20% hoạt động mang lại 80% kết quả, câu nói trên khiến chúng ta luôn suy ngẫm trước khi bắt đầu 1 công việc hay 1 hành động. Bài viết này giúp cung cấp góc nhìn để có thể tự động hóa được công tác hạch toán kế toán, từ đó giải phóng được tiềm năng của người làm kế toán giúp họ tập trung vào hoạt động mang lại hiệu quả hơn và loại bỏ được các hoạt động kém hiệu quả. Bây giờ chúng ta sẽ cùng tập trung đi tìm giải pháp.

1. Sơ đồ hạch toán kế toán là gì?

Sơ đồ hạch toán kế toán là một cách thể hiện biến động của các tài khoản kế toán và quan hệ giữa các tài khoản kế toán. Sơ đồ hạch toán kế toán có dạng sơ đồ chữ T, bên phải là bên nợ, bên trái là bên có. Mỗi tài khoản kế toán có một sơ đồ hạch toán riêng, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài khoản đó. Sơ đồ hạch toán kế toán giúp cho kế toán doanh nghiệp có thể thực hiện các bút toán định khoản, kiểm tra, đối chiếu và cân đối các số liệu hạch toán, lập các báo cáo tài chính theo quy định.

2. Sơ đồ hạch toán kế toán giúp được gì?

- Nắm được cấu tạo của các tài khoản kế toán có dạng sơ đồ chữ T, bên phải là bên nợ, bên trái là bên có.

- Biết được nguyên tắc ghi nợ và ghi có cho từng loại tài khoản.

- Thực hiện được các bút toán định khoản cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

- Kiểm tra, đối chiếu và cân đối các số liệu hạch toán.

- Lập được các báo cáo tài chính theo quy định.

3. Ứng dụng sơ đồ hạch toán kế toán như thế nào?

Mọi hạch toán kế toán đều có thể lập sơ đồ được theo quy tắc và quy định. Giả dụ phát sinh 1 hóa đơn bán hàng, nhân viên bán hàng (không phải là kế toán) có thể hạch toán được không? Câu trả lời là được! Trước mặt nhân viên bán hàng là 1 sơ đồ hạch toán kế toán chữ T, họ sẽ biết hạch toán doanh thu vào đâu, giảm giá vào đâu,... Vì lý do này chúng ta có thể hoàn toàn mô phỏng để một ứng dụng hay một phần mềm máy tính có thể tự động xác định hạch toán được. Nghĩa là chúng ta có thể dạy cho máy biết cách hạch toán kế toán.

Độ chính xác cao! Rõ ràng tự động hóa sẽ chính xác hơn nhiều, một phần mềm máy tính khi được lập trình chính xác nó sẽ làm việc 24/7, không mệt mỏi. Ở đây muốn nhấn mạnh nếu nhân viên bán hàng nhập chính xác giá bán, giảm giá,... thì phần mềm máy tính nếu được trang bị/được dạy sơ đồ hách toán kế toán sẽ hạch toán đúng 100% thay vì nhân viên này phải nhìn vào sơ đồ hạch toán để nhập vào.

4. Giải phóng tiềm năng kế toán như thế nào?

Không cần phải nhân viên kế toán mới có thể hạch toán kế toán! Nhiệm vụ của quản lý kế toán giờ đây là xác định các luồng hạch toán mà doanh nghiệp cần để xây dựng, huấn luyện cho phần mềm thực hiện. Số liệu từ bộ phận bán hàng, mua hàng, kho, quản lý tài sản, nhân sự tiền lương,... sẽ được tự động hạch toán chính xác hoàn toàn.

Kế toán sẽ thất nghiệp? Câu trả lời đúng một phần! Giải phóng 80% hoạt động không đem lại hiệu quả như hạch toán kế toán mà chuyển qua các bộ phận như bán hàng, mua hàng, kho, quản lý tài sản, nhân sự tiền lương,... rồi thông qua sơ đồ hạch toán để tự động hóa hoàn toàn. Tiềm năng của kế toán lúc này sẽ tập trung vào giải quyết vấn đề phân tích số liệu, quản lý ngân sách, dòng tiền,...

Vai trò trung tâm điều phối định mức giá thành. Phối kết hợp bộ phận sản xuất, mua hàng, tài sản, nhân sự tiền lương,... giúp giải quyết được bài toán giá thành định mức. Khác với bài toán tính giá thành thông qua tập hợp chi phí – có kết quả sau khi sản xuất xong, bài toán giá thành định mức giúp ra được giá trước khi sản xuất và đi sâu vào khâu cấu trúc giá thành từ đó mới đủ thông tin để có thể đi sâu vào phân tích giảm được chi phí giá thành, một trong các yếu tố sống còn đối với doanh nghiệp. Không những tác động đến giá thành mà nó còn mang tính cốt lõi cho việc hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, từ kế hoạch kinh doanh có được kế hoạch sản xuất, có được kế hoạch nguyên liệu, nhân công, máy móc,...

Vai trò trung tâm tiết giảm chi phí hợp lý. Phối kết hợp bộ phận marketing, bán hàng,...với luồng số liệu realtime, công cụ tài chính trở lên sắc bén hơn trong công tác quản lý tính hiệu quả, hiệu suất thông qua các chỉ tiêu tài chính. Với việc tăng hiệu quả, hiệu suất đã giúp giảm chi phí hợp lý tối ưu nhất.