Kiến thức ERP

Sự khác biệt ERP với kế toán truyền thống

  • Sưu tầm
  • /
  • 28.06.2014
  • /
  • 19782

Một trong những khó khăn lớn nhất khi ứng dụng ERP ở Việt Nam là sự khác biệt giữa phương pháp hạch toán kế toán (KT) trong hệ thống ERP và các phương pháp tổ chức hạch toán KT truyền thống của các doanh nghiệp (DN). Đây là vấn đề chung đối với hầu hết các DN VN khi sử dụng các giải pháp ERP, nhất là giải pháp ERP của nước ngoài.

Tiêu chí đầu tiên của các phần mềm ERP là quản lý đồng bộ, chặt chẽ và khoa học hơn toàn bộ thông tin của DN. Trong đó, thông tin KT là một phần cốt lõi. Để đạt được tiêu chí đó, hệ thống đòi hỏi người sử dụng phải tuân thủ quy trình tác nghiệp chặt chẽ, đôi khi phức tạp, với một khối lượng thông tin đầu vào khổng lồ. Không ít DN đã không thể chấp nhận thực tế này và họ đã nỗ lực đơn giản hoá quy trình tác nghiệp của ERP. Kết quả, họ đã biến ERP thành một phần mềm kế toán và làm mất đi ý nghĩa lớn nhất của ERP là quản lý thông tin một cách tổng thể và đồng bộ.

Ghi nhận bằng bút toán hạch toán

Trong hệ thống ERP nước ngoài, hạch toán KT không phải là điểm bắt đầu mà là kết quả của quá trình xử lý thông tin. Mỗi thao tác nghiệp vụ trong quy trình sản xuất kinh doanh đều được ghi nhận bằng một bút toán hạch toán trên hệ thống. Cùng với quy trình nghiệp vụ được chia thành nhiều công đoạn khác nhau, các nghiệp vụ KT cũng được chia thành nhiều cặp bút toán khác nhau. Ví dụ, trong quy trình mua hàng, có bút toán nhận hàng tương ứng với việc nhận hàng hoá vào kho; bút toán ghi nhận công nợ phải trả tương ứng với việc chấp nhận chứng từ mua hàng; bút toán thanh toán tương ứng với việc chấp nhận thanh toán...

Để quản lý các cặp bút toán liên quan trong cùng một nghiệp vụ, hệ thống ERP định nghĩa các tài khoản liên kết trong từng cặp bút toán và các quy tắc hạch toán ngầm định để đảm bảo các cặp bút toán này thống nhất với nhau.

Thiết lập tài khoản trung gian

Mặc dù đây là một điểm khác biệt so với KT VN, nhưng trên góc độ kinh tế thì sự vận động của tài sản và nguồn vốn trong các nghiệp vụ trên vẫn không có gì thay đổi. Để đảm bảo cho bảng cân đối KT của DN không phát sinh thêm nhiều so với cách hạch toán cũ, DN VN có thể sử dụng các tài khoản không thuộc hệ thống tài khoản chính thức của mình và xem đó là các tài khoản trung gian. Như vậy, việc phát sinh giao dịch ở các tài khoản trung gian không làm ảnh hưởng đến các báo cáo tài chính của DN và các DN có thể dựa vào số dư của các tài khoản này để kiểm tra quy trình tác nghiệp đã được thực hiện đầy đủ chưa.

Hạch toán tự động

Ngoài phân hệ KT tổng hợp thực hiện các bút toán một cách trực tiếp như các PM KT thông thường, tất cả các phân hệ khác của ERP đều tiến hành hạch toán tự động và quy tắc hạch toán 1:n hay n:1 không được đặt ra. Vì thế, không thể thực hiện việc tách số dư của các tài khoản theo từng tài khoản đối ứng.

Đây là một vấn đề khá quan trọng đối với hầu hết những người làm KT ở VN vì chúng ta vẫn quen kiểm soát số liệu theo kiểu đối ứng. Tuy nhiên, cần lưu ý một điểm khác biệt rất lớn giữa ERP và các PM KT là bút toán được sinh ra một cách tự động và được kiểm soát nhiều tầng thông qua quá trình phê duyệt, vì thế những sai sót về định khoản hầu như không xảy ra.

Bút toán đảo

Với ý nghĩa là một hệ thống phản ánh trung thực nhất các hoạt động kinh tế phát sinh trong một tổ chức kinh tế, hệ thống ERP không cho phép người dùng xóa bất kỳ một bút toán nào đã hạch toán vào hệ thống. Tất cả những gì mà người sử dụng có thể làm là thực hiện bút toán đảo. Chính vì đặc điểm này, người sử dụng có thể cảm thấy ái ngại vì mọi sai sót của họ đều bị kiểm soát. Tuy nhiên, cũng nhờ đặc điểm này, số liệu KT do các hệ thống ERP cung cấp luôn có độ tin cậy cao đối với các cổ đông cũng như các đối tác bên ngoài DN.

Tác nghiệp hoàn chỉnh

Vì hệ thống được thiết kế để quản lý theo một quy trình, nếu bạn cắt đứt một trong các công đoạn của một quy trình nào đó, chức năng kiểm soát của hệ thống sẽ không còn ý nghĩa. Kéo theo đó, việc kiểm soát số liệu KT cũng sẽ khó khăn.

Tuy nhiên, trong trường hợp buộc phải cắt rời một số quy trình, để giữ được kiểm soát, cần phải tạo ra các đối tượng liên kết cũng như đặt ra các quy tắc thực hiện bên ngoài, buộc người dùng phải tuân thủ theo.

Cấu trúc hệ thống tài khoản linh hoạt

Ngoài hệ thống tài khoản mà Bộ Tài Chính VN ban hành, bạn có thể xây dựng một hệ thống tài khoản với nhiều chiều thông tin. Có thể nói tính linh hoạt của hệ thống tài khoản có thể đáp ứng được mọi yêu cầu phân tích và quản lý tài chính của một DN, với mọi quy mô. Ví dụ: bài toán quản lý doanh thu và chi phí theo từng phòng ban sẽ thực hiện đơn giản bằng cách thêm thông tin về phòng ban vào hệ thống tài khoản. Cuối kỳ, bạn chỉ cần sử dụng các báo cáo về số dư tài khoản để xem tất cả các số liệu KT phát sinh ở một phòng ban bất kỳ.

Hợp nhất báo cáo từ các đơn vị thành viên

Cơ chế dữ liệu tập trung của hầu hết ERP cho phép hợp nhất số liệu của các DN có nhiều chi nhánh thuận tiện và dễ dàng. Việc duy nhất mà họ phải làm là truy vấn dữ liệu đã có sẵn bằng các công cụ mà hệ thống cung cấp.

Cũng nhờ cấu trúc quản lý ERP linh hoạt, việc thêm một đơn vị thành viên hay cấp quản lý mới trong hệ thống ERP được thực hiện đơn giản.

Bức tranh trung thực

Chính vì đặc điểm hạch toán KT đồng thời với thao tác nghiệp vụ nên hệ thống số liệu KT luôn phản ánh kịp thời và trung thực các hoạt động sản xuất kinh doanh ở từng khâu trên hệ thống.

Trên hệ thống ERP, KT giữ vai trò kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua các số liệu mà hệ thống phản ánh.



Tin liên quan

Chi phí bảo trì và nâng cấp phần mềm ERP
02.03.2015

Chi phí bảo trì và nâng cấp phần mềm ERP

Tương tự máy móc, một hệ thống phần mềm ERP cần được bảo trì và nâng cấp thường xuyên để đảm bảo việc vận hành trơn tru, bắt kịp môi trường kinh doanh thay đổi và khai thác hiệu quả hệ thống ERP. Trong khi thực tế, bảo trì và nâng cấp hệ thống là hai khoản mục cần tách bạch rõ: Bảo trì dành cho việc duy tu, bảo trì hệ thống, sửa lỗi phát sinh của phần mềm; Nâng cấp sẽ gắn với các yêu cầu phát sinh của Doanh nghiệp.

Chi tiết...
03.07.2023

Ứng dụng giải pháp ERP - Mô hình thay đổi thành công

Môi trường kinh doanh ngày càng thay đổi nhanh chóng, doanh nghiệp cần có khả năng thay đổi. Nắm bắt được sự thay đổi, áp dụng các mô hình thay đổi, quản trị thay đổi để giúp doanh nghiệp thích ứng, phát triển và bền vững là nhu cầu hiện hĩu.

Chi tiết...
22.09.2023

Ứng dụng sơ đồ hạch toán kế toán – giải phóng tiềm năng kế toán

20% hoạt động mang lại 80% kết quả, câu nói trên khiến chúng ta luôn suy ngẫm trước khi bắt đầu 1 công việc hay 1 hành động. Bài viết này giúp cung cấp góc nhìn để có thể tự động hóa được công tác hạch toán kế toán, từ đó giải phóng được tiềm năng của người làm kế toán giúp họ tập trung vào hoạt động mang lại hiệu quả hơn và loại bỏ được các hoạt động kém hiệu quả. Bây giờ chúng ta sẽ cùng tập trung đi tìm giải pháp.

Chi tiết...
Khai thác lợi ích của ERP
26.01.2015

Khai thác lợi ích của ERP

Quyết định đầu tư vào hệ thống ERP có thể sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian và công sức của doanh nghiệp. Vì vậy, làm thế nào để vận hành hệ thống ERP một cách hiệu quả, không lãng phí số tài nguyên đã bỏ ra là một trong những mối quan tâm hàng đầu của doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu một quy trình nâng cấp hệ thống quản lý hiệu quả theo 4 bước sau.

Chi tiết...
5 Lời khuyên cho việc viết một yêu cầu đề xuất phần mềm thành công
27.05.2021

Lợi ích khi triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp sản xuất bao bì

Ngành sản xuất bao bì Việt Nam hiện là một trong những ngành có sức cạnh tranh vô cùng lớn do ngày càng nhiều các doanh nghiệp nội địa đang dần rơi vào tay các doanh nghiệp nước ngoài như Trung Quốc, Thái Lan,… Với tốc độ tăng trưởng lớn, sản xuất bao bì Việt Nam đang chứng tỏ là ngành có tiềm năng phát triển cực kì cao trong nền kinh tế...

Chi tiết...
5 Lời khuyên cho việc viết một yêu cầu đề xuất phần mềm thành công
06.01.2020

5 Lời khuyên cho việc viết một yêu cầu đề xuất phần mềm thành công

“Giữa nguy cơ tính toán và quyết định liều lĩnh là sự phân chia giữa lợi nhuận và thua lỗ” - Tuyên bố này rất phù hợp với quy trình mua sắm và triển khai một ứng dụng phần mềm. Luôn có rủi ro liên quan tới bất cứ khoản đầu tư mới nào. Vậy làm thế nào để giảm thiểu rủi ro và đưa ra quyết định sáng suốt hơn khi nói đến hệ thống mới của bạn.

Chi tiết...
Logo

Công ty cổ phần giải pháp SinnovaSoft (SINNOVA) tự hào mang đến những giải pháp ERP chuyên biệt, tối ưu hóa sự liên kết giữa các quy trình nội bộ, nâng cao hiệu suất làm việc đến mức chưa từng có. Chúng tôi kiên định niềm tin rằng, thông qua Công nghệ, mọi Doanh nghiệp sẽ trở nên Linh hoạt hơn và Bứt phá mạnh mẽ trên hành trình phát triển của mình.

  • Tầng 10, Tòa nhà Sannam - Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội
  • T: +84 24 3200 8740
  • F: +84 24 3200 8741
  • E: info@sinnovasoft.com

Liên hệ mua hàng

  • M: +84 98 3991 138
  • S: Trò chuyện với kinh doanh

Liên hệ hỗ trợ

  • M: +84 98 3991 148
  • S: Trò chuyện với tư vấn hỗ trợ