Mỗi doanh nghiệp từ khi sinh ra, trong quá trình phát triển đều định hình mục tiêu cho mình. Để đặt được các mục tiêu đề ra thì điều kiện cần là nguồn lực (nguồn nhân lực, nguồn tài chính,..) điều kiện đủ là một kế hoạch tốt để luôn kiểm soát được nhằm đặt được mục tiêu đề ra một cách tốn ít nguồn lực nhất, nhanh nhất. Một khi mục tiêu đã rõ ràng, nguồn lực sẵn sàng chúng ta có thể không quá khó khăn để tiến hành xây dựng kế hoạch bằng việc chia nhỏ các mục tiêu theo trục thời gian năm, quí, tháng, tuần, ngày thậm chí là hàng giờ.

Thực tế một kế hoạch dù được chuẩn bị kỹ lưỡng đến đâu thì cũng không bao giờ là hoàn hảo, điều chúng ta cần làm là đưa kế hoạch trở lên tốt hơn theo nghĩa nó được kiểm soát và điều chỉnh thường xuyên nhằm hướng đến mục tiêu đã đề ra. Một kế hoạch một khi đo đếm được có nghĩa trong phạm vi kiểm soát được thì chúng ta hoàn toàn có thể điều chỉnh để tăng hiệu quả và cải thiện hiệu suất giúp giải quyết bài toán tiến đến mục tiêu nhanh hơn và tốn ít nguồn lực hơn.

Thực hiện đánh giá kết quả công việc là một trong các giải pháp hiệu quả giúp kiểm soát được các kế hoạch đặt ra. Nhưng trên thực tế, đánh giá công việc là một việc không hề đơn giản bởi nó phụ thuộc vào không gian, thời gian, người thực thi,... theo nghĩa bị cảm tính. Vậy đâu là giải pháp cho vấn đề này?

Trọng số công việc

Khi kế hoạch được lập có nghĩa chúng ta đã xác định được nguồn lực (ai làm, máy móc gì, tài chính, bao lâu, mức độ quan trọng,...) điều đó tương ứng với mỗi công việc có một trọng số ảnh hưởng đến mục tiêu nhất định để đo lường.

Chỉ số SPI cho công việc

SPI của một công việc giúp đánh giá khả năng hoàn thành đúng tiến độ hay chậm tiến độ một cách rõ ràng. Chúng ta cùng nhìn vào công thức tính SPI sau:

SPI = (% tiến độ/100) * ((Ngày kết thúc- Ngày bắt đầu)/(Ngày hiện tại – Ngày bắt đầu))

Như vậy, SPI của bạn bằng 1 có nghĩa kế hoạch sẽ hoàn thành đúng tiến độ, SPI nhỏ hơn 1 (ví dụ 0,9) có nghĩa kế hoạch sẽ có nguy cơ chậm tiến độ so với kế hoạch, SPI lớn hơn 1 (ví dụ 1.5) có nghĩa kế hoạch có khả năng xong sớm hơn dự kiến. Điều này cho chúng ta thấy có thể dùng SPI như 1 chỉ số nhằm dự báo trước được các khả năng về mặt thời gian của các tiến độ. Với ý nghĩa của nó, SPI là cơ sở để chúng ta dự báo sớm nguy cơ ảnh hưởng tiến độ và sử dụng làm điểm số đánh giá nguồn lực về mặt đảm bảo tiến độ/thời gian. Một khi hồ sơ nguồn lực về chỉ số SPI đã được lưu giữ, chúng ta có thể sử dụng nó như 1 nhân tố then chốt trong việc phân bổ và cân đối nguồn lực khi điều chỉnh cũng như triển khai các kế hoạch tiếp theo.

Chỉ số CPI cho công việc

CPI của một công việc giúp chúng ta đo lường hiệu quả của từng công việc, dự án. Công thức CPI được tính như sau:

CPI = (% tiến độ/100) * (số giờ đã qua + Giờ thực tế)/ Giờ thực tế

Như vậy, chỉ số này giúp chúng ta đo lường về mặt chi phí (tính hiệu quả). CPI nhỏ hơn 1 (ví dụ 0,9) có nghĩa tính hiệu quả thấp đầu tư 1 đồng chỉ thu về được 0,9 đồng. CPI lớn hơn 1 (ví dụ 1,2) tính hiệu quả cao đầu tư 1 đồng có thể thu về 1,2 đồng. Với ý nghĩa của nó CPI là cơ sở để chúng ta đánh giá tính hiệu quả của công việc, dự án hay nói cách khác là căn cứ chúng ta cho điểm số về chất lượng công việc. Tóm lại, Khi đánh giá một công việc để tránh yếu tố cảm tính chúng ta hoàn toàn có thể dựa vào các chỉ số và trọng số đo lường được để tính toán điểm số của một công việc. Trong trường hợp này chúng tôi đưa ra gợi ý công thức sau để có được điểm số đánh giá công việc.

Điểm đánh giá công việc

Tổng điểm = Trọng số (mức độ quan trọng so với mục tiêu được xác định ngay khi lập kế hoạch) * ( trọng số quan trọng của yếu tố tiến độ * SPI + trọng số quan trọng của yếu tố chất lượng * CPI)

Như vậy, bằng 1 vài tính toán chúng ta có thể sử dụng trọng số, SPI, CPI của công việc để giúp nhà quản lý thực hiện đánh giá công việc trở lên đơn giản hơn, khách quan hơn và chính xác hơn.