Bước 1: Xác định nhu cầu

Để đi đến quyết định lựa chọn và triển khai một giải pháp ERP hợp lý, phù hợp với tình hình doanh nghiệp, doanh nghiệp cần xác định nhu cầu nghiệp vụ và nhu cầu kỹ thuật của hệ thống. Trước hết, doanh nghiệp tự hoạch định chiến lược thông qua việc thành lập nhóm chuyên trách về tìm giải pháp ERP, trong đó người phụ trách chỉ đạo nên là một thành viên của ban lãnh đạo; xác định hiện trạng doanh nghiệp, nhất là hiện trạng về CNTT; xác định chiến lược phát triển của doanh nghiệp trong vòng 3 năm. Tiếp đó, cần tìm kiếm một nhà tư vấn có uy tín và kinh nghiệm về các ngành kinh doanh cũng như các phần mềm ERP. Doanh nghiệp có thể đứng trước hai lựa chọn:

• Một đơn vị tư vấn độc lập sẽ hỗ trợ doanh nghiệp xác định nhu cầu, giúp doanh nghiệp đặt ra các bài toán trong hồ sơ mời thầu, lựa chọn một cách trung lập sản phẩm và đối tác cung cấp dịch vụ triển khai, hỗ trợ. Đôi khi nhà tư vấn còn là trọng tài cho những khuynh hướng chiến lược khác nhau giữa các lãnh đạo công ty dựa trên mục đích chung của doanh nghiệp.
• Công ty cung cấp gói sản phẩm ERP có thể tiến hành hỗ trợ tư vấn triển khai cho DN như một nhà tư vấn độc lập với chi phí thấp hơn, thậm chí miễn phí nhưng có nhược điểm là thiếu khách quan do có thiên hướng tập trung về sản phẩm và dịch vụ mình cung cấp.
• 
  

Bước 2: Lựa chọn phần mềm và nhà cung cấp dịch vụ triển khai

Sau khi xác định được "bài toán ERP", doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm và nhà cung cấp dịch vụ triển khai. Trong trường hợp doanh nghiệp mời nhà tư vấn độc lập, nhà tư vấn cần phải quản lý quy trình mời thầu, chọn thầu một cách minh bạch, trong sáng và đem lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, phán quyết cuối cùng về giải pháp ERP được lựa chọn vẫn thuộc doanh nghiệp chứ không phải của nhà tư vấn. Các doanh nghiệp nhỏ hơn có thể trao đổi với nhiều nhà cung cấp giải pháp trong các cuộc giới thiệu sản phẩm; đánh giá, so sánh, tự đưa ra sự lựa chọn hợp lý nhất. Để tránh lựa chọn sai giải pháp và nhà cung cấp, doanh nghiệp nên chú ý đến các lời khuyên sau đây:

• Đề cao sự phù hợp của giải pháp với doanh nghiệp của mình.
• Giá cả không phải là tiêu chí quan trọng nhất.
• Xem demo trình diễn sản phẩm của càng nhiều giải pháp càng tốt.
• Lựa chọn các giải pháp linh hoạt, có khả năng thích ứng trong tương lai.
• Tham khảo các ý kiến khách quan của các khách hàng đã và đang sử dụng sản phẩm.

Bước 3: Triển khai và thử nghiệm ERP tại doanh nghiệp

Với sản phẩm đã lựa chọn, nhà quản lý thuê một nhà tư vấn giám sát hoặc trực tiếp quản lý việc tiến hành triển khai và chạy thử nghiệm chương trình. Các nhà thầu triển khai tiến hành các bước sau:

• Chọn phương án triển khai phù hợp với hiện trạng của doanh nghiệp.
• Thiết lập, đồng bộ, chỉnh sửa hoặc đổi mới hệ thống máy tính, mạng và các thiết bị phần cứng nếu có yêu cầu.
• Kiểm tra tất cả các tính năng có trong giải pháp.
• So sánh, đối chiếu chức năng hoạt động của phần mềm và các nghiệp vụ sản xuất – kinh doanh thực tế.
• Ghi nhận các lỗi và yêu cầu nhà cung cấp giải pháp giải đáp những điểm còn vướng mắc.

Đây cũng là khoảng thời gian nguồn nhân lực trong doanh nghiệp được tiếp cận với những yêu cầu quản lý mới, quy củ hơn; được đào tạo và huấn luyện để thích nghi với quy trình làm việc hiện đại.

Bước 4: Phát triển hệ thống sau khi triển khai ERP

Nhằm hướng tới những giải pháp hỗ trợ, khai thác tối đa tính hiệu quả mà hệ thống ERP (ERP System Optimization) đang mang lại, công ty sẽ tổ chức đánh giá mức độ thành công của dự án (thường là một năm sau khi kết thúc dự án). Một nhà tư vấn khác sẽ được đề nghị đảm nhận những công việc sau đây:

• So sánh kết quả của dự án với mục đích ban đầu (kể cả về chi phí dự án cũng như những lợi ích mà dự án mang lại).
• Chỉ ra các lợi ích của hệ thống mà công ty vẫn chưa khai thác đúng mức.
• Lập kế hoạch triển khai các phân hệ cần thiết còn lại hoặc khảo sát cho việc triển khai các hệ thống mở rộng (như CRM, SCM).
• Nâng cấp, cải tiến những chức năng đã có; mở rộng thêm những chức năng mới.