Để cung cấp môi trường và dịch vụ y tế chất lượng cao, việc quản lý tài sản đúng cách và bảo trì trang thiết bị chăm sóc sức khỏe là cần thiết để kéo dài vòng đời tài sản, tiết kiệm chi phí, tránh tình trạng lỗi trang thiết bị cũng như nâng cao hiệu suất quản lý.

Phụ thuộc vào nhiều loại tài sản chăm sóc sức khỏe, trang thiết bị y tế, việc quản lý vòng đời tài sản không thể được tối ưu hóa nếu không có một hệ thống quản lý tài sản phù hợp. Cùng tìm hiểu phương pháp tối ưu hóa việc quản lý tài sản bệnh viện với 7 cách kéo dài vòng đời tài sản y tế ngay dưới đây.

Ảnh sưu tầm

Quản lý vòng đời tài sản chăm sóc sức khỏe là gì?

Vòng đời tài sản là một cách tiếp cận chiến lược và phân tích để quản lý tài sản hiệu quả của một doanh nghiệp, bao gồm bốn giai đoạn chính:
• Lên kế hoạch đầu tư
• Mua sắm hoặc mua lại
• Vận hành và bảo trì
• Thanh lý

Vòng đời tài sản y tế (Medical Asset Life Cycle) là một khái niệm dùng để khái quát quá trình sử dụng của một loại tài sản y tế cố định bắt đầu từ thời điểm lập kế hoạch, mua sắm, sử dụng hữu ích, bảo trì cho đến khi kết thúc sử dụng và được loại bỏ hay thanh lý.

Quản lý vòng đời tài sản chăm sóc sức khỏe mô tả việc tối ưu hóa chức năng của các tài sản y tế và hoạt động hữu ích trong suốt vòng đời của tài sản đó.

Liên quan đến việc chăm sóc và bảo dưỡng thiết bị y tế, máy móc và các tài sản vật chất khác. Tuổi thọ của thiết bị y tế và thiết bị lâm sàng phụ thuộc vào các yếu tố khác nhau, bao gồm:
• Bảo trì và bảo dưỡng
• Tần suất sử dụng
• Điều kiện vận hành

Ảnh sưu tầm

Trong điều kiện hoạt động bình thường, hầu hết các thiết bị y tế được kết nối có tuổi thọ trung bình từ 7 đến 10 năm.

Quản lý vòng đời tài sản chăm sóc sức khỏe hiệu quả chính là phần nhiệm vụ quan trọng trong việc quản lý tài sản, điều bắt buộc đối với các bệnh viện để cung cấp dịch vụ tốt nhất cho bệnh nhân.

Tại sao cần phải đầu tư vào quản lý vòng đời tài sản chăm sóc sức khỏe?

Các cơ sở chăm sóc sức khỏe có nhiều hệ thống và thiết bị y tế cần thiết để công tác khám chữa bệnh đạt hiệu quả. Theo dõi từng bộ phận của thiết bị trong suốt vòng đời của thiết bị đó giúp bộ phận bảo trì kiểm tra và bảo trì tất cả các thiết bị và hệ thống quan trọng một cách thích hợp. Do đó, tất cả các tài sản luôn ở trong điều kiện hoạt động tốt.

Hầu hết các bệnh viện đang hướng tới mục tiêu duy trì một môi trường y tế sạch sẽ, an toàn và hoạt động tối ưu trong khi quản lý vòng đời tài sản.

Quản lý vòng đời tài sản giúp các cơ sở y tế đưa ra quyết định có nên thay thế tài sản khác mới hơn và hiệu quả hơn hay không. Hoạt động này còn cho phép các bệnh viện xác định và nhanh chóng giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.

Tầm quan trọng của bộ phận bảo trì trong việc kéo dài vòng đời tài sản y tế

Trong các giai đoạn của vòng đời tài sản y tế, bộ phận bảo trì đóng vai trò quan trọng, không những giúp các cơ sở y tế lựa chọn đúng nhà cung cấp mà còn góp phần kéo dài tuổi thọ của nhiều máy móc thiết bị.

• Giai đoạn lên kế hoạch
Dựa trên kinh nghiệm bảo trì, sửa chữa và nâng cấp các tài sản y tế hiện có, bộ phận bảo trì sẽ xác định chính xác các tính năng, thông số kỹ thuật mà tài sản chăm sóc sức khỏe cần có để hoạt động hiệu quả.

• Giai đoạn mua sắm
Bộ phận bảo trì giúp bạn lựa chọn các nhà cung cấp có uy tín, tư vấn cho bạn biết về nhiều nhà sản xuất, loại tài sản nào dễ sửa chữa, dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp nào tốt nhất trên thị trường.

• Giai đoạn vận hành và bảo trì
Tầm quan trọng của bộ phận bảo trì trong giai đoạn này là không thể chối cãi. Việc tuân thủ nghiêm ngặt đúng hạn bảo trì định kỳ sẽ kéo dài vòng đời của máy móc, trang thiết bị y tế.
Bất cứ khi nào cơ sở y tế của bạn có nhu cầu sửa chữa, cài đặt, nâng cấp, cập nhật các tính năng mới cho hệ thống tài sản, vật tư của mình, bộ phận bảo trì sẽ tham gia đầu tiên để duy trì hiệu suất hoạt động cao nhất của các trang thiết bị.

• Giai đoạn thanh lý
Khi thiết bị y tế sắp hết khả năng hoạt động hữu ích, bộ phận bảo trì giúp người quản lý đưa ra quyết định nên thay thế, sửa chữa, thanh lý hay loại bỏ tài sản đó. Bộ phận bảo trì sẽ phải tổng hợp các báo cáo đánh giá, chi phí liên quan đến tài sản, thiết bị y tại từng giai đoạn vòng đời của tài sản đó.
Để có một cơ sở dữ liệu, thông tin đáng tin cậy về tài sản, việc lập hồ sơ lưu trữ cần được thực hiện nghiêm ngặt, rõ ràng và chính xác. Trong thực tế, đây là một điều mà không phải bất cứ bệnh viện hay cơ sở y tế nào cũng có thể thực hiện.
Bộ phận bảo trì hoàn toàn có thể giúp mọi thứ dễ dàng hơn bằng cách xem xét và đánh giá các chi phí bảo trì liên quan đến tài sản y tế mà họ đang theo dõi thông qua phần mềm quản lý tài sản | SINNOVA-EAM
Đây là công cụ quản lý và lưu trữ toàn bộ thông tin về nhà cung cấp, đơn vị bảo hành, sửa chữa, thông tin tài sản, vật tư mua về, tự động phân bổ chi phí và theo dõi, ghi chép, quản lý chi phí bảo dưỡng, sửa chữa, thời gian hoạt động… liên quan đến tài sản trên cùng một hệ thống. Căn cứ vào số liệu này, cơ sở y tế có thể dễ dàng quyết định khi nào nên thanh lý, thay thế hay loại bỏ tài sải chăm sóc sức khỏe.

7 cách để quản lý vòng đời tài sản y tế hiệu quả tại bệnh viện

Dưới đây là một số phương pháp hay nhất mà bạn có thể triển khai để tăng cường quản lý vòng đời tài sản chăm sóc sức khỏe của mình.

1. Thực hiện giám sát hàng tồn kho hoàn chỉnh

Một kế hoạch quản lý vòng đời tài sản tốt bắt đầu bằng việc kiểm kê tất cả các tài sản bạn có.

Tiếp theo, hãy phân loại tài sản theo từng tính năng của tài sản đó, phân loại theo nhà sản xuất, nhà cung cấp, kiểu máy, loại tài sản, giá trị tài sản, thời hạn sử dụng và tuổi thọ tài sản.

Lưu giữ thông tin, hồ sơ của tất cả các dữ liệu bảo trì có sẵn từ trước và tình trạng hoạt động hiện tại của tài sản y tế. Dữ liệu báo cáo về tài sản càng tốt thì bạn càng ít gặp phải rắc rối khi bảo trì hoặc thực hiện các quy trình khác trên thiết bị y tế của mình.

Các tài sản khác nhau có lịch bảo trì và tuổi thọ khác nhau, do đó, việc phân loại tài sản sẽ giúp bạn theo dõi vòng đời của các tài sản đó một cách hiệu quả.

2. Chọn tem nhãn, barcode và mã vạch thích hợp

Trước đây, khi chưa có ứng dụng mã vạch thì việc quản lý tài sản rất khó khăn và tốn nhiều thời gian cũng như nguồn nhân lực, tuy vậy nhưng số liệu về tài sản không chắc đã chính xác tuyệt đối.

Hiện nay, việc quản lý tài sản y tế bằng tem nhãn, mã vạch tài sản là phương pháp đang được ứng dụng rộng rãi và được nhiều cơ sở y tế tin tưởng. Ứng dụng công nghệ này vào quy trình quản lý tài sản sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí, thời gian, công sức, đem lại hiệu quả kinh doanh cực cao, đồng thời, giúp cho nhà quản lý trong việc tối ưu hóa quá trình kiểm tra, theo dõi, kiểm kê tài sản một chính xác nhất, tránh tình trạng sai lệch số liệu dẫn đến hao hụt tài sản y tế.

Hầu hết các hệ thống quản lý hiện đại đều bao gồm các giải pháp kiểm tra, theo dõi tài sản hiệu quả như sử dụng mã vạch, RFID, tích hợp các thiết bị in barcode, in nhãn.

Ảnh sưu tầm

3. Áp dụng giải pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Hầu hết các bệnh viện chọn mua các trang thiết bị trùng lặp khi họ không thể xác định vị trí của các tài sản quan trọng kịp thời.

Việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp các tổ chức chăm sóc sức khỏe giảm bớt hay loại bỏ việc mua sắm tài sản trùng lặp. Khi đó, bệnh viện có thể tiết kiệm và cắt giảm chi tiêu bằng cách tối ưu hóa việc sử dụng thiết bị.

Bạn phải đảm bảo công việc quản lý hàng tồn kho nằm trong một hệ thống cơ sở dữ liệu mà tất cả nhân viên kỹ thuật của bệnh viện có thể truy cập được mọi lúc, mọi nơi, giúp các bộ phận dễ dàng xác định tài sản, thiết bị và vật tư cần thiết để cung cấp dịch vụ khám chữa bệnh hiệu quả.

4. Thực hiện bảo trì tài sản phòng ngừa

Các tổ chức chăm sóc sức khỏe sử dụng nhiều tài sản có rủi ro cao. Bạn nên có kế hoạch bảo trì phòng ngừa bằng cách xác định và giải quyết các vấn đề trước khi chúng xảy ra.

Với khả năng hiển thị rủi ro cao được cải thiện, các phòng khoa có thể giảm thiểu sự cố không mong muốn và cung cấp môi trường chăm sóc sức khỏe tốt hơn cho bệnh nhân.

Bảo trì phòng ngừa cũng làm tăng tuổi thọ của tài sản bằng cách duy trì chúng trong điều kiện tối ưu, giúp giảm chi phí mua sắm tài sản mới.

5. Tạo hệ thống trả, nhận bằng thẻ tài sản

Việc tạo thẻ tài sản có nhận dạng giúp bệnh viện triển khai hệ thống quản lý tài sản gồm kiểm tra, nhận, trả phòng, trang thiết bị. Hệ thống này cho phép bạn theo dõi tổng quan lịch sử quá trình sử dụng, chi tiết quản lý của từng tài sản y tế.

Tài sản sẽ được thiết lập mã tài sản khoa học theo cấu trúc như loại tài sản, nhóm tài sản,…

Với những thẻ tài sản đó, bạn có thể tối ưu hóa việc đầu tư thiết bị, những tài sản thường có nhu cầu nhưng không có sẵn, bạn nên mua thêm, hoặc những tài sản trùng lặp nhau nhưng không bao giờ sử dụng, bạn có thể giảm quy mô của cơ sở y tế bằng cách thanh lý hoặc loại bỏ các tài sản đó. Từ đó, bệnh viện có thể giảm chi phí thiết bị mà không làm ảnh hưởng tới các tài sản quan trọng khác.

6. Tạo quy trình ngừng hoạt động tài sản cụ thể

Bất kể lý do loại bỏ tài sản là gì, bạn nên làm theo một quy trình ngừng hoạt động cụ thể, bao gồm:
• Xóa dữ liệu được lưu trữ.
• Vệ sinh thiết bị.
• Xóa tất cả các tem nhãn và mã vạch.
• Tháo gỡ tài sản.
• Xử lý chất thải nguy hại một cách an toàn và thân thiện với môi trường.

Các hệ thống phần mềm quản lý tài sản chăm sóc sức khỏe đáng tin cậy luôn lưu trữ các quy trình ngừng hoạt động tài sản, quản lý thông tin thanh lý tài sản, cung cấp những báo cáo liên quan đến việc thanh lý hay loại bỏ tài sản đó, giúp bạn tiết kiệm thời gian và thực hiện quy trình ngừng hoạt động một cách tối ưu.

7. Triển khai hệ thống quản lý tài sản bệnh viện

Các tổ chức chăm sóc sức khỏe nên theo dõi và lưu giữ hồ sơ về tình trạng và giá trị hiện tại của tài sản y tế. Những hồ sơ này sẽ giúp lập lịch bảo trì và tính toán chi phí trọn đời. Điều này cho phép các cơ sở y tế có đủ thời gian để lập kế hoạch và thay thế trước khi những tài sản đó gây ra sự cố hoặc hỏng hóc vĩnh viễn.

Hệ thống quản lý tài sản cũng hỗ trợ bệnh viện lập kế hoạch mua thiết bị trong tương lai. Dựa vào thông tin tài sản được lưu trữ, bạn có thể thay thế tài sản hoạt động kém hiệu quả bằng các trang thiết bị tốt hơn. Khi đó, bạn quyết định lựa chọn nhà sản xuất cung cấp tài sản có tuổi thọ tốt hơn.

Ảnh sưu tầm

Phần mềm quản lý tài sản | SINNOVA-EAM là giải pháp hiệu quả, từ kiểm soát quản lý hàng tồn kho đến việc lưu trữ hồ sơ, thông tin toàn bộ tài sản với nền tảng dữ liệu vững chắc. Tài sản được giám sát chặt chẽ trong suốt tất cả các giai đoạn của vòng đời với các tính năng và quy trình thích hợp. Cơ sở y tế của bạn có thể kéo dài vòng đời cho trang thiết bị, vật tư và cải thiện tốt nhất chất lượng dịch vụ chăm sóc sức khỏe cho khách hàng.