Kiến thức quản trị

Xây dựng nhóm làm việc năng suất cao


Trong Doanh nghiệp, việc xây dựng và hình thành các nhóm làm việc vô cùng quan trọng, đặc biệt với các doanh nghiệp triển khai công việc theo mô hình “Phòng thí nghiệm”. Với mô hình “Phòng thí nghiệm” Doanh nghiệp sẽ tiến hành công việc ở “khu vực” thí điểm, được thực hiện bởi nhóm năng suất cao, với sự nỗ lực và tập trung cao. Bài viết này sẽ tập trung phân tích để giúp Doanh nghiệp có góc nhìn nhằm xây dựng thành công các nhóm làm việc có năng suất cao.

Xây dựng nhóm

1. Không quá nhiều người (5-10 người)
2. Có chung sở thích, đam mê, giá trị và nền tảng
3. Họp lại với nhau để hoàn thành những nhiệm vụ hay những mục tiêu ngắn và cụ thể
4. Mỗi thành viên trong nhóm đảm trách những vai trò và hành động cụ thể để hoàn thành mục tiêu đề ra.

Tính chất của nhóm năng suất cao

1. Cam kết làm việc hiệu quả: Mỗi thành viên cần là 1 chủ thể trong nhóm, chủ động hoàn thành nhiệm vụ cụ thể của mình trong nhóm, chủ động đưa ý kiến và ra quyết định.

2. Nhất trí thông qua thỏa thuận: Hạn chế ý kiến và cảm giác cá nhân, xung đột phải được giải quyết dựa trên sự nhất trí của toàn bộ thành viên. Quá trình đi đến quyết định và chiến lược hành động không được thể hiện sở thích, nhu cầu, mong muốn hay khả năng của 1 cá nhân mà cần theo nguyên tắc biểu quyết.

3. Xung đột và sáng tạo theo hướng tích cực: Sự không nhất quán sẽ dẫn đến việc đưa ra những ý kiến sáng tạo, kích thích xung đột tích cực nếu nó tạo tiền đề cho sự sáng tạo và thành quả cao, kiểm soát xung đột để tránh dẫn đến tác động tiêu cực.

4. Giao tiếp trong nhóm: Kích thích tinh thần trách nhiệm và cách cư xử thích hợp của mỗi thành viên. Mỗi thành viên hiểu rõ cách cư xử, ý kiến và hành động của nhau, chấp nhận cả nhận xét tích cực lẫn tiêu cực, sẵn sàng cộng tác dựa trên nỗ lực chung, mục tiêu chung và chia sẽ thông tin.

5. Chia sẻ quyền lực: Tạo cảm giác là người gây ảnh hưởng, kích thích thành viên ra quyết định và thực thi quyết định. Kích thích phát triển năng lực cá nhân, kỹ năng và sở thích, chia sẻ tầm nhìn để thấy mục tiêu lớn và tìm ra những thách thức, chia sẽ trách nhiệm, chia sẻ mức độ đáp ứng nhằm vạch ra những cơ hội phát triển mới.

xây dựng team

Thời điểm hình thành nhóm

1. Một mục tiêu kinh doanh cụ thể cần phải có định hướng hình thành nhóm
2. Có đủ thời gian thảo luận và những quyết định mang tính cân nhắc
3. Một cá nhân độc lập không có đủ kiến thức và kỹ năng để hoàn thành mục tiêu
4. Kiến thức và kỹ năng để thực hiện mục tiêu hiện đang có trong nội lực của Doanh nghiệp hoặc có thể tuyển dụng được
5. Làm việc theo nhóm có thể đưa ra quyết định đúng và duy trì tinh thần trong Doanh nghiệp
6. Kết quả công việc nhóm phải tác động đến Doanh nghiệp cả chiều ngang lẫn chiều sâu
7. Những quyết định phải có chất lượng hơn và phải có nhiều hoạt động hơn so với làm việc cá nhân
8. Làm việc theo nhóm giúp làm giảm nguy cơ thất bại
9. Cần có sự đa dạng về trình độ và kinh nghiệm và tầng lớp của những người trong nhóm để đưa ra những quyết định tối ưu.

Thuận lợi của làm việc nhóm

1. Thuận lợi đối với cá nhân

- Ít áp lực hơn so với làm việc cá nhân
- Giảm sự hốt hoảng và tính vô dụng khi đương đầu với những mục tiêu lớn
- Đúc kết thêm nhiều kinh nghiệm khi làm việc với người khác
- Tăng cường tính hợp tác và xây dựng trong Doanh nghiệp
- Đánh giá cao phần thưởng tinh thần khi hoàn thành công việc nhóm
- Có nhiều động lực hơn đển hoàn thành công việc
- Năng suất công việc hiệu quả hơn so với làm việc cá nhân.

2. Thuận lợi đối với cấp quản lý

- Ít căng thẳng và áp lực để hoàn thành mục tiêu vì làm việc nhóm giúp tăng năng suất, lợi nhuận, sự trung thành và xóa bỏ căng thẳng trong nội bộ
- Công tác quản lý nhóm dễ dàng hơn quản lý từng cá nhân vì nhóm thường hoạt đông theo kiểu bán phân quyền.

thuận lợi của team

3. Thuận lợi đối với Doanh nghiệp

- Đóng góp đáng kể trong việc tăng năng suất, lợi nhuận và giúp Doanh nghiệp phát triển
- Tạo dựng hình ảnh tích cực đối với Khách hàng bên ngoài và những nhân viên tiềm năng.

Khó khăn của làm việc nhóm

khó khăn khi xây dựng team

1. Khó khăn đối với nhân viên

- Sợ mất vị trí hiện tại và lạc lõng do nhu cầu cao trong làm việc nhóm
- Lo ngại không được tín nhiệm, lương bổng và thăng tiến khi kết quả chung của nhóm lấn át những đóng góp của họ
- Sợ lãnh trách nhiệm quá lớn trong nhóm.

2. Khó khăn đối với cấp quản lý

- Cấp quản lý từ quản đốc trở lên thường sợ mất quyền lực và địa vị hiện tại vì nhóm có thể không cần giám sát khi thực hiện công việc
- Cấp quản lý thường không trao tất cả quyền tự quyết cho nhóm vô tình ngăn cản nhóm cố gắng đến mục tiêu cuối cùng
- Cấp quản lý không thể cung cấp đầy đủ điều kiện cho nhóm như: Thiếu công tác đào tạo cho nhóm, những công cụ và quyền hạn cần thiết,...

3. Khó khăn đối với Doanh nghiệp

- Doanh nghiệp có cấu trúc quan liêu và theo thứ bậc theo kiểu quản lý từ trên xuống và quản lý theo phòng ban sẽ cản trở việc làm việc theo nhóm
- Những thành viên trong nhóm có những chế độ thưởng và lương bổng khác nhau
- Hệ thống quản lý thực hiện nhóm yếu kém như chính sách tuyển dụng, lập mục tiêu, thực hiện mục tiêu hay giao tiếp yếu kém cản trở nhóm làm việc hiệu quả
- Mục tiêu đề ra chung chung (vd: Làm ăn có lãi trong năm tới) không thể truyền tất cả những thông điệp cần thiết đến cho thành viên trong nhóm
- Không mô tả công việc chi tiết, rõ ràng và những công việc chi tiết không đi đến mục tiêu kinh doanh chung (vd: chỉ đề ra việc phải làm hằng ngày mà không truyền đạt “làm điều này có tác dụng, mục tiêu gì”).

Hỗ trợ làm việc nhóm

hỗ trợ

1. Hỗ trợ từ phía Doanh nghiệp

- Loại bỏ những rào cản về cấu trúc quản lý: Khuyến khích truyền thông tin theo hàng ngang và hướng lên giúp tăng cường quyền tự quyết và thi hành cho nhóm
- Biến cấu trúc quản lý Doanh nghiệp theo chiều ngang hơn là chiều thẳng đứng: Những chức năng của Doanh nghiệp kết nối với nhau xung quanh mục tiêu kinh doanh chung (xóa bỏ việc phân chia chức năng theo phòng ban)
- Công việc được biến thành ma trận (kết dính) theo mục tiêu
- Tuyển nhân sự có đủ khả năng, kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết cho nhóm
- Huấn luyện, đào tạo nhân sự giúp thành viên trong nhóm có đủ kỹ năng hoàn thành công việc nhóm
- Đề ra kế hoạch kinh doanh và kế hoạch hoạt động cụ thể: Sứ mệnh và tầm nhìn; Mục tiêu phát triển doanh thu và con người; Mục tiêu hoạt động cụ thể; Kế hoạch chiến lược để trở thành Doanh nghiệp đi đầu trong lĩnh vực kinh doanh của mình.

2. Hỗ trợ từ cấp quản lý

- Xóa bỏ khoảng cách giữa “cấp trên” và “cấp dưới”
- Cấp quản lý gây ảnh hưởng lên thành viên nhóm thông qua giao tiếp (quyền lực cá nhân) chứ không thông qua vị trí quản lý hiện tại (quyền lực địa vị)
- Không hạn chế năng suất làm việc nhóm từ việc áp dụng quá nhiều thủ tục quản lý hành chính cho nhóm.

3. Hỗ trợ từ chính quản lý nhân viên

- Chấp nhận những cơ hội học hỏi kinh nghiệm để hoàn thành mục tiêu của Doanh nghiệp và của nhóm
- Thống nhất nhu cầu trong nhóm, giao tiếp cởi mở và phản hồi nhu cầu của nhóm, tình hình tiến triển rõ ràng với cấp quản lý
- Phối hợp với cấp quản lý kế hoạch hành động cụ thể để hoàn thành mục tiêu
- Khuyến khích động viên nhóm làm việc trong môi trường tích cực.



Tin liên quan

10.07.2017

Bài toán dung hòa của nhà quản trị

Trong một công bố mới đây, Jack Zenger - Giám đốc điều hành Công ty Tư vấn Zenger Folkman đăng tải trên trang Harvard Business Review, thì một trong những bài toán khó nhất với hầu hết nhà quản trị là làm sao dung hòa giữa việc hoàn thành mục tiêu đề ra và tạo dựng môi trường làm việc thoải mái.

Chi tiết...
26.07.2019

Nguyên tắc xây dựng bản mô tả công việc trong doanh nghiệp

Bản mô tả công việc cho một vị trí công việc là tài liệu nêu ra các nhiệm vụ, trách nhiệm mà một người khi đảm nhiệm vị trí công việc đó phải thực hiện và hoàn thành một cách tốt nhất. Bản mô tả công việc phải được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, tạo ra sự so sánh với các công việc khác và dễ hiểu đối với người giao cũng như người nhận công việc đó.

Chi tiết...
10.02.2020

Khách hàng cho Spa của bạn trong mùa Valentine này là ai?

Đối với ngày Valentine, bạn vẫn muốn dịch vụ Spa và sản phẩm sẽ hấp dẫn phái đẹp nhưng bạn cần thay đổi chiến thuật để thu hút sự quan tâm của chồng, bạn trai hay ai đó cũng đang muốn làm hài lòng phái nữ giống bạn, chỉ khác là họ phải bỏ tiền còn bạn thì nhận về rất nhiều lợi nhuận. Đây sẽ là thời điểm rực rỡ nhất trong năm giúp bạn thu một luồng lợi nhuận lớn mà không thời điểm nào có thể so sánh được.

Chi tiết...
03.02.2020

05 câu hỏi giúp bạn chọn được phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả

Nếu bạn là một HRer, một nhà quản lý hay bất kỳ ai đang bị rối trí giữa ma trận các phần mềm quản lý nhân sự có trên thị trường, thì đây chính là bài viết dành cho bạn. Trả lời 05 câu hỏi sau đây sẽ giúp bạn chọn được một phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả, phù hợp với doanh nghiệp của mình.

Chi tiết...
04.04.2018

Lập kế hoạch nhân sự cho dự án

Một kế hoạch nhân sự được thiết kế hiệu quả sẽ giúp dự án đi đến mục tiêu nhanh hơn và tiết kiệm hơn trong quá trình triển khai của mình, bên cạnh đó nó còn giúp bạn có được nhận định chính xác về chất lượng nguồn lực để sử dụng cho các dự án tiếp theo. Vậy làm cách nào để có kế hoạch nhân sự khoa học nhất cho dự án?

Chi tiết...
Logo

Bằng sáng tạo, chúng tôi tạo ra các ứng dụng được cập nhật về công nghệ, quy trình xử lý thông minh, giao diện đẹp. Am hiểu sâu sắc về nhiều ngành nghề kinh doanh, SINNOVA đã và đang cung cấp các giải pháp tổng thể doanh nghiệp (ERP) chuyên ngành giúp kết nối các hoạt động và đem lại hiệu quả hơn bao giờ hết.

  • Tầng 10, Tòa nhà Sannam - Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội
  • T: +84 24 3200 8740
  • F: +84 24 3200 8741
  • E: info@sinnovasoft.com

Liên hệ mua hàng

  • M: +84 98 3991 138
  • S: sinnova_kd

Liên hệ hỗ trợ

  • M: +84 98 3991 148
  • S: sinnova_sp