Quản lý dự án là một phương pháp quan trọng không thể thiếu ở mọi doanh nghiệp nhằm thực hiện các dự án hiệu quả trong phạm vi về thời gian, chi phí và nguồn nhân lực thông qua việc ứng dụng các giải pháp công nghệ vào quản lý. Do đó, doanh nghiệp luôn coi quản lý dự án là một trong những vấn đề trọng điểm đáng lưu tâm để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả. Vậy tại sao quản lý dự án là động cơ khiến cả đoàn tàu tổ chức tiến về phía trước? Những vấn đề mà doanh nghiệp cần lưu ý ở đây là gì? Những vấn đề đó có tác động như thế nào đến sự thành công của dự án? Quy trình và cách thức thực hiện các yếu tố đó ra sao? Hãy cùng SINNOVA điểm qua những nhân tố tác động lên sự thành công trong quản lý dự án như sau:

1. Chu trình dự án

Chu trình dự án được coi là huyết mạch của toàn bộ quá trình dự án từ khi dự án mới chỉ là ý tưởng đến khi dự án được hoàn thành và đánh giá hiệu quả. Đây là bước quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm được để điều hành dự án theo một trình tự thời gian nhất định, qua đó đội ngũ nhân sự tham gia hay các bên liên quan hiểu được trách nhiệm của mình và tiến hành thực hiện để tạo nên một dự án thành công. Chu trình dự án bao gồm 5 giai đoạn cơ bản:

Giai đoạn 1: Khởi sự dự án

Đây là giai đoạn đặt nền móng vững chắc đầu tiên để xây dựng thành công dự án, tuy nhiên, một số doanh nghiệp cho rằng không cần quá để ý đến giai đoạn cơ bản này dẫn tới sự lỏng lẻo trong cách thực hiện ở giai đoạn tiếp theo.

Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần nghiên cứu mục tiêu, tầm nhìn, đối tượng của dự án, xác định nhân sự tham gia và doanh nghiệp muốn hợp tác, làm rõ nguồn lực vốn có thể huy động, chi phí phát sinh, những rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.

Giai đoạn 2: Lập kế hoạch cho dự án

Sau khi khởi động dự án thì doanh nghiệp sẽ bắt tay vào giai đoạn lập kế hoạch dự án- bức tranh tổng quan giúp doanh nghiệp có định hướng thực hiện dự án và cách giải quyết khủng hoảng dự án để thực hiện hiệu quả những mục tiêu đã đề ra. Từ góc độ tổng quan, lập kế hoạch dự án bao gồm các bước:

- Bước 1: Xác định mục tiêu cần đạt được của dự án

- Bước 2: Xác định tính khả thi và phương pháp thực hiện dự án

- Bước 3: Xây dựng lộ trình thực hiện dự án

- Bước 4: Xây dựng kế hoạch hỗ trợ dự án

- Bước 5: Phê duyệt và kích hoạt triển khai dự án.

Giai đoạn 3: Triển khai dự án

Khi dự án đã có kế hoạch cụ thể và nhận được sự chấp thuận từ các bên liên quan, doanh nghiệp bắt đầu triển khai thực hiện dự án với việc thực hiện các hoạt động như: giao nhiệm vụ cho nhân sự, đảm bảo đủ nhân sự cần thiết để hoàn thành dự án, tổ chức thảo luận, đo lường dòng thời gian thực hiện dự án, cập nhật thông tin cho các bên liên quan,... nhằm tuân theo các trình tự của chiến lược muốn hướng tới, qua đó tạo dựng vị thế theo cách chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.

Giai đoạn 4: Kiểm soát dự án

Kiểm soát dự án là quá trình theo dõi thời gian, chi phí và cách thức thực hiện tiến độ của dự án nhằm nắm bắt mức độ hoàn thành, phát hiện kịp thời những tình huống bất thường và đề xuất những giải pháp để thực hiện thành công dự án một cách nhanh chóng, có hiệu quả.

Giai đoạn 5: Kết thúc dự án

Kết thúc dự án là giai đoạn cuối cùng của chu trình dự án, thể hiện việc hoàn tất các thủ tục còn lại trong các giai đoạn để chính thức hoàn thành dự án thành công. Bao gồm các công việc: chấm dứt mọi hoạt động liên quan đến dự án, đóng sổ sách và hoàn tất giao dịch, đánh giá dự án và nhân sự tham gia, các bên liên quan xác nhận dự án thông qua văn bản,...

2. Phương pháp quản lý dự án

Phương pháp quản lý dự án tập hợp các phương thức, công cụ, mô hình được áp dụng để lên kế hoạch, thực hiện, giám sát và kiểm soát các hoạt động liên quan đến việc thực hiện một dự án cụ thể nhằm mục đích đảm bảo rằng dự án được hoàn thành đúng thời hạn, trong ngân sách và đạt được các yêu cầu chất lượng mong muốn của doanh nghiệp. Hiện nay có rất nhiều phương pháp quản lý dự án khác nhau như Agile, Waterfall, Scrum, Lean, Kanban, Six sigma,... Mỗi một phương pháp quản lý dự án đều có những ưu và nhược điểm riêng tùy thuộc vào loại dự án, chương trình và mục tiêu của dự án. Tuy nhiên bài toán cần được đặt ra ở đây là làm thế nào để doanh nghiệp lựa chọn được phương pháp quản lý phù hợp với dự án của mình giúp đoàn tàu tổ chức tiến về phía trước? Đây là một câu hỏi khó và để giải được bài toán đầy hóc búa này, doanh nghiệp cần làm theo các bước sau:

- Bước 1: Xác định các nhân tố tác động đến sự thành công của dự án

- Bước 2: Hiểu rõ tính chất và cách thức vận hành dự án của doanh nghiệp mình

- Bước 3: Xác định rõ mục tiêu dự án dựa trên những tính chất, mục tiêu chung

- Bước 4: Hiểu rõ tầm quan trọng của giá trị mà dự án đang hướng đến

- Bước 5: Lựa chọn và quyết định áp phương pháp quản lý dự án phù hợp với tính chất của từng phương pháp.

3. Phạm vi dự án

Phạm vi dự án là một phần của kế hoạch dự án liên quan đến việc xác định chi tiết và ghi lại danh sách mục tiêu dự án cụ thể, công việc, nhiệm vụ, nguồn lực phân bổ, chi phí và thời hạn. Việc xác định được phạm vi dự án sẽ giúp doanh nghiệp hiểu được mục tiêu, đối tượng dự án hướng đến qua đó xác định được lộ trình, kế hoạch cụ thể những nhiệm vụ cần làm để phân công nhân sự, thiết lập ngân sách chi tiêu cho dự án một cách hợp lý, hạn chế tối ưu tình trạng lãng phí những nguồn lực không cần thiết gây tốn kém thời gian và tiền bạc cho doanh nghiệp. Quy trình xây dựng phạm vi dự án bao gồm:

- Bước 1: Định hình nhiệm vụ và cách thức thực hiện dự án

- Bước 2: Xác định mục tiêu cụ thể mà dự án cần đạt được

- Bước 3: Liệt kê các công việc, nhiệm vụ, chi phí, thời hạn và khả năng cung cấp của dự án

- Bước 4: Nhìn nhận ở góc độ của người dùng cuối hướng đến và xây dựng dự án hiệu quả dựa trên những trải nghiệm của người dùng

- Bước 5: Dự trù những rủi ro có thể có trong quá trình thực hiện dự án.

4. Thay đổi dự án

Cho dù chuẩn bị kỹ lưỡng đến đâu cho khâu lập kế hoạch dự án, không ít nhà quản lý cho rằng quản lý thay đổi trong quá trình thực hiện dự án luôn là một trong những thách thức khó khăn nhất mà họ phải đối mặt. Nhưng nếu bạn luôn chủ động ở tư thế sẵn sàng tiếp nhận và xử lý linh hoạt thì quản lý thay đổi sẽ đơn giản và hiệu quả hơn rất nhiều. Quản lý thay đổi dự án bao gồm:

- Phạm vi dự án

- Ngân sách dự án

- Thời gian triển khai dự án

- Nguồn lực dự án

- Phụ thuộc dự án

5. Kết quả dự án

Sản phẩm đầu ra của dự án là kết quả cuối cùng của dự án, được sử dụng để đánh giá thành công của dự án bởi nó đạt được những yêu cầu về mọi mặt mà doanh nghiệp và người sử dụng hướng đến với phương pháp và điều kiện tối ưu. Những kết quả đạt được của một dự án có thể là thành phẩm, sản phẩm mẫu, kế hoạch tương lai, dịch vụ, cơ sở hạ tầng,... Qua những kết quả đạt được từ dự án, doanh nghiệp cần đánh giá tác động, đo lường hiệu quả của dự án xem liệu dự án có mang tính chất bảo vệ môi trường hay không, đã đủ làm thỏa mãn nhu cầu của người sử dụng chưa, liệu dự án còn có những lỗ hổng nào không hay sẽ có những tác động nào làm ảnh hưởng đến dự án trong tương lai,...