Kiến thức quản trị

05 câu hỏi giúp bạn chọn được phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả


Nếu bạn là một HRer, một nhà quản lý hay bất kỳ ai đang bị rối trí giữa ma trận các phần mềm quản lý nhân sự có trên thị trường, thì đây chính là bài viết dành cho bạn. Trả lời 05 câu hỏi sau đây sẽ giúp bạn chọn được một phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả, phù hợp với doanh nghiệp của mình.

nhu cầu thực tế

1. Nhu cầu thực tế của bạn là gì?

Nhân sự là một lĩnh vực rộng lớn với rất nhiều các nghiệp vụ khác nhau: Hoạch định nhân sự, tuyển dụng, quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công, tiền lương, đào tạo, đánh giá, bảo hiểm, quản lý nhóm (teamwork), dịch vụ nhân viên (ess)… Vì vậy, bước đầu tiên, hãy xác định rõ nhu cầu của bạn về các chức năng và nghiệp vụ mà phần mềm phải có là gì.

Hãy lên một bản yêu cầu đề xuất phần mềm (RFP) để tiện theo dõi và đối chiếu. Bạn nên sắp xếp yêu cầu theo thứ tự ưu tiên từ cao nhất tới thấp dần, tập trung vào nhu cầu cấp thiết hiện tại với những tính năng quan trọng mà bạn cho rằng nhất định phải có.

Dĩ nhiên bạn có thể liệt kê ra vô số tính năng mà bạn muốn, tuy nhiên, rất khó để tìm được một giải pháp đáp ứng hoàn hảo 100% các yêu cầu của bạn. Vì vậy, tập trung vào những gì quan trọng sẽ giúp bạn mở rộng phạm vi tìm kiếm và dễ dàng lựa chọn hơn.

2. Ngân sách dự kiến – Tổng chi phí mà bạn sẵn sàng bỏ ra là bao nhiêu?

Việc xác định trước khoảng ngân sách dự kiến mà công ty có thể chi trả cho việc ứng dụng phần mềm sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian trong việc lựa chọn giải pháp phù hợp.

ngân sách, chi phí

Ví dụ, nếu công ty chỉ chấp nhận chi trả một khoảng ngân sách nhỏ thì bạn nên tìm đến các giải pháp Cloud trên thị trường bởi mức giá hợp lý, không mất chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng, không bỏ ra ngay một khoản lớn ban đầu nhờ việc duy trì và thanh toán gói theo thời gian nhất định. Ngược lại, nếu ngân sách lớn, bạn có thể cân nhắc tới các giải pháp on-premise cài đặt trên hệ thống của công ty bạn.

Ngoài ra, hãy xem xét kỹ tổng chi phí mà bạn cần bỏ ra cho việc ứng dụng phần mềm. Ngoài phí bản quyền phần mềm, có thể bạn sẽ phải tốn thêm một khoản chi phí kha khá để triển khai thành công ứng dụng, nâng cấp hệ thống hay chi trả cho bảo trì và hỗ trợ.

3. Độ linh hoạt của phần mềm như thế nào?

Để đảm bảo vận dụng hiệu quả phần mềm quản lý nhân sự vào công việc của mình, bạn nên chọn một ứng dụng có độ linh hoạt cao, dễ sử dụng và dễ cập nhật các thay đổi. Điều này sẽ đặc biệt có ích cho việc thay đổi kinh doanh (business) trong doanh nghiệp như: Tính công, chính sách lương,... cho nhân viên công ty.

Ví dụ:
- Trong thiết lập bảng công, bạn sẽ phải khai báo được giờ làm việc, ca làm việc, nghỉ giữa giờ, tăng ca, đi sớm về muộn, bù trừ công ca,…
- Tương tự với lương, bạn cần thiết lập được lương cứng, phụ cấp, lương làm thêm giờ, thưởng chuyên cần, phạt đi muộn, phạt về sớm,…

Bên cạnh đó, cơ chế lương-thưởng của công ty cũng thường xuyên thay đổi theo sự phát triển của công ty. Vì vậy, phần mềm quản lý nhân sự bạn chọn cũng phải đảm bảo cho phép người dùng dễ dàng cập nhật các công thức tính, các quy định mới để việc sử dụng ứng dụng thực sự có ích cho người làm nhân sự.

4. Cơ chế phân quyền, tính bảo mật ra sao?

độ bảo mật

Khi công ty bạn càng mở rộng thì việc phân quyền người dùng với dữ liệu của tổ chức càng phải được chú trọng. Có nhiều dữ liệu nhân sự cần phải đảm bảo được giữ kín, tránh rò rỉ thông tin ngay cả trong bộ phận nhân sự với nhau. Ví dụ, phòng nhân sự của bạn có riêng chuyên viên về tuyển dụng và đào tạo thì bạn không nên để họ truy cập được thông tin hợp đồng hay lương, thưởng của các nhân viên

Vì vậy, bạn nên chọn phần mềm quản lý nhân sự có hỗ trợ cơ chế phân quyền người dùng, bảo mật thông tin đến từng hồ sơ nhân sự, phân quyền chức năng và mức độ truy cập dữ liệu, phân quyền thao tác thêm, xóa, sửa,… Việc này sẽ giúp bảo mật dữ liệu, tránh rủi ro mà vẫn đảm bảo được sự liền mạch trong hoạt động nhân sự của doanh nghiệp.

5. Phần mềm có khả năng mở rộng và tích hợp không?

Cuối cùng, một trong câu hỏi cũng quan trọng không kém khi lựa chọn một giải pháp quản lý nhân sự phù hợp là khả năng mở rộng và tích hợp của phần mềm.

Theo làn sóng công nghệ đang cuốn qua tất cả các lĩnh vực của đời sống kinh tế xã hội thì việc ứng dụng các phần mềm, các công cụ vào công tác quản lý tại doanh nghiệp cũng không còn xa lạ. Chắc hẳn bạn cũng đã quen thuộc với những cụm từ như hệ thống ERP, CRM, Big Data, công cụ phân tích dữ liệu BI, AI… Việc nâng cấp, mở rộng các tính năng của phần mềm hiện có hoặc tích hợp với các phần mềm khác để chia sẻ chung một hệ thống cơ sở dữ liệu sẽ là yêu cầu tất yếu khi doanh nghiệp ngày càng phát triển.

Vì thế, hãy hỏi kỹ nhà cung cấp của bạn về tiện ích này. Có thể bây giờ bạn chưa cần đến nó, nhưng biết đâu một, hai năm nữa thôi, bạn lại cần nâng cấp ứng dụng thành một hệ thống ERP tổng thể cho doanh nghiệp phải không nào? Chuẩn bị sẵn từ đầu sẽ giúp tiết kiệm nhiều chi phí và công sức cho công ty, thay vì phải đập đi xây lại từ đầu.

Nhìn chung, việc đổi mới phương pháp và ứng dụng công nghệ trong quản lý nhân sự đã và đang mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, lựa chọn một giải pháp quản lý nhân sự phù hợp với nhu cầu của công ty lại không phải là chuyện dễ dàng mà cần cân nhắc, tính toán cẩn thận. Hi vọng với 05 câu hỏi mà chúng tôi đưa ra ở trên sẽ giúp bạn sớm chọn được một phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp của mình.

THAM KHẢO PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ SINNOVA-HRMS



Tin liên quan

17.03.2021

7 lời khuyên cho việc số hóa quy trình sửa chữa tài sản

Số lượng tài sản trong doanh nghiệp không phải là con số nhỏ vì vậy bạn cần có 1 chiến lược phù hợp để bắt tay vào số hóa. Để giúp bạn số hóa hiệu quả quy trình sửa chữa tài sản, qua bài viết này chúng tôi xin được chia sẻ một số lời khuyên cho bạn.

Chi tiết...
11.03.2021

Quản lý tài sản giúp nâng cao hiệu suất kinh doanh

Quản lý tài sản không phải là một nhiệm vụ dễ dàng. Đặc biệt nếu bạn có một lượng lớn tài sản mà bạn phải quản lý. Mặc dù có nhiều thách thức khác nhau mà bạn chắc chắn phải đối mặt trong việc quản lý tài sản của mình, nhưng không phải là không thể làm cho quá trình này trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

Chi tiết...
11.12.2020

Kiểm kê tài sản thời công nghệ 4.0

Bạn đã bao giờ nghĩ chiếc điện thoại nhỏ xinh của mình có thể sử dụng cho công tác kiểm kê tài sản chưa? Hãy tham khảo các bước thực hiện ở bài viết này để trải nghiệm một công cụ cực kì đơn giản mang lại hiệu quả cao cho công việc của bạn.

Chi tiết...
30.01.2020

Xây dựng nhóm làm việc năng suất cao

Việc xây dựng và hình thành các nhóm làm việc vô cùng quan trọng, đặc biệt với các doanh nghiệp triển khai công việc theo mô hình “Phòng thí nghiệm”. Với mô hình “Phòng thí nghiệm” Doanh nghiệp sẽ tiến hành công việc ở “khu vực” thí điểm, được thực hiện bởi nhóm năng suất cao, với sự nỗ lực và tập trung cao. Bài viết này sẽ tập trung phân tích để giúp Doanh nghiệp có góc nhìn nhằm xây dựng thành công các nhóm làm việc có năng suất cao.

Chi tiết...
10.02.2020

Khách hàng cho Spa của bạn trong mùa Valentine này là ai?

Đối với ngày Valentine, bạn vẫn muốn dịch vụ Spa và sản phẩm sẽ hấp dẫn phái đẹp nhưng bạn cần thay đổi chiến thuật để thu hút sự quan tâm của chồng, bạn trai hay ai đó cũng đang muốn làm hài lòng phái nữ giống bạn, chỉ khác là họ phải bỏ tiền còn bạn thì nhận về rất nhiều lợi nhuận. Đây sẽ là thời điểm rực rỡ nhất trong năm giúp bạn thu một luồng lợi nhuận lớn mà không thời điểm nào có thể so sánh được.

Chi tiết...
04.04.2018

Lập kế hoạch nhân sự cho dự án

Một kế hoạch nhân sự được thiết kế hiệu quả sẽ giúp dự án đi đến mục tiêu nhanh hơn và tiết kiệm hơn trong quá trình triển khai của mình, bên cạnh đó nó còn giúp bạn có được nhận định chính xác về chất lượng nguồn lực để sử dụng cho các dự án tiếp theo. Vậy làm cách nào để có kế hoạch nhân sự khoa học nhất cho dự án?

Chi tiết...
Logo

Bằng sáng tạo, chúng tôi tạo ra các ứng dụng được cập nhật về công nghệ, quy trình xử lý thông minh, giao diện đẹp. Am hiểu sâu sắc về nhiều ngành nghề kinh doanh, SINNOVA đã và đang cung cấp các giải pháp tổng thể doanh nghiệp (ERP) chuyên ngành giúp kết nối các hoạt động và đem lại hiệu quả hơn bao giờ hết.

  • Tầng 10, Tòa nhà Sannam - Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội
  • T: +84 24 3200 8740
  • F: +84 24 3200 8741
  • E: info@sinnovasoft.com

Liên hệ mua hàng

  • M: +84 98 3991 138
  • S: sinnova_kd

Liên hệ hỗ trợ

  • M: +84 98 3991 148
  • S: sinnova_sp