Kiến thức quản trị

Quản lý thay đổi dự án


Quản lý thay đổi dự án

Trải qua nhiều năm kinh nghiệm triển khai dự án, không ít nhà quản lý cho rằng quản lý thay đổi trong quá trình thực hiện dự án luôn là một trong những điều khó khăn nhất mà họ phải đối mặt. Nhưng nếu bạn luôn chủ động ở tư thế sẵn sàng tiếp nhận và xử lý linh hoạt thì quản lý thay đổi sẽ đơn giản và hiệu quả hơn rất nhiều.

Phạm vi dự án

Việc bạn và đội dự án của mình phải đối mặt với các trường hợp thay đổi quy mô hay phạm vi dự án là điều khó tránh được. Tuy nhiên nếu dự án của bạn được lên kế hoạch và xây dựng nền móng một cách vững chắc thì cho dù nó là những biến động đột ngột, rõ ràng hay những biến đổi chậm và khó nhận biết đều có thể xử lý được. Tuy nhiên có một lưu ý rằng nền tảng xây dựng ban đầu cần vững chắc nhưng không có nghĩa là phải quá phức tạp bởi chỉ những cấu trúc đơn giản, chi tiết mới dễ thực hiện việc điều chỉnh và sắp xếp lại khi có biến động về phạm vi xảy ra.

Trước tiên để xây dựng nền móng và xác định chính xác phạm vi hiện tại bạn cần làm rõ các mục tiêu và tiêu chí cho sản phẩm cuối cùng của dự án. Một số nhà quản lý cho rằng các thay đổi về phạm vi sẽ tác động tiêu cực đến tiến trình triển khai nhưng trong một số trường hợp cần đón nhận nó giống như một cơ hội mà khi bạn kiểm soát tốt sẽ giúp dự án đi nhanh hơn.

Ngân sách dự án

Khi bạn đã lập kế hoạch ngân sách dự tính rõ ràng cho cả quy trình đi tới hoàn thành dự án, điều gì xảy ra khi phạm vi dự án bị thay đổi hay quy trình xác lập ban đầu có biến động? Bạn phải nhanh chóng tiến hành phân tích kỹ lưỡng và đưa ra các quyết định cập nhật thông tin ngân sách mới cho dự án của mình.

Có thể bạn đã biết, dự toán ngân sách cho dự án luôn phức tạp hơn việc dự toán ngân sách cho các công việc thông thường, vì thế không nên ngạc nhiên rằng những thay đổi về ngân sách dự án khiến bạn tốn nhiều công sức đối phó mà hãy tập trung vào việc lập kế hoạch sẵn sàng cho những thay đổi ở mọi thời điểm trong quá trình triển khai. Với sự chuân bị kỹ lưỡng và tính linh hoạt của ngân sách, khi phạm vi dự án thay đổi đồng thời ngân sách cũng phải thay đổi theo hoặc nó bắt buộc phải được thay đổi khi lịch trình của dự án chuyển sang một phương án khác. Nếu bạn có thể tiếp cận với một phần mềm quản lý dự án đủ tốt nó có thể giúp bạn có cái nhìn trực quan về ngân sách và các chi tiêu thực tế cho dự án một cách chi tiết nhất. Đây cũng là giải pháp để bạn luôn chủ động với những thay đổi ngân sách đột ngột do tác động từ phạm vi hay thay đổi quy trình.

Thời gian triển khai dự án

Mỗi cá nhân tham gia dự án đều có một lịch làm việc khác nhau, cách họ sử dụng quỹ thời gian cá nhân tác động không nhỏ tới lịch trình công việc của đồng nghiệp và của toàn dự án. Vì thế sự thay đổi về nguồn lực, chi phí hay quy mô dự án tất yếu kéo theo ít nhiều những thay đổi về thời gian mà cần có sự nhập cuộc kịp thời của một giải pháp đủ tốt giúp dự án cân bằng và đi đúng hướng. Để chủ động hơn, nhà quản lý cần nắm được lịch sử phân bổ thời gian thực hiện công việc, theo dõi nó thường xuyên khi đó có thể biết được cần điểu chỉnh mắt xích nào trong tổng thể một lịch trình để dự án đi về quỹ đạo. Một phần mềm quản lý dự án sẽ sẵn sàng cung cấp các thông tin về phân bổ thời gian và sử dụng nó phù hợp với mỗi cá nhân, nhóm trong dự án, từ đó có cơ sở đánh giá tác động của sự thay đổi và đưa ra quyết định xử lý kịp thời.

Nguồn lực dự án

Đứng trước thách thức phải hoàn thành dự án với chất lượng cao, đúng thời hạn nhưng chi phí và nhân lực tối thiểu các nhà quản lý dự án bắt buộc phải ứng biến với thay đổi nguồn lực sao cho những đánh đổi là thấp nhất. Lường trước được điều này, khởi đầu với một kế hoạch nhân sự được thiết kế linh động sẽ giúp bạn phân bổ lại nguồn lực nhanh chóng ngay khi nhận diện được dấu hiệu cần thay đổi. Tuy nhiên không phải tất cả sự biến động về nhân lực đều có tác động tiêu cực ở mọi thời điểm. Trường hợp khi dự án của bạn xuất hiện dư thừa nhân sự với năng lực nhân viên cao hơn dự tính, việc giảm số lượng nhân sự là cần thiết hơn cả tuy nhiên nếu bạn nhìn nhận đó là những biến cố thì các hành động xử lý tất yếu trở thành vô nghĩa hoặc thậm chí là phản tác dụng. Vì thế trước những thay đổi nguồn lực cần đánh giá chính xác năng lực đội dự án của bạn. Để theo dõi và đánh giá kịp thời, một phần mềm quản lý dự án sẽ giúp bạn đánh giá năng lực nhân viên thông qua cập nhật tiến độ, nắm bắt khả năng phân bổ công việc của mỗi người.

Quản lý thay đổi dự án

SẴN SÀNG VỚI NHỮNG THAY ĐỔI TRONG DỰ ÁN VỚI SINNOVA-PM

Phụ thuộc dự án

Thiết lập ràng buộc giữa các công việc hay dự án khác nhau mang lại cho bạn khả năng kế hoạch hóa nguồn lực và quản lý thời gian tối ưu nhất. Tuy nhiên những biến động xảy ra xung quanh nó lại khá phức tạp và khó giải quyết. Khi thời gian thực hiện một công việc bị thay đổi sẽ yêu cầu hàng loạt các công việc khác thay đổi theo để đảm bảo thời hạn cuối cùng, vì thế hiệu ứng này khiến nhà quản lý phải mất nhiều thời gian hiệu chỉnh cùng độ chính xác thường không cao. Một số phần mềm quản lý dự án hiện nay đã xử lý vấn đề này với cơ chế điều chỉnh tự động các công việc hay dự án liên quan khi có một yếu tố phụ thuộc bị thay đổi.

Một dự án không thể tránh khỏi những thay đổi, nếu nhà quản lý vẫn giữ cho mình quan điểm cũ, cách làm cũ thì dự án khó có thể đạt được kết quả như kỳ vọng. Với vai trò của người quản lý dự án, bạn cần lắng nghe và tiếp cận các giải pháp quản lý mới giúp dự án mạnh mẽ hơn trước những tác động khó kiểm soát.



Tin liên quan

11.12.2017

Quản lý dự án là gì?

Các dự án hiện nay rất đa dạng trên nhiều lĩnh vực khác nhau như xây dựng, sản xuất, công nghệ thông tin… Nhưng chung quy lại những dự án này đều hoạt động dựa trên những nguyên tắc chung và bản chất của chúng là tương đồng, vậy chúng ta đã thực sự hiểu quản lý dự án là gì?

Chi tiết...
04.01.2018

Tổ chức quản lý dự án

Để đạt được mục tiêu, các dự án cần có sự linh hoạt trong tổ chức quản lý theo từng giai đoạn và thực trạng triển khai. Dựa trên cơ cấu đã được phân công ban đầu, các dự án có thể tối ưu hóa quy trình của mình thông qua cách tổ chức khoa học giúp tiết kiệm tài nguyên và đạt được hiệu quả.

Chi tiết...
27.03.2018

Tăng tốc dự án qua phương pháp chia nhỏ mục tiêu

Phương pháp chia nhỏ mục tiêu trong giai đoạn lập kế hoạch giúp nhà quản lý có các quyết định tập trung và chính xác hơn. Thông qua kết quả đạt được ở mỗi mục tiêu, nhà quản lý có thể nhanh chóng thấy được sự tác động của các yếu tố này tới mục tiêu cuối cùng từ đó hình thành bài học cho các dự án tiếp theo của mình.

Chi tiết...
04.04.2018

Lập kế hoạch nhân sự cho dự án

Một kế hoạch nhân sự được thiết kế hiệu quả sẽ giúp dự án đi đến mục tiêu nhanh hơn và tiết kiệm hơn trong quá trình triển khai của mình, bên cạnh đó nó còn giúp bạn có được nhận định chính xác về chất lượng nguồn lực để sử dụng cho các dự án tiếp theo. Vậy làm cách nào để có kế hoạch nhân sự khoa học nhất cho dự án?

Chi tiết...
19.04.2018

Quản lý thời gian và kiểm soát lịch trình dự án

Để dự án hoàn thành đúng thời hạn bạn sẽ phải nỗ lực không ngừng nghỉ kể từ khi bắt đầu đến khi kết thúc dự án. Tuy nhiên nếu bạn ý thức được và bắt tay vào thực hiện trước khi dự án bắt đầu sẽ tiết kiệm được đáng kể thời gian và tránh khỏi áp lực, căng thẳng mà sức ép về tiến độ gây ra.

Chi tiết...
26.07.2018

Kiểm soát và giám sát dự án toàn diện (Phần 1)

Việc giám sát dự án cần được thực hiện thường xuyên và một hệ thống giám sát cần được thiết lập để tập trung vào nhận biết các thay đổi quan trọng trong quá trình triển khai dự án. Quá trình này liên quan đến việc so sánh hiệu suất thực tế với dự kiến nhằm thực hiện hành động khắc phục trước khi có sự khác biệt đáng kể.

Chi tiết...
Logo

Bằng sáng tạo, chúng tôi tạo ra các ứng dụng được cập nhật về công nghệ, quy trình xử lý thông minh, giao diện đẹp. Am hiểu sâu sắc về nhiều ngành nghề kinh doanh, SINNOVA đã và đang cung cấp các giải pháp tổng thể doanh nghiệp (ERP) chuyên ngành giúp kết nối các hoạt động và đem lại hiệu quả hơn bao giờ hết.

  • Tầng 10, Tòa nhà Sannam - Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội
  • T: +84 24 3200 8740
  • F: +84 24 3200 8741
  • E: info@sinnovasoft.com

Liên hệ mua hàng

  • M: +84 98 3991 138
  • S: sinnova_kd

Liên hệ hỗ trợ

  • M: +84 98 3991 148
  • S: sinnova_sp