Trải qua nhiều năm kinh nghiệm triển khai dự án, không ít nhà quản lý cho rằng quản lý thay đổi trong quá trình thực hiện dự án luôn là một trong những điều khó khăn nhất mà họ phải đối mặt. Nhưng nếu bạn luôn chủ động ở tư thế sẵn sàng tiếp nhận và xử lý linh hoạt thì quản lý thay đổi sẽ đơn giản và hiệu quả hơn rất nhiều.

Phạm vi dự án

Việc bạn và đội dự án của mình phải đối mặt với các trường hợp thay đổi quy mô hay phạm vi dự án là điều khó tránh được. Tuy nhiên nếu dự án của bạn được lên kế hoạch và xây dựng nền móng một cách vững chắc thì cho dù nó là những biến động đột ngột, rõ ràng hay những biến đổi chậm và khó nhận biết đều có thể xử lý được. Tuy nhiên có một lưu ý rằng nền tảng xây dựng ban đầu cần vững chắc nhưng không có nghĩa là phải quá phức tạp bởi chỉ những cấu trúc đơn giản, chi tiết mới dễ thực hiện việc điều chỉnh và sắp xếp lại khi có biến động về phạm vi xảy ra.

Trước tiên để xây dựng nền móng và xác định chính xác phạm vi hiện tại bạn cần làm rõ các mục tiêu và tiêu chí cho sản phẩm cuối cùng của dự án. Một số nhà quản lý cho rằng các thay đổi về phạm vi sẽ tác động tiêu cực đến tiến trình triển khai nhưng trong một số trường hợp cần đón nhận nó giống như một cơ hội mà khi bạn kiểm soát tốt sẽ giúp dự án đi nhanh hơn.

Ngân sách dự án

Khi bạn đã lập kế hoạch ngân sách dự tính rõ ràng cho cả quy trình đi tới hoàn thành dự án, điều gì xảy ra khi phạm vi dự án bị thay đổi hay quy trình xác lập ban đầu có biến động? Bạn phải nhanh chóng tiến hành phân tích kỹ lưỡng và đưa ra các quyết định cập nhật thông tin ngân sách mới cho dự án của mình.

Có thể bạn đã biết, dự toán ngân sách cho dự án luôn phức tạp hơn việc dự toán ngân sách cho các công việc thông thường, vì thế không nên ngạc nhiên rằng những thay đổi về ngân sách dự án khiến bạn tốn nhiều công sức đối phó mà hãy tập trung vào việc lập kế hoạch sẵn sàng cho những thay đổi ở mọi thời điểm trong quá trình triển khai. Với sự chuân bị kỹ lưỡng và tính linh hoạt của ngân sách, khi phạm vi dự án thay đổi đồng thời ngân sách cũng phải thay đổi theo hoặc nó bắt buộc phải được thay đổi khi lịch trình của dự án chuyển sang một phương án khác. Nếu bạn có thể tiếp cận với một phần mềm quản lý dự án đủ tốt nó có thể giúp bạn có cái nhìn trực quan về ngân sách và các chi tiêu thực tế cho dự án một cách chi tiết nhất. Đây cũng là giải pháp để bạn luôn chủ động với những thay đổi ngân sách đột ngột do tác động từ phạm vi hay thay đổi quy trình.

Thời gian triển khai dự án

Mỗi cá nhân tham gia dự án đều có một lịch làm việc khác nhau, cách họ sử dụng quỹ thời gian cá nhân tác động không nhỏ tới lịch trình công việc của đồng nghiệp và của toàn dự án. Vì thế sự thay đổi về nguồn lực, chi phí hay quy mô dự án tất yếu kéo theo ít nhiều những thay đổi về thời gian mà cần có sự nhập cuộc kịp thời của một giải pháp đủ tốt giúp dự án cân bằng và đi đúng hướng. Để chủ động hơn, nhà quản lý cần nắm được lịch sử phân bổ thời gian thực hiện công việc, theo dõi nó thường xuyên khi đó có thể biết được cần điểu chỉnh mắt xích nào trong tổng thể một lịch trình để dự án đi về quỹ đạo. Một phần mềm quản lý dự án sẽ sẵn sàng cung cấp các thông tin về phân bổ thời gian và sử dụng nó phù hợp với mỗi cá nhân, nhóm trong dự án, từ đó có cơ sở đánh giá tác động của sự thay đổi và đưa ra quyết định xử lý kịp thời.

Nguồn lực dự án

Đứng trước thách thức phải hoàn thành dự án với chất lượng cao, đúng thời hạn nhưng chi phí và nhân lực tối thiểu các nhà quản lý dự án bắt buộc phải ứng biến với thay đổi nguồn lực sao cho những đánh đổi là thấp nhất. Lường trước được điều này, khởi đầu với một kế hoạch nhân sự được thiết kế linh động sẽ giúp bạn phân bổ lại nguồn lực nhanh chóng ngay khi nhận diện được dấu hiệu cần thay đổi. Tuy nhiên không phải tất cả sự biến động về nhân lực đều có tác động tiêu cực ở mọi thời điểm. Trường hợp khi dự án của bạn xuất hiện dư thừa nhân sự với năng lực nhân viên cao hơn dự tính, việc giảm số lượng nhân sự là cần thiết hơn cả tuy nhiên nếu bạn nhìn nhận đó là những biến cố thì các hành động xử lý tất yếu trở thành vô nghĩa hoặc thậm chí là phản tác dụng. Vì thế trước những thay đổi nguồn lực cần đánh giá chính xác năng lực đội dự án của bạn. Để theo dõi và đánh giá kịp thời, một phần mềm quản lý dự án sẽ giúp bạn đánh giá năng lực nhân viên thông qua cập nhật tiến độ, nắm bắt khả năng phân bổ công việc của mỗi người.

Phụ thuộc dự án

Thiết lập ràng buộc giữa các công việc hay dự án khác nhau mang lại cho bạn khả năng kế hoạch hóa nguồn lực và quản lý thời gian tối ưu nhất. Tuy nhiên những biến động xảy ra xung quanh nó lại khá phức tạp và khó giải quyết. Khi thời gian thực hiện một công việc bị thay đổi sẽ yêu cầu hàng loạt các công việc khác thay đổi theo để đảm bảo thời hạn cuối cùng, vì thế hiệu ứng này khiến nhà quản lý phải mất nhiều thời gian hiệu chỉnh cùng độ chính xác thường không cao. Một số phần mềm quản lý dự án hiện nay đã xử lý vấn đề này với cơ chế điều chỉnh tự động các công việc hay dự án liên quan khi có một yếu tố phụ thuộc bị thay đổi.

Một dự án không thể tránh khỏi những thay đổi, nếu nhà quản lý vẫn giữ cho mình quan điểm cũ, cách làm cũ thì dự án khó có thể đạt được kết quả như kỳ vọng. Với vai trò của người quản lý dự án, bạn cần lắng nghe và tiếp cận các giải pháp quản lý mới giúp dự án mạnh mẽ hơn trước những tác động khó kiểm soát.