Trong nhà máy may, máy móc hoạt động theo từng chuyền sản xuất, còn kim, kéo, dao và các dụng cụ sắc nhọn cần được kiểm soát chặt chẽ để bảo đảm an toàn sản phẩm. Quản lý tài sản ngành may mặc vì thế không chỉ là kiểm kê máy móc, mà còn phải theo dõi dụng cụ theo vị trí sử dụng và lịch bảo trì của từng thiết bị. Bài viết phân tích hai điểm nghẽn thường gặp và cách thống nhất dữ liệu để quản lý hiệu quả hơn.

Nhận diện 2 điểm mù trong quản lý thiết bị và dụng cụ ngành may

Nguồn: SINNOVA

Thứ nhất, dữ liệu quản lý máy móc và dụng cụ nhỏ dễ bị phân tán, kéo theo nguy cơ thất thoát công cụ dụng cụ. Tài sản trong nhà máy may gồm nhiều nhóm với đặc điểm quản lý khác nhau. Máy may, máy cắt và máy dò kim có thông tin về vị trí, tình trạng và lịch sử bảo trì; trong khi kim, kéo, dao và các dụng cụ cầm tay có số lượng lớn, giá trị đơn chiếc thấp, thường được cấp phát và sử dụng tại nhiều chuyền. Theo Thông tư 45/2013/TT-BTC và các văn bản sửa đổi, tài sản cố định phải đáp ứng các tiêu chuẩn về lợi ích kinh tế, thời gian sử dụng và nguyên giá từ 30 triệu đồng. Do đó, nếu chỉ dựa vào sổ tài sản cố định, nhà máy có thể thiếu thông tin về máy dưới ngưỡng ghi nhận và dụng cụ nhỏ đang sử dụng.

Kim và dụng cụ sắc nhọn còn được kiểm soát riêng để hạn chế nguy cơ lẫn vật kim loại vào sản phẩm. Chẳng hạn, sổ theo dõi kim ghi nhận việc cấp phát, thay thế, thu hồi và xử lý kim gãy; trong khi kéo, dao có thể được quản lý theo tổ, vị trí làm việc hoặc người sử dụng. Tuy nhiên, các thông tin này thường phục vụ những mục đích quản lý khác nhau và có thể nằm rải rác ở nhiều sổ, danh sách riêng biệt khiến việc đối chiếu số lượng, vị trí và người phụ trách mất thời gian. Nếu hoạt động bàn giao, thu hồi không được cập nhật đầy đủ, dụng cụ thất lạc sẽ khó truy xuất thời điểm và trách nhiệm, làm tăng khó khăn trong kiểm soát thất thoát.

Thứ hai, lịch bảo trì máy may chịu áp lực từ kế hoạch sản xuất. Mỗi nhóm thiết bị có yêu cầu kiểm tra và bảo dưỡng khác nhau, trong khi việc dừng máy để bảo trì có thể ảnh hưởng đến tiến độ dây chuyền, đặc biệt khi đơn hàng gấp. Nếu lịch bảo trì phân tán, bộ phận cơ điện khó xác định máy sắp đến hạn, đã hoàn thành hoặc phải điều chỉnh lịch. Những bất thường về lực căng chỉ, áp lực chân vịt hay sự phối hợp giữa kim và ổ máy còn có thể gây lỗi đường may, ảnh hưởng chất lượng thành phẩm. Khi thông tin về tình trạng thiết bị và lịch sử bảo trì không đầy đủ, người quản lý có thể gặp khó khăn trong việc xác định nguyên nhân các lỗi liên quan đến máy.

Khi lịch sử sửa chữa không gắn với từng mã máy mà chỉ tổng hợp theo chuyền, sự cố lặp lại dễ bị bỏ sót, gây khó khăn trong đánh giá tình trạng và chi phí sửa chữa. Nếu thông tin gãy kim chỉ được lưu trong sổ kiểm soát kim, bộ phận cơ điện cũng khó đối chiếu với lịch sử sửa chữa để nhận diện những máy thường xuyên phát sinh bất thường. Với máy dò kim loại, yêu cầu kiểm tra khả năng phát hiện và bảo trì theo quy trình áp dụng cũng tạo thêm lịch cần theo dõi. Nếu hồ sơ kiểm tra và bảo trì nằm ở nhiều nguồn, nhà máy có nguy cơ bỏ sót công việc đến hạn hoặc mất thời gian chuẩn bị hồ sơ đánh giá tuân thủ.

Giải pháp chuẩn hóa hồ sơ bảo trì và kiểm soát dụng cụ giúp hạn chế thất thoát

Nguồn: SINNOVA

Để hạn chế thất thoát dụng cụ và tránh bỏ sót lịch bảo trì, nhà máy nên thống nhất cách ghi nhận, theo dõi thông tin tài sản giữa các bộ phận. Việc này có thể bắt đầu từ những quy trình sẵn có, tập trung vào quản lý dụng cụ nhỏ và hồ sơ bảo trì của từng máy.

Kiểm soát dụng cụ nhỏ và hạn chế thất thoát: Thay vì chỉ dựa vào sổ tài sản cố định, nhà máy nên lập hồ sơ quản lý cho cả những máy có giá trị dưới ngưỡng ghi nhận kế toán và các dụng cụ cần theo dõi. Với kéo, dao và dụng cụ được phân bổ tại nhiều chuyền, thông tin cấp phát, bàn giao, thu hồi, vị trí sử dụng và người phụ trách cần được ghi nhận thống nhất. Đồng thời, tổ chức kiểm kê định kỳ để đối chiếu số lượng thực tế với hồ sơ, kịp thời phát hiện chênh lệch và xác định trách nhiệm khi phát sinh thất lạc. Riêng kim may vẫn được quản lý qua sổ theo dõi và quy trình xử lý kim gãy theo yêu cầu của từng khách hàng.

Quản lý lịch bảo trì và lịch sử sửa chữa theo từng máy: Mỗi thiết bị nên có hồ sơ riêng, bao gồm mã máy, vị trí, tình trạng sử dụng và lịch sử bảo trì, sửa chữa. Lịch bảo trì được xây dựng theo loại máy, hướng dẫn của nhà sản xuất, mức độ sử dụng và kế hoạch sản xuất. Mỗi lần bảo trì hoặc sửa chữa, bộ phận cơ điện ghi nhận nội dung thực hiện, nguyên nhân hỏng, kết quả xử lý và chi phí phát sinh theo mã máy thay vì chỉ tổng hợp theo chuyền. Với máy dò kim loại và thiết bị thuộc diện kiểm định an toàn, cần theo dõi riêng lịch kiểm tra, kết quả thực hiện và thời hạn kiểm định theo yêu cầu áp dụng.

Để quản lý thống nhất thông tin về dụng cụ và máy móc, nhà máy có thể chuyển từ ghi chép phân tán sang số hóa dữ liệu trên phần mềm quản lý tài sản. Đây là cơ sở để tập trung hồ sơ thiết bị, theo dõi cấp phát, thu hồi và lịch bảo trì, đồng thời giảm công sức tổng hợp, đối chiếu thông tin giữa các bộ phận.

Quy trình 3 bước số hóa và quản lý máy may tập trung trên SINNOVA-EAM

Giải pháp SINNOVA-EAM hỗ trợ nhà máy may triển khai hiệu quả hơn các biện pháp quản lý tài sản nêu trên, từ kiểm soát thông tin cấp phát, thu hồi đến quản lý hồ sơ thiết bị và lịch bảo trì tập trung. Thay vì phải tổng hợp dữ liệu từ nhiều sổ sách riêng lẻ, nhà máy có thể số hóa và theo dõi thông tin trên một hệ thống thống nhất. Quá trình triển khai gồm ba bước chính:

- Bước 1 - Định danh từng máy: Tạo hồ sơ tài sản, in tem QR Code hoặc mã vạch và gán mã định danh cho từng máy. Hồ sơ ghi nhận loại máy, thông số kỹ thuật và nhóm thiết bị. Với kéo, dao cần theo dõi chặt, nhà máy có thể lập hồ sơ riêng và phân công người chịu trách nhiệm theo tổ.

- Bước 2 - Gắn vị trí và người phụ trách: Ghi nhận khu vực, chuyền sản xuất và người quản lý từng máy; cập nhật khi cấp phát, thu hồi hoặc điều chuyển. Thực hiện kiểm kê định kỳ bằng ứng dụng quét mã trên điện thoại hoặc nhập dữ liệu từ tệp để đối chiếu số lượng, vị trí và tình trạng thiết bị với thực tế.

- Bước 3 - Ghi lịch sử bảo trì, sửa chữa theo từng máy: Thiết lập lịch bảo trì, kiểm định định kỳ phù hợp với từng loại thiết bị. Khi phát sinh sự cố, nhân viên báo hỏng qua ứng dụng; thông tin nguyên nhân và kết quả xử lý được ghi nhận theo hồ sơ máy. Với trường hợp gãy kim liên quan đến tình trạng thiết bị, bộ phận cơ điện có thể tạo phiếu sửa chữa trên SINNOVA-EAM, lưu thời gian, người xử lý và vật tư thay thế nếu có. Lịch sử sửa chữa và chi phí tích lũy là căn cứ để đánh giá phương án sửa chữa hoặc thanh lý máy.

Nhà máy có thể bắt đầu bằng việc số hóa quy trình sửa chữa tài sản tại một chuyền thí điểm để đánh giá mức độ phù hợp với quy trình vận hành hiện có. Từ kết quả triển khai, doanh nghiệp có thể điều chỉnh cách quản lý trước khi mở rộng sang các chuyền khác, hướng tới quản lý tài sản thống nhất trên toàn nhà máy.

Kết luận

Quản lý tài sản ngành may mặc cần chú trọng kiểm soát dụng cụ nhỏ và theo dõi lịch bảo trì từng máy. Việc thống nhất dữ liệu giúp nhà máy hạn chế thất thoát, tránh bỏ sót bảo trì và quản lý thiết bị hiệu quả hơn.

Nếu doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc kiểm soát dụng cụ nhỏ và quản lý lịch bảo trì máy may, hãy liên hệ đội ngũ SINNOVA để được tư vấn giải pháp phù hợp.