Nếu bạn là một HRer, một nhà quản lý hay bất kỳ ai đang bị rối trí giữa ma trận các phần mềm quản lý nhân sự có trên thị trường, thì đây chính là bài viết dành cho bạn. Trả lời 05 câu hỏi sau đây sẽ giúp bạn chọn được một phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả, phù hợp với doanh nghiệp của mình.

1. Nhu cầu thực tế của bạn là gì?

Nhân sự là một lĩnh vực rộng lớn với rất nhiều các nghiệp vụ khác nhau: Hoạch định nhân sự, tuyển dụng, quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công, tiền lương, đào tạo, đánh giá, bảo hiểm, quản lý nhóm (teamwork), dịch vụ nhân viên (ess)… Vì vậy, bước đầu tiên, hãy xác định rõ nhu cầu của bạn về các chức năng và nghiệp vụ mà phần mềm phải có là gì.

Hãy lên một bản yêu cầu đề xuất phần mềm (RFP) để tiện theo dõi và đối chiếu. Bạn nên sắp xếp yêu cầu theo thứ tự ưu tiên từ cao nhất tới thấp dần, tập trung vào nhu cầu cấp thiết hiện tại với những tính năng quan trọng mà bạn cho rằng nhất định phải có.

Dĩ nhiên bạn có thể liệt kê ra vô số tính năng mà bạn muốn, tuy nhiên, rất khó để tìm được một giải pháp đáp ứng hoàn hảo 100% các yêu cầu của bạn. Vì vậy, tập trung vào những gì quan trọng sẽ giúp bạn mở rộng phạm vi tìm kiếm và dễ dàng lựa chọn hơn.

2. Ngân sách dự kiến – Tổng chi phí mà bạn sẵn sàng bỏ ra là bao nhiêu?

Việc xác định trước khoảng ngân sách dự kiến mà công ty có thể chi trả cho việc ứng dụng phần mềm sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian trong việc lựa chọn giải pháp phù hợp.

Ví dụ, nếu công ty chỉ chấp nhận chi trả một khoảng ngân sách nhỏ thì bạn nên tìm đến các giải pháp Cloud trên thị trường bởi mức giá hợp lý, không mất chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng, không bỏ ra ngay một khoản lớn ban đầu nhờ việc duy trì và thanh toán gói theo thời gian nhất định. Ngược lại, nếu ngân sách lớn, bạn có thể cân nhắc tới các giải pháp on-premise cài đặt trên hệ thống của công ty bạn.

Ngoài ra, hãy xem xét kỹ tổng chi phí mà bạn cần bỏ ra cho việc ứng dụng phần mềm. Ngoài phí bản quyền phần mềm, có thể bạn sẽ phải tốn thêm một khoản chi phí kha khá để triển khai thành công ứng dụng, nâng cấp hệ thống hay chi trả cho bảo trì và hỗ trợ.

3. Độ linh hoạt của phần mềm như thế nào?

Để đảm bảo vận dụng hiệu quả phần mềm quản lý nhân sự vào công việc của mình, bạn nên chọn một ứng dụng có độ linh hoạt cao, dễ sử dụng và dễ cập nhật các thay đổi. Điều này sẽ đặc biệt có ích cho việc thay đổi kinh doanh (business) trong doanh nghiệp như: Tính công, chính sách lương,... cho nhân viên công ty.

Ví dụ:
- Trong thiết lập bảng công, bạn sẽ phải khai báo được giờ làm việc, ca làm việc, nghỉ giữa giờ, tăng ca, đi sớm về muộn, bù trừ công ca,…
- Tương tự với lương, bạn cần thiết lập được lương cứng, phụ cấp, lương làm thêm giờ, thưởng chuyên cần, phạt đi muộn, phạt về sớm,…

Bên cạnh đó, cơ chế lương-thưởng của công ty cũng thường xuyên thay đổi theo sự phát triển của công ty. Vì vậy, phần mềm quản lý nhân sự bạn chọn cũng phải đảm bảo cho phép người dùng dễ dàng cập nhật các công thức tính, các quy định mới để việc sử dụng ứng dụng thực sự có ích cho người làm nhân sự.

4. Cơ chế phân quyền, tính bảo mật ra sao?

Khi công ty bạn càng mở rộng thì việc phân quyền người dùng với dữ liệu của tổ chức càng phải được chú trọng. Có nhiều dữ liệu nhân sự cần phải đảm bảo được giữ kín, tránh rò rỉ thông tin ngay cả trong bộ phận nhân sự với nhau. Ví dụ, phòng nhân sự của bạn có riêng chuyên viên về tuyển dụng và đào tạo thì bạn không nên để họ truy cập được thông tin hợp đồng hay lương, thưởng của các nhân viên

Vì vậy, bạn nên chọn phần mềm quản lý nhân sự có hỗ trợ cơ chế phân quyền người dùng, bảo mật thông tin đến từng hồ sơ nhân sự, phân quyền chức năng và mức độ truy cập dữ liệu, phân quyền thao tác thêm, xóa, sửa,… Việc này sẽ giúp bảo mật dữ liệu, tránh rủi ro mà vẫn đảm bảo được sự liền mạch trong hoạt động nhân sự của doanh nghiệp.

5. Phần mềm có khả năng mở rộng và tích hợp không?

Cuối cùng, một trong câu hỏi cũng quan trọng không kém khi lựa chọn một giải pháp quản lý nhân sự phù hợp là khả năng mở rộng và tích hợp của phần mềm.

Theo làn sóng công nghệ đang cuốn qua tất cả các lĩnh vực của đời sống kinh tế xã hội thì việc ứng dụng các phần mềm, các công cụ vào công tác quản lý tại doanh nghiệp cũng không còn xa lạ. Chắc hẳn bạn cũng đã quen thuộc với những cụm từ như hệ thống ERP, CRM, Big Data, công cụ phân tích dữ liệu BI, AI… Việc nâng cấp, mở rộng các tính năng của phần mềm hiện có hoặc tích hợp với các phần mềm khác để chia sẻ chung một hệ thống cơ sở dữ liệu sẽ là yêu cầu tất yếu khi doanh nghiệp ngày càng phát triển.

Vì thế, hãy hỏi kỹ nhà cung cấp của bạn về tiện ích này. Có thể bây giờ bạn chưa cần đến nó, nhưng biết đâu một, hai năm nữa thôi, bạn lại cần nâng cấp ứng dụng thành một hệ thống ERP tổng thể cho doanh nghiệp phải không nào? Chuẩn bị sẵn từ đầu sẽ giúp tiết kiệm nhiều chi phí và công sức cho công ty, thay vì phải đập đi xây lại từ đầu.

Nhìn chung, việc đổi mới phương pháp và ứng dụng công nghệ trong quản lý nhân sự đã và đang mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, lựa chọn một giải pháp quản lý nhân sự phù hợp với nhu cầu của công ty lại không phải là chuyện dễ dàng mà cần cân nhắc, tính toán cẩn thận. Hi vọng với 05 câu hỏi mà chúng tôi đưa ra ở trên sẽ giúp bạn sớm chọn được một phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp của mình.