Hầu hết các dự án ERP cho doanh nghiệp (DN) cỡ vừa hoặc lớn tại Việt Nam hiện nay luôn đề cập tới vấn đề customize phần mềm (PM). Sở dĩ yêu cầu customize thường có trong các dự án ERP, kể cả giải pháp ngoại lẫn nội, là do sự khác biệt giữa phần mềm và hoạt động của DN luôn rất lớn, nhất là các DN nhỏ.

Trên thực tế, giải pháp ERP ngoại có sẵn nhiều quy trình tiên tiến nhưng DN Việt Nam thường chưa sẵn sàng theo được các quy trình này, nhất là các DN vừa và nhỏ. Còn giải pháp ERP nội tuy có ít các quy trình xây dựng sẵn nhưng lại có khả năng thay đổi theo yêu cầu của DN. Cần lưu ý, sự sẵn sàng customize của mỗi giải pháp ERP khác nhau và phụ thuộc vào khả năng cho phép về mặt kỹ thuật của mỗi nhà phát triển. Tuy vậy, khá nhiều DN hiện nay khi lựa chọn PM, thường chỉ quan tâm đến thương hiệu của phần mềm, các tính năng có sẵn của phần mềm, chi phí và tiến độ triển khai. Rất ít DN quan tâm đến yếu tố kỹ thuật của giải pháp. Đối với các DN từng có kinh nghiệm triển khai ERP (như đã triển khai ERP bị thất bại hoặc đã triển khai thành công module kế toán mở rộng phức tạp), họ sẽ quan tâm nhiều hơn đến bản chất tạo nên sự thành công hay thất bại của dự án triển khai ERP.

Ai thay đổi theo ai?

Việc lựa chọn một phần mềm ERP có sẵn hoàn toàn phù hợp với DN về cả ngành nghề kinh doanh, mô hình tổ chức, quy mô DN, hệ thống quản lý đang có... gần như là điều không tưởng. Nếu như việc lựa chọn này dễ dàng thì các dự án triển khai ERP chỉ là “cài đặt và chạy ngay” mà không cần chỉnh sửa hoặc thay đổi DN. Tuy nhiên, điều này mâu thuẫn hoàn toàn với thực tế chúng ta vẫn đang thấy là các dự án triển khai ERP thường kéo dài, nan giải và chi phí rất cao.

Thông thường vấn đề nan giải xuất hiện khi phát sinh sự “không phù hợp” giữa phần mềm với thực trạng hoặc yêu cầu của DN (như thông tin cần quản lý thêm, hoặc cần bỏ bớt, hoặc thêm một bước kiểm tra vào quy trình đang có sẵn trên phần mềm...). Để giải quyết sự “không phù hợp” này, hoặc là DN thay đổi theo phần mềm, hoặc phần mềm thay đổi theo DN. Như trên đã nói, việc thay đổi các yếu tố trong phần mềm phụ thuộc chủ yếu ở sự cho phép về mặt kỹ thuật hệ thống của phần mềm, nói cách khác là khả năng tùy chỉnh của mỗi giải pháp phần mềm. Trong trường hợp ý tưởng phát triển ban đầu của phần mềm đã được ấn định ở trạng thái tĩnh, nghĩa là hạn chế tối đa quyền chỉnh sửa, đổi mới thì rất khó customize. Hoặc do nhà cung cấp (NCC) chỉ là đơn vị triển khai thuê nên không có quyền sửa đổi và nếu có thể sửa đổi thì DN sẽ phải trả chi phí cao hơn rất nhiều. Với các trường hợp này, DN bắt buộc phải thỏa hiệp theo phần mềm mà không được quyền yêu cầu ngược lại. Khi sự không phù hợp quá lớn và DN không thể chấp nhận làm theo phần mềm thì dự án đương nhiên sẽ thất bại.

Chúng tôi từng gặp một số DN mua phần mềm ERP với giá cao, nhiều module nhưng kết quả cuối cùng thì việc ứng dụng không bằng một phần mềm kế toán nội. Khi lựa chọn phần mềm, họ tin tưởng tuyệt đối vào “hệ thống quản lý” có sẵn của phần mềm cùng “công nghệ quản lý” hiện đại trong đó. Nhưng họ không lường được “sự phù hợp” mới là yếu tố cần quan tâm hơn hết, nó quan trọng hơn cả sự tiên tiến, hiện đại và đôi khi hơn cả thương hiệu của nhà cung cấp (NCC) phần mềm. Nếu DN của bạn đang hoạt động với mô hình tiên tiến thì có thể sẽ phù hợp với hệ thống ERP hiện đại. Ngược lại, nếu DN của bạn đang hoạt động theo kiểu manh mún, nhỏ lẻ thì sẽ phù hợp hơn với các hệ thống ERP đơn giản nhưng dễ sửa đổi.

Tùy chỉnh như nào cho vừa?

Trong trường hợp phần mềm cho phép sửa đổi thì điều quan trọng là hai bên DN và NCC phần mềm cần hoạch định thời gian và kinh phí phát sinh khi customize. Việc chỉnh sửa cần căn cứ trên sự bàn bạc, thống nhất giữa hai bên sao cho không quá tùy tiện lạm dụng cơ chế “may đo” và phải đạt được hiệu quả cao nhất cho dự án. Cách làm thông thường là DN đưa ra yêu cầu của mình, mức độ chi tiết hoàn toàn phụ thuộc vào khả năng diễn đạt và trình bày của DN. Trong trường hợp DN chỉ đưa ra được yêu cầu tổng quan thì NCC hoặc đơn vị tư vấn khảo sát sẽ chịu trách nhiệm lập bảng yêu cầu chi tiết. DN có thể yêu cầu chỉnh sửa, cắt bớt một số yêu cầu hoặc có thể tách thành nhiều giai đoạn triển khai giúp chi phí của dự án giảm theo. Trước đó, DN nên xem xét kỹ khả năng sửa đổi của phần mềm, cũng như tham quan các mô hình ứng dụng tương tự mà NCC đã thực hiện và để chắc chắn rằng giải pháp được chọn là phù hợp, tránh tình trạng may đo mới hoàn toàn không thể thực hiện được.

Theo cách làm trên đây, tư tưởng chủ đạo của việc triển khai dự án phần mềm ERP đã thay đổi: không còn bắt buộc DN “theo” phần mềm mà là phần mềm phải “theo” DN. Phần khó khăn được đẩy sang phía NCC phần mềm. Đã có độc giả của tạp chí Thế Giới Vi Tính hỏi tôi rằng “triển khai phần mềm thiên về may đo thì đến bao giờ mới xong dự án?”. Câu trả lời đơn giản là cần phải hoạch định thời điểm “xong” với từng dự án ERP cụ thể. Việc hoạch định này có thể không chính xác nhưng sẽ giúp hai bên có căn cứ để không kéo dài dự án, đặc biệt là không thể thất bại.

Theo cách làm trên đây, tư tưởng chủ đạo của việc triển khai dự án phần mềm ERP đã thay đổi: không còn bắt buộc DN “theo” phần mềm mà là phần mềm phải “theo” DN. Phần khó khăn được đẩy sang phía NCC phần mềm. Đã có độc giả của tạp chí Thế Giới Vi Tính hỏi tôi rằng “triển khai phần mềm thiên về may đo thì đến bao giờ mới xong dự án?”. Câu trả lời đơn giản là cần phải hoạch định thời điểm “xong” với từng dự án ERP cụ thể. Việc hoạch định này có thể không chính xác nhưng sẽ giúp hai bên có căn cứ để không kéo dài dự án, đặc biệt là không thể thất bại.