảo mật, tốc độ tìm kiếm và mức độ chính xác của tài liệu là ứng dụng phần mềm quản lý dự án vào quản lý hồ sơ, giải quyết bài toán về hiệu quả khai thác dữ liệu trong quá trình triển khai dự án.



Tin liên quan

Quản lý dự án là gì?
11.12.2017

Quản lý dự án là gì?

Các dự án hiện nay rất đa dạng trên nhiều lĩnh vực khác nhau như xây dựng, sản xuất, công nghệ thông tin… Nhưng chung quy lại những dự án này đều hoạt động dựa trên những nguyên tắc chung và bản chất của chúng là tương đồng, vậy chúng ta đã thực sự hiểu quản lý dự án là gì?

Chi tiết...
Tổ chức quản lý dự án
04.01.2018

Tổ chức quản lý dự án

Để đạt được mục tiêu, các dự án cần có sự linh hoạt trong tổ chức quản lý theo từng giai đoạn và thực trạng triển khai. Dựa trên cơ cấu đã được phân công ban đầu, các dự án có thể tối ưu hóa quy trình của mình thông qua cách tổ chức khoa học giúp tiết kiệm tài nguyên và đạt được hiệu quả.

Chi tiết...
quan ly du an online
03.03.2018

Lợi ích phần mềm quản lý dự án online (Phần 2)

Ở phần trước đã liệt kê một số lợi ích cơ bản mà phần mềm quản lý dự án online đem lại, bên cạnh những tiện lợi trong thao tác và sử dụng, phần mềm còn cung cấp các tiện ích giúp quản lý đồng thời nhiều dự án, quản lý dự án hiệu quả hơn, cải thiện năng suất và tiết kiệm tài nguyên.

Chi tiết...
Lập kế hoạch nhân sự cho dự án
04.04.2018

Lập kế hoạch nhân sự cho dự án

Một kế hoạch nhân sự được thiết kế hiệu quả sẽ giúp dự án đi đến mục tiêu nhanh hơn và tiết kiệm hơn trong quá trình triển khai của mình, bên cạnh đó nó còn giúp bạn có được nhận định chính xác về chất lượng nguồn lực để sử dụng cho các dự án tiếp theo. Vậy làm cách nào để có kế hoạch nhân sự khoa học nhất cho dự án?

Chi tiết...
Quản lý thay đổi dự án
10.08.2018

Quản lý thay đổi dự án

Trải qua nhiều năm kinh nghiệm triển khai dự án, không ít nhà quản lý cho rằng quản lý thay đổi trong quá trình thực hiện dự án luôn là một trong những điều khó khăn nhất mà họ phải đối mặt. Nhưng nếu bạn luôn chủ động ở tư thế sẵn sàng tiếp nhận và xử lý linh hoạt thì quản lý thay đổi sẽ đơn giản và hiệu quả hơn rất nhiều.

Chi tiết...
Phân tích và quản lý rủi ro dự án
10.08.2018

Phân tích và quản lý rủi ro dự án

Rủi ro xuất hiện trong quá trình triển khai dự án phần lớn luôn tiềm ẩn nguy cơ nhưng nếu biết cách tiếp nhận nó như cơ hội, đội dự án của bạn có thể có những trải nghiệm giá trị giúp dự án đạt được mục tiêu nhanh hơn.

Chi tiết...
Logo

Bằng sáng tạo, chúng tôi tạo ra các ứng dụng được cập nhật về công nghệ, quy trình xử lý thông minh, giao diện đẹp. Am hiểu sâu sắc về nhiều ngành nghề kinh doanh, SINNOVA đã và đang cung cấp các giải pháp tổng thể doanh nghiệp (ERP) chuyên ngành giúp kết nối các hoạt động và đem lại hiệu quả hơn bao giờ hết.

  • Tầng 10, Tòa nhà Sannam - Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội
  • T: +84 24 3200 8740
  • F: +84 24 3200 8741
  • E: info@sinnovasoft.com

Liên hệ mua hàng

  • M: +84 98 3991 138
  • S: Trò chuyện với kinh doanh

Liên hệ hỗ trợ

  • M: +84 98 3991 148
  • S: Trò chuyện với tư vấn hỗ trợ